DX化が叫ばれている中で、どのような取り組みをしているじゃろうか。DXの取り組みのひとつに、ペーパーレス化が挙げられる。
オフィスにおいてペーパーレス化を進めるには、スキャン機能を搭載している機種を活用して文書を電子化することになる。
言葉にするのは簡単じゃが、それにはスキャン機能のほかにも必要な機能やオプションがある。この記事では、DX化をペーパーレスで実現するために必要なコピー複合機の機能やオプションを説明していく。
これからペーパーレス化を目指そうとする場合は、ぜひ参考にしてほしい。
＜オフィスのDX＞ペーパーレス化とは？
ここからはペーパーレス化について、メリットなどを簡単に説明する。前述のとおり、ペーパーレスとは、紙文書などの紙媒体のものを電子化することじゃ。電子化したデータを活用、保存することもペーパーレス化である。
ペーパーレスによって、それまで紙で運用していた資料を閲覧しやすくなったり、さまざまなコスト削減ができたりする。結果的に業務効率化が図れて、生産性の向上も期待できる。
また、ペーパーレスにすることで環境保全にもつながる。容易に想像がつくと思うが、紙を生産するには森林を伐採する。森林を伐採すれば、二酸化炭素を酸素に変換することができなくなるため、地球温暖化への影響も考えられる。このような環境面の視点からもオフィスのペーパーレス化は大切じゃ。
ペーパーレス化の方法と手順
ここからはペーパーレス化の方法と手順を説明していく。ペーパーレス化を推進するには、まずは社内の紙文書を電子化する必要がある。その手順を以下の章で解説していくぞ。
ペーパーレス化に必要な準備
ここでは、ペーパーレス化に必要な準備をご紹介していく。
＜準備1＞書類の整理
ペーパーレス化といっても、社内にある全ての紙文書をスキャンするのは非効率的じゃ。そもそも社内に蓄積されている紙文書の半数くらいは不要といわれている。その理由はもう利用しない書類や、使う見通しがわからない書類、重複保管、退職者が残した文書などが整理されていない企業が多いからだ。
そのため、まずは不要な文書を廃棄することも必要じゃろう。そして、残った文書においても、全てをスキャンする必要はない。企業によって電子化する文書は異なると考えられるが、以下の基準を参考に電子化する書類を決めてみてはいかがじゃろうか。
- 使用頻度が高い書類
- 利用者が多い書類
- 場所を問わず確認したい書類
- スムーズに対応すべき書類
以上の書類には、契約書、マニュアル、図面、報告書、申込書などが含まれるじゃろう。しかしながら、電子化する書類は社員にヒアリングを行って、精査していくことも大事である。
＜準備2＞保存場所の決定
電子化する書類が分別できたら、格納先、つまり保存場所を決める必要がある。
保管場所としては、サーバーを用意するかクラウドシステムの利用が考えられる。しかし、自社でサーバーを用意するには多額の費用がかかる。クラウドシステムを利用してコストを抑えるほうが現実的じゃ。
また、スキャンしたデータの保管方法も検討しておく必要がある。オフィスで利用する用紙のサイズはA4が多いと思う。原本でA4が多いならば、実寸で読み取ってもいいじゃろう。
多数の書類にそろえる方法もあるため、あらかじめ決めておくとスムーズに電子化できるぞ。
ほかには解像度、ファイル形式、ファイル名、OCR処理、データベース化するのか検討しておき、電子化のルールを決めれば運用がしやすい。
電子化におけるルール例
先述した通り、書類を電子化するにおいて、ある程度ルールを決めておくと運用がしやすい。以下は、解像度とファイル形式、ファイル名、OCR処理、データベース化の、具体的なルール例じゃ。ぜひ参考にしてみてほしい。
解像度
解像度を高くすれば、画質は綺麗ではあるが、ファイルサイズが大きくなる。扱いにくくもなるため、ちょうどいい解像度を選ぼう。一般的な紙の文書であれば200dpi、文字が細かい文書や写真であれば300～400dpiとしておくといいじゃろう。
ファイル形式
ファイル形式はファイルサイズの軽いPDFがいいじゃろう。画像の場合はJPGにしておくとファイルサイズが小さくて済む。
ファイル名
スキャン時のファイル名はランダムになっているため、「日付_取引先_書類内容」などのように社内で統一ルールを決めておこう。
OCR処理
OCR処理とは文書や画像を読み取ったときに文字を抽出してテキストデータにすることじゃ。テキストデータとして読み取れば、スキャン後に編集もできるぞ。
データベース化
蓄積したデータを検索しやすいように、取引先や契約日、見積書など属性データを入れておくとわかりやすい。ファイル名の統一ルールと同様に階層を分けると管理、運用しやすいじゃろう。
そして、スキャン機能が搭載されていないコピー機や複合機を使っていないならば、新たに用意する必要があるぞ。また、複数台の機器をそろえるならば、同一メーカーにしておくと使いやすいじゃろう。
ペーパーレス化の手順
では実際にペーパーレス化するときの手順を説明する。
- コピー機や複合機に文書をセット
- モード設定、保存先の指定
- スキャン
- スキャンデータの確認
大まかなペーパーレス化の流れは以上になる。もう少し詳しく手順を見ていこう。
1．コピー機や複合機に文書をセット
スキャンしたい文書を聞きにセットする。文書のセットはコピーする際と同様の場合が多いじゃろう。文書のセット後は、「スキャン」「スキャナ」など機器に応じてメニューを選んでほしい。
2．モード設定、保存先の指定
これも機器によるが、スキャンのモード設定や保存先の指定をしてみよう。モード設定では、用紙サイズや解像度などを決めることがほとんどじゃ。あらかじめ機器に記憶させておけば、改めての設定は不要じゃろう。機種によってはスキャンする際の書類を最適な内容で読み取れるように自動で判断してくれる場合もある。
保存先においても、自分のPC宛に送信したりクラウドシステムに保存できたりする。また、USBメモリやSDカード、外付けHDDなどに対応していれば、データの保存先として指定することが可能じゃ。この辺りも社内でルール化することが大事となる。
3．スキャン
スキャン設定やデータの保存先を決めたら、スキャンを実行する。ほとんどのコピー機や複合機でスタートボタンなどをタップすれば、スキャンが始まるぞ。複数枚の文書をスキャンする場合、自動紙送り機能が搭載されている機種ではそれを利用するとスムーズなスキャンになる。
4．スキャンデータの確認
文書のスキャンが終わったら、読み込まれたデータの確認をしておこう。文字のずれやかすれがあれば再スキャンが必要じゃ。それ以外の場合であっても、データが読みにくかったら再度、スキャンをしてみてほしい。
以上の流れに沿って、紙文書の電子化に取り組んでみるのじゃ。
DXをペーパーレスで実現するために必要なコピー機・複合機の機能
最後に、DXをペーパーレスで実現するために必要なコピー機や複合機の機能を紹介する。まずペーパーレス化にあたって、コピー機や複合機にスキャン機能が搭載されていることが必須じゃ。
近年ではDXやペーパーレスの実現を後押しする機能を搭載したコピー機や複合機も登場しているぞ。それらの機能やオプションを見ていくことにしよう。
クラウドサービスと連携
先にも触れたが、スキャンした文書をデータで保存するには、クラウドサービスがおすすめじゃ。そのため、クラウドサービスと連携可能なコピー機や複合機を選ぶことがポイントになる。
クラウドサービスと連携できれば、スキャンしたら自動でクラウド上に保存されるようになる。保存先の指定などが不要となり、クラウド上に保存しておけばインターネット環境下ならどこでも文書の閲覧が可能じゃ。
クラウドサービスとの連携は、機器を提供するメーカーが用意する場合もある。またはGoogle DriveやOneDrive、Dropboxなど、すでに提供されているサービスとの連携ができる場合もあるぞ。
なかには経理ソフトや会計ソフトと連携できる機種も登場しており、経費計上をクラウド上でできることもある。これらはクラウドサービスとの連携によるメリットじゃ。
スマホアプリと連携
最近のコピー機や複合機は、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末と連携できる機種が増えている。モバイル端末と連携できることで、スマートフォンからコピー機や複合機を操作することも可能じゃ。
解像度やファイル形式、読み取りサイズなど、細かな設定をモバイル端末でできる場合もある。そして、取り込んだデータはモバイル端末からクラウドにアクセスして閲覧もできる。
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末は、日常生活で欠かせないものになっておる。そのため、モバイル端末との連携はペーパーレス化にも欠かせない要素じゃろう。
セキュリティ対策
コピー機や複合機で文書をスキャンする場合は、セキュリティ対策も重要じゃ。そこで、スキャンしたデータを暗号化してくれる機種を選んでみてはいかがじゃろうか。データが暗号化されれば、不正アクセスや情報漏洩にも対応できるじゃろう。
また、複合機を利用した人物のログを管理したり保護したりすると、データの外部漏洩が防げる。社内においても重要な資料などであれば、アクセスできる社員を限定しておくと、情報漏洩のリスクが低くなる。
勝手に誰もが複合機を使えないように、ICカードによる認証を行うことも有効じゃ。読み取った情報をクラウド上などオンラインに送信するときは、通信データの保護にも注意したい。
以上のように、さまざまな視点からセキュリティ対策を行って文書の電子化を進めていこう。
DX化とは？
最後に、補足としてDX化について、基本をまとめていくぞ。
DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略語である。
ご存じの方も多いじゃろうが、たとえば、手紙やファックスでのやりとりをメールにすることなどがデジタル化だ。トランスフォーメーションとは、変革や転換を意味する。つまりDXとは、デジタル技術を活用してビジネスの進め方を転換させることとなる。
このDX化が叫ばれるようになったのは、これまで各企業が活用してきたシステムが古くなり、このままの状態では年間12兆円もの損失が出ると予測されたからじゃろう。いわゆる2025年の崖と呼ばれる問題じゃ。
また、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の拡大に伴うテレワークの導入も挙げられる。オフィスに出社しないテレワークにおいて、資料の閲覧やコミュニケーションなどはオンラインで行うことになる。
そこで、ペーパーレス化を進めて、クラウド上に保存する必要があるわけじゃ。このように、さまざまな要因からDX化が推進されている。
コロナ禍で加速するペーパーレス化の動き
先にも説明したが、コロナ禍において多くの企業がテレワークを導入して感染予防に努めている。テレワークの浸透によって、紙文書でのやりとりができなくなり、ペーパーレス化が急激に進んだ。
文書を電子化して閲覧、送受信、共有などペーパーレス化しても不便なく仕事ができる。さらに働き方改革の推進も相まって、今後もペーパーレス化は加速してくだろう。
まとめ
DX化をペーパーレスで実現するためには、コピー機や複合機にスキャン機能が必要じゃ。そして、スキャンしたデータの保存先としてはクラウドサービスがいいじゃろう。
スキャンしたデータが自動的に送信されて、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能じゃ。出先でも文書の確認ができるじゃろう。
ペーパーレスに取り組む際は、この記事で紹介したように電子化する文書を決めたり、モード設定したりする必要がある。ぜひ、コピー機や複合機を活用してペーパーレス化を進めてみてほしい。
コピー機や複合機を導入してのオフィスのDX化については、『オフィスのDX導入をコピー複合機で実現する方法とは？』で詳しく解説しているぞ。ぜひ、読んでみてほしい。
