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シェアオフィスやコワーキングスペースにおすすめのコピー複合機はどれですか?

シェアオフィスやコワーキングスペースといった貸しスペース業界の拡大や、シェアリングエコノミーサービスの普及に伴い「不特定多数でコピー複合機を利用したい」というご要望をよく耳にする。

今回は、貸しスペース業を営む経営者に向け、「どんなオプションをつければいいのか?」「どういった料金形態が一般的なのか?」「どこに注意すればよいのか?」といった運営のHowtoから、不特定多数での利用に適したおすすめの業務用コピー複合機をご紹介しよう。

シェアオフィスやコワーキングスペースに適したコピー複合機

不特定多数でコピー複合機を利用する際に注意すべきお金の話

コピー複合機は、1枚印刷すると何円という料金がかかる「カウンター保守契約」という保守サービスに加入する必要がある。

通常は、コピー複合機導入時にカウンター保守契約に加入するのだが、その場合は基本的に運営会社と保守契約を締結するため、運営会社は、そのカウンター料金をいわば「仕入れ」として考え、利用者へ請求するのが一般的な方法となる。

問題は、その請求方法をいかに効率的に分かりやすくするか、だろう。ここでは、このカウンター料金に対し、利用シーンに合わせてどういった方法で運用するのかをご紹介するので参考にしていただければ幸いじゃ。

カウンター契約について詳しくは『コピー機・複合機のカウンター保守契約とは何ですか?』で解説しているので分からない方はしっかり読んでおこう。

不特定多数でコピー複合機を利用するならオプションは欠かせない

不特定多数で利用する場合、「コインベンダー」か「ICカード」のどちらかのオプションを入れて運用することをオススメする。

まずはその2つのオプションについてご説明しよう。

コインベンダーオプションを取り付ける

コインベンダーとは、コンビニでよく目にするコピー複合機の横に設置する利用する分だけの硬貨を入れてコピーを利用できるようにするオプション機器だ。


コインベンダーを利用した場合は以下のようなことができる。

  • 利用者が利用したいときだけ使える
  • 一枚単価を設定しやすく明瞭会計
  • コピーだけでなくプリンタとして利用可能
  • 領収書(レシート)発行が可能(オプション)
  • 硬貨だけでなく紙幣も使える(オプション)

導入コストは20万円~と少し費用はかかるが、使う側にも分かりやすく昔から馴染まれている方法だ。

ICカードオプションを取り付ける

専用のICカードを発行することで、その利用者が利用した分をデータ化し、月額や都度払いで精算する方法で会員制などでよく利用される。

ICカードを利用した場合は以下のようなことができる。

  • かざすだけでコピーが利用可能になる(プリントも可能)
  • ICカード自体に設定することで上限などを設定できる
  • 利用のログはICカードに記録される
  • ICカードを回収することでログを確認できる
  • Suicaなどの各種交通機関と連携するには別途申請が必要

導入コストは6万円~と、比較的安く導入できることもあり、昨今では非常に導入が増えているICカードオプション。

見た目のスマートさ操作の手軽さも人気の理由のひとつだ。

もちろん、単純に利用した分を請求するだけでなく、有料会員制度であれば『当店の会員なら◯◯枚までコピーが無料!』といったサービスとしても展開できるので、ぜひうまく活用いただきたい。

なお、いずれのオプションを入れても、スキャンは無料で使える。その場合は設定が必要だが、利用者が固定化されるほど重宝されるだろう。

最後に導入についてだが、基本的にこれらのオプションは中古品には取り付けることができない(厳密にはできるが推奨はしない)ため、コピー複合機本体も新品で導入する必要があるのでご注意いただきたい。

次からは、実際に不特定多数で利用されるシーンに分けて、具体的にどのような運用をするのか事例をあげてご紹介しよう、

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シェアオフィスで複数社が合同で1台のコピー複合機を購入する場合

自社で利用し自社で支払うだけならシンプルだが、シェアオフィスのように購入者は一社に対し利用者は複数社にまたがる場合は少しややこしい。

ここでは税務上の処理も含めてもっとも現実的な方法をご紹介する。

シェアオフィスで導入する場合は、代表企業を決めよう

例えば、100万円のコピー複合機を三社で購入した場合、一社あたりは約33万円の支払いとなる。その場合の支払いは、33万円を三社が支払うのではなく、100万円を一社が支払い三社間で33万円のやり取りを行う方法にしよう。

つまり、100万円のコピー複合機を一社が代表して購入し、他二社がそれらを「利用させてもらう」という関係にする。

その理由として、コピー複合機のようにカタチのあるものは、3人で共同購入しようとしても物理的に分離できないため、誰かが代表者として1台を購入しないと税務上とても面倒なことになるためだ。

カウンター料金は代表者が支払い、他の企業へ請求をしよう

毎月発生するカウンター料金の支払いは代表社が行うが、利用した分は他二社が代表社に支払う。

その際、誰が何枚利用したかを分かりやすくするために、コピー複合機には導入時にICカードオプションをつけ、各社一枚のカードを付与することをオススメする。

コインベンダーでは社員が細かい小銭を使わなければならず、生産性が非常に悪いためだ。ICカードであれば誰が何枚使ったのかを可視化できるため、月末にまとめて請求などが簡易的になる。

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コワーキングスペース・レンタルオフィスでコピー複合機を導入・利用する場合

コワーキングスペースやレンタルオフィスの運営会社がコピー複合機を利用者に使えるように導入した場合、一つのオフィスに一台という方法か、メインロビーに一台、という方法が考えられる。

それぞれ一長一短があるので運用例を交えてご紹介しよう。

有料会員専用スペース一部屋につき一台の運用例

コピー複合機を各部屋に一台ずつ設置する運用方法。

カウンター料金の支払いは事業者がエンドユーザーに請求するか、コピー複合機の保守会社が直接エンドユーザーと契約するパターンもできる。後者であれば、支払い・回収の手間も省くことができてオススメだ。

メリット

  • 機密情報も気軽に印刷でき、利用者としては非常に使いやすい。
  • カウンター料金の管理が比較的しやすい。
  • コインベンダーやICカードオプションは必要ない。

デメリット

  • 複数台必要なので導入コストが膨らむ。
  • 接続設定は利用者が都度行う必要がある。

基本的にコピー複合機は、パソコンと接続設定をすることでコピーだけでなく、プリントやスキャンとして使うことができるため、上記メリットは利用者にとっての大きなメリットとなる。

なお、OAランドではレンタルオフィス向け本体無料レンタルプランがあり、イニシャルの導入コストはかなり削減できるので、興味がある方はぜひ一度お問い合わせいただきたい。

ロビーやエントランスなどに一台のみの運営例

コピー複合機をロビーやエントランスなどの中心的な部屋に一台だけ設置する運用方法。

この場合は、前述したコインベンダーやICカードのオプションは必須となる。

メリット

  • 本体は一台だけなので導入コストが安くなる。
  • エンドユーザー同士の交流が生まれる(かもしれない)。

デメリット

  • エンドユーザーにとってプリント・スキャンが使いにくい。
  • カウンター料金の管理が煩雑。

ほとんどのコワーキングスペースやレンタルオフィスではこの方法が採用されており、もっとも一般的な方法と言えるだろう

デメリットとして、カウンター料金の請求面は煩雑になりがちなので、詳細は導入相談の際にご相談いただきたい。

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不特定多数でコピー複合機を利用するための下準備

最後に、実際に不特定多数で利用した場合、どういう商品を選べた良いのか、またどういった下準備が必要なのか、概要図を交えてご紹介しよう。

これはレイアウトを考えるときにも応用できるので、頭の片隅においておいていただきたい。

パソコン接続はWi-Fiで

まずパソコンとの接続についてだが、これはWi-Fi(無線LAN)環境以外の選択肢は無いだろう。

理由として、フリースペースゆえに配置変更が多々起きるため、配線を引いてしまうとかなり面倒くさい。利用者に向けてもWi-Fiを提供するのであれば、コピー複合機もWi-Fiにしよう。

コピー・印刷制限はオプションで

再三の説明となるが、コインベンダーもしくはICカードのオプション導入は前提としておこう。

実際の運用では受付や経理事務などが精算に関わるメンバーとなるはずなので、そのあたりのメンバーと一緒に導入相談していただくと理解が深まるだろう。

セキュリティは回線の切り分けで

不特定多数のスペースではセキュリティの懸念をされる方も多いので触れておこう。

貸しスペースと自社の事務所スペースが同一フロアにある場合は、別々のインターネット回線を引くのが一般的だ。

特にレンタル専用スペースだけではなく、ご自身のオフィスもそこに常設する場合は、尚さらだ。社内のセキュリティを安全に保つのと、責任の切り分けを行うためにも回線の切り分けは確実にやっておこう。

他にもネットワークセキュリティなどを最適化させるUTMといった機器やセキュリティカメラ、会員専用の鍵付きキャビネットなど設備を充実する方法は色々あるが、ここでは詳しい説明は割愛させていただく。

OAランドではセキュリティに関するコーチングなども実施しているのでお気軽にお問い合わせいただきたい。

まとめ:シェアオフィスやコワーキングスペースに適したコピー複合機

以上、長々と説明をしたが、2016年後半より爆発的な伸びをみせるコワーキングスペースやシェアリングエコノミーサービスに可能性を感じる人は少なくないだろう。

その波に乗りご自身でビジネスを展開される際は、今回の記事を参考にコピー複合機選びをしていただければ幸いじゃ。

今回は、コピー複合機に照準を絞った説明を行ったが、OAランドではコピー複合機以外にも賃貸オフィス物件紹介やオフィス家具、セキュリティ機器などの提案も行っているので、ぜひ気軽にご相談いただければ幸いじゃ。

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