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この質問に関するカテゴリ:保守契約について

保守契約とは何ですか?コピー機導入時には加入しなければいけませんか?

保守契約とは、一般的によくある保証のようなもので、業務用のコピー機・複合機では加入することが必須となっている。今回はその理由だけでなく、複雑なコピー機の保守契約の仕組みについて正しい知識をつけてもらうために、詳しくご説明しよう。

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なぜ保守契約が必要なのか?

保守契約とは、コピー機の定期的なメンテナンスやトラブル時の修理をしてくれるサービスのことじゃ。一般的にはコピー機購入時に同時に保守契約に加入し、契約書を取り交わして契約スタートとなる。保守契約に加入さえしていれば、基本的に修理に関わる費用が無料になり、定期的なメンテナンスや迅速な修理対応を依頼できるようになる。

コピー機には家電製品などのように保証という制度が無く、新品でも購入当初は無保証なので、この保守契約に加入しない場合は、故障した際の修理費用などを実費で支払う必要がある。

しかし、コピー機の修理は頻度が多く、修理費用が非常に高額になるケースもあり、とても実費で支払い続けるにはコスト面の負担が大きすぎる。また、修理だけを都度請け負ってくれる業者も非常に少ないため、すぐ使いたい時に壊れてしまった時のリスクが高いのじゃ。

具体的な例を見てみよう。

【保守契約に加入しないでコピー機を修理した場合】

コピー機の修理にはとてもお金がかかり、パーツ代や人件費をまともに請求された場合、一回の修理に10万円以上の費用がかかる時もある。

シャープコピー機の修理費用の一例を見てみよう。

●印刷に黒い筋が出てしまって重要な部分が見えない。
⇒修理を頼んだら、感光体ドラムに異常があるため交換とのこと。合わせて予備トナーも4本購入した。

▼実費による修理をした場合

  • 出張費:18,000円/一回
  • 作業費:6,000円/30分
  • ドラム代:50,000円/本
  • トナー代:15,000円/本 × 4本
  • 合計:178,000円

これが保守契約に加入していない場合の、一回あたりの修理費用だ。とても一度の修理でかかる費用とは思えない、高額な修理費用ということが伝わるじゃろうか?

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【コピー機は必ず壊れる】

コピー機を使った人は経験があると思うが、コピー機はとてもデリケートな精密機械で、環境の良し悪しで差はあれど、湿気や急激な気温の変化により紙が詰まってしまったり、定期的なメンテナンスをしないと印刷に黒い筋や点が出てしまったり、必ず何かしらの不具合や故障などのトラブルが起きる。

トラブルを改善するには、相応の専門知識や技術が必要になるし時間も手間もお金もかかる。簡単な紙詰まり程度ならご自身で解決できるかもしれないが、エラーコードが出てしまった場合などは修理業者を呼ぶしか無いのじゃが、コピー機は本体価格は100万円を超え、そのパーツ一つひとつがばかにならない価格設定になっている。

そこで、保守契約という修理サービスを結ぶことで、コスト面の負担を減らし修理自体も円滑に進められるようにしているのじゃ。

たまに「わたしはコピー機が壊れたことがない」という声を聞くことがあるが、それはコピー機を使っている企業の1%にも満たない、とてもラッキーな方だ。

不測な事態の出費を極力無くすためにも、ぜひ保守契約の必要性について理解しておいて欲しい。

次に、保守契約の仕組みについてご紹介しよう。よく耳にするカウンター保守契約は、保守契約のパターンの一つにすぎない。具体的にお話しよう。

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4種類の保守契約

まずは、具体的に保守契約の種類についてお話していこう。コピー機には主に4つの保守契約がある。


4つの主要保守契約早見表
特徴/保守契約カウンター
保守契約
キットトナー
保守契約
年間
保守契約
スポット
保守契約
トナー無料有料有料有料
修理費無料無料無料有料
カウンター料金ありなしなしなし
印刷単価安い高い高い高い
支払い毎月都度都度都度
更新自動都度一年単位不要

この4つの保守契約は任意で選ぶことはできず、購入するコピー機によって変わる。

【コピー機の印刷速度やシリーズにより加入できる保守契約が決まる】

コピー機を選ぶ基準の一つに、月間印刷枚数というものがある。

下の表をご覧いただこう。

印刷ボリュームとコピー機の性能早見表
月間印刷枚数500枚以下500~3000枚3000~5000枚5000~10000枚10000枚~
推奨印刷速度15~20枚20~25枚25~35枚35~45枚45枚~
参考商品
18枚機

25枚機

31枚機

41枚機

51枚機
加入できる保守契約キットトナー
or
年間保守契約
カウンター保守契約
(中古品のみ:スポット保守契約も選択可能)
(キヤノンの一部製品のみ:年間保守契約)

コピー機は、印刷速度に合わせて保守契約の内容や料金が異なる。

よく使う人ほど、故障の頻度も上がりトナーなどの消耗も多くなるため、カウンター保守契約&印刷速度が速いコピー機が適しており、使わない人ほど、使わない時はなるべく費用のかからないようなキットトナー保守契約&印刷速度が遅いコピー機が適している。

その基準となる月間印刷枚数は「500枚」と覚えておくと良い。

コピー機の選び方については『【決定版】失敗しないコピー機の選び方』で詳しくご説明しているので参考にしていただきたい。

保守契約の注意点

最後に、保守契約の注意点をご紹介しよう。

【保守契約の解約はいつでもできる】

OAランドの場合、保守契約は基本的にいつでも任意のタイミングで解約をすることができる。しかし、これは販売店により異なるため、保守契約書を取り交わした際によく確認することが大切じゃ。

【保守契約には通常、用紙は含まれない】

よく「用紙○○枚無料」といったサービスがあるが、あれは販売店独自のサービスで実施しているもので本来の保守契約には無いサービスじゃ。ついついお得に見えるかもしれないが、本来無料ではないので誰かがその費用を負担しているのじゃ。カウンター料金やリース料金の内訳が不透明な場合は、よく確認した方がよいぞ。

【保守契約への加入は「中古品は任意、新品リースは必須」】

保守契約は新品リースで購入した場合、加入が必須のサービスじゃ。しかしOAランドでは、中古品に限っては任意となっている。もちろん加入を推奨はしているが、最も大切なのはお客様にとって理想のコピー機を導入してもらうことなので、利用期間が短かったり、使い捨て感覚の場合は、無理に加入してもらう必要はないので安心してほしい。

えっ中古コピー機って10万円以下で買えるの!?
しかも保守契約にも加入できるから安心して長期間使えてコスパも良い!

保守契約のまとめ

保守契約とは、文字通り「品質を保ち、コピー機を守る」サービスで、コピー機を使い続けるためには必要なサービスなのじゃ。円滑に業務を進めるためにコピー機を導入したのに、必要な時に使えなくては全く意味が無い。できるだけ長く安心して利用できるように保守契約が存在するので、ぜひ仕組みを理解しうまく活用してほしい。

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