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法人のコピー機・複合機の契約で注意することはありますか?

会社でコピー機・複合機を契約する場合、主に2種類の契約が発生する。

コピー機本体代金の支払いに関わる「リース契約」と、コピー機のランニングコストに関わる「保守契約」という、2つの契約じゃ。

これらは毎月発生する支払いとなるが、それぞれ全く別の意味を持ち、請求元も異なる。今回はそれぞれの注意点をご説明しよう。

リースで導入できる、ただ今のおすすめコピー機・複合機

コピー機・複合機のリース契約の注意点

法人でコピー機・複合機を導入する際には、「購入(買取り)」「リース」「レンタル」といった選択肢があるが、今回は最も需要が多く契約で注意が必要な「リース」について、まずはメリット・デメリットの観点からご説明しよう。

リース契約のメリット

  • リース料金は経費扱いできる。
  • 初期費用がかからない。
  • 原価償却や固定資産税が発生しない。
  • レンタルよりも毎月の支払い金額が安い。
  • 新品の最新機種を導入できる。
  • 支払い料金は毎月固定なので管理しやすい。

リース契約のデメリット

  • 途中で解約できない。
  • リース会社の審査が必要。
  • 中古のコピー機・複合機には適用できない。
  • 購入(買取り)よりも高額になる。

リース契約にはこのようなメリット・デメリットがあるが、会社としては「初期費用のまとまった現金が必要ない」「経費処理できる」「原価償却や固定資産税が発生しない」ことから需要が多い。

リース契約で特に注意すること

  • 途中解約ができない。
  • 法人しか適用できない。(個人はリース契約不可)
  • コピー機本体の所有権はリース会社にある。
  • 中古コピー機には適用できない。

ただし、「途中解約ができない」ことや、「所有権はリース会社にある」という点には注意していただきたい。

特に途中解約ができないので、リース契約期間(一般的には5~6年)は毎月の固定料金支払いが発生するため、長く使うことを念頭に置いておこう。

リース契約についてもっと詳しく調べるなら『コピー機・複合機のリース契約特集』をチェックしよう。

コピー機・複合機の保守契約の注意点

そしてもう1つの契約が、この「保守契約」である。分かりやすく例えると保守契約は「保証や保険」のようなイメージじゃ。

コピー機・複合機の契約といえば、この保守契約(特にカウンター保守契約)が圧倒的に有名なので、ぜひ覚えておいていただきたい。

保守契約とは

コピー機・複合機では、保証といった概念が無く新品導入時でも故障したら有償保証となる。

しかし、有償の修理費用は業務用のコピー機・複合機はとても高く、またカラーの調整や紙詰まりなど頻度も多いため、都度有償で修理した場合、ユーザーへのコスト負荷が非常に大きくなってしまう。

それを回避するために、ユーザーの印刷ボリュームに合わせた「保険料」として毎月支払っておくことで故障時には無償対応できるようにした仕組みのことじゃ。※これは世の中の8割は導入されている最もポピュラーな「カウンター保守契約」を例にご説明している。

もっと詳しく保守契約について調べるならば『保守契約とは何ですか?コピー機導入時には加入しなければいけませんか?』でご説明しているので参考にしていただきたい。

保守契約の特徴

  • 一枚あたりの印刷に単価が設けられている。
  • 月に一度、カウンター料金を保守業者に支払う。
  • トナーは無料。(厳密には印刷単価に含まれている)
  • 修理費用も無料。(同じく全て含まれている)

このように、保守契約には一枚印刷する度に料金が発生する。コンビニなどで10円コピーなどあるがそれと同じイメージじゃ(料金はもっと安い)。

保守契約の注意点

  • 新品コピー機の場合は加入必須。中古コピー機の場合は加入任意。
  • カウンター契約はいつでも解約できるが、再契約は基本的にできない。
  • カウンター料金は一度契約したら変わらない。
  • 販売店によりカウンター料金の単価は異なる。
  • 用紙が含まれるかは販売店により異なる。(基本的には含まれない)

保守契約は「加入必須」だが、中古コピー機においては「加入任意」なので、ご自身の利用環境に合わせてよく販売店と相談をしてみると良いぞ。

より詳しい説明は『カウンター保守契約とは何ですか?』で詳細にご説明しているので、こちらをご覧いただきたい。

リース契約は「本体代金」、保守契約は「保険料」

毎月支払いがあるためよく混同されてしまうが、リース契約と保守契約は上記の通り全く別の意味で支払いが発生している。

リース料金は本体代金の分割支払いで、保守料金は意味合い的には「保険料」という名目が近いので混同されないようご注意いただきたい。

その理由は、いざ経費削減をしようと切り詰めて考えた場合、コピー機・複合機一つとっても「リース料金を下げる」方法と「保守料金を下げる」方法があり、内訳が分からないと、どちらの料金が下げられる余地があるのかがハッキリ見えないためだ。

コピー機・複合機の経費削減方法の一つ『複合機の高額なリース料金とカウンター料金を安くする手順』では、より具体的な方法をご説明している。

もし、あなたが今、コピー機の経費で悩んでいるのであれば『無料相談窓口』で現状のリース料金と保守料金、そして使っているモデルと契約開始時期を伝えていただければ、今よりも経費削減できるのかを無料診断することもできるので、ぜひご活用いただきたい。

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