複合機の高額なリース料金とカウンター料金を安くする手順　コピー機・複合機なら「OAランド」

複合機の経費を削減するためには、現状把握が必要不可欠だ。まずは「毎月何枚印刷していて、それでいくらかかっているのか？」ということを把握しよう。

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ランニングコストを計算する

通常、複合機にかかる費用は「本体代金（リース料金）」と「保守料金（カウンター料金）」という２種類の料金で構成されている。

まずはあなたが今、毎月どれくらい複合機に支払っているのかランニングコストを計算してみよう。

●月々のランニングコストの計算方法

リース料金※1 ＋ 保守料金※2 ＝ 月々のランニングコスト
※1：リース会社から請求。固定値。
※2：保守会社から請求。変動値（保守単価×月間印刷枚数）

保守料金の内訳に記載されている印刷ボリュームも把握しておこう。

この費用は請求書を確認するとすぐ分かるので、リース会社と保守会社から届く請求書を数カ月分チェックしておこう。

残りの支払い金額を確認する

次にあなたがあと、いくら支払わなければいけないのかを確認しよう。

リース料金の残額を確認する

リース料金はリース会社に問い合わせることで残りのリース料金を確認できる。電話ですぐに教えてもらえるので、以下の２つの料金を問い合わせしよう。

●残りのリース料金合計

●残りの支払い回数

カウンター料金の残額を確認する

保守料金は印刷ボリュームに応じて変動するため、月平均でおおよその料金を算出しよう。

これで現状把握に必要な数字はすべて計算できるので、残りの支払額を以下のように計算してみよう。

●残りのトータルコストの計算方法

残りのリース料金合計＋（保守料金×残りの支払い回数）＝ 残りの支払額

ここで出た数字が、あなたがリースで契約しているコピー複合機に対して、残りいくら使うのかのおおまかな目安だ。前述したが、保守料金は変動値なのであくまで目安として考えておこう。

現状把握ができたところで、次は入替えた場合はいくらかかるのかを確認しよう。

現状の不満点を頭に入れておきながら、2～3機種ほど候補を探せば十分だ。なお、リース契約中の複合機を入替える場合、必ず次もリース契約でなければいけない。中古品はリースができないので注意しよう。

もし候補が探せない時は『診断シミュレーション』を使えばすぐに候補が見つかるので活用していただけたら幸いじゃ。

●新しい複合機で見るべき3つの料金

・リース料金（月額、トータル）
・保守料金（保守単価×月間印刷枚数）
・その他かかる費用（クラウドや新機能など）

見積りを取った時は必ずリース期間をよくチェックしよう。
通常、複合機のリース期間は5～7年が一般的だが、当然手数料がかかるため、意図しない長期間契約を避けた方がトータルコストの削減につながる。

使うだけで料金が発生する機能やオプションもあるので、どこにお金がかかるのか確認しておこう。

候補が決まったら見積りを取り、料金と性能を比較していこう。

料金を比較する

リース中の複合機を入替えると今までの本体料金に加えて新しい本体料金が加わるので、本体代金だけを現状と比較しても必ず今よりも高額になる。

しかし、そこに月々の保守料金を加味すると差が縮まる場合があるのだ。これが今回のテクニックの真髄といっても過言ではないので、何度も計算して確認していただきたい。

●料金比較の計算式

以下の2パターンで料金比較してみよう

いかがだろうか？これで3パターンの答えが出てくるが、あなたはどのパターンに当てはまっただろうか？

• Ａ：入替えた方が安い ⇒ 迷わず入替えよう
• Ｂ：どちらもあまり変わらない ⇒ 性能を比較してから判断しよう
• Ｃ：既存の方が安い ⇒ そのまま使い続けよう

蛇足だが、トータルコストが安くなる理由は2つある。
1つ目は新しい本体代金が下がってきていること。どの分野でも共通しているが、数年前よりも良いものが数年前よりも安くなっているためである。
2つ目は保守料金の内訳である保守単価だ。保守料金自体は販売店により異なるが、これも複合機業界の熾烈な競争により数年前よりも下落している傾向にある。

性能を比較する

複合機は大きく性能が違うということはあまりなく、フルモデルチェンジする期間も3年～5年と長く最新機種にこだわる必要はない。しかし、無線LANやネットワークを活用した新たな機能や大画面操作パネルを活かした機能、印刷クオリティ、起動時間など様々な点で改変されているため、今までの機種と比べれば最新機種の方が「良くなっている」ことは間違いないだろう。

そこで比較する点は、細かな機能や性能ではなく「入替えることで業務効率が上がるか？」という点のみに絞ろう。

例えば、カラー印刷やスキャナ機能が使えるようになれば、それだけでプレゼン資料のクオリティが上がったり、無駄な紙を印刷せずにデータとして紙媒体のものを活用できるようになる。これだけで十分、業務効率が高くなる。今まで不便だったことも複合機を入替えるだけで、解消できることもあるのだ。

メーカーサイトなどでご自身で調べるのもいいが、てっとり早く販売店にどういったことができるようになったのかを提案してもらうといいだろう。

最後に、これらすべての材料をつかって結論を出そう。
ポイントは入替えた場合とそのまま使い続けた場合「どちらが得なのか？」ということだ。

もしコスト面が同じくらいであれば入替えることをオススメする。

なぜなら先にもお話したとおり、最新モデルと一昔前のモデルではそもそも機能は良くなり、画面は見やすくエコにもなっているからだ。さらに不満点を解消できる機能があれば、十分に業務効率を高めることができる。

残りリース期間が2年以内ならコスト削減の可能性大

特に今までの経験上、リース契約の残り期間が2年を下回るようであれば、入替えて得する可能性は十分に出てくる。逆に2年以上だとコスト負担が大きくなることが多いので、入替えは先送りした方がいいだろう。

●まとめ

・今、毎月いくら払ってるかチェックする。
・残りの支払い金額を計算する。
・新しい複合機と料金、性能を比較する。

この入替えテクニックを使えば、今のコストを削減するだけではなく不満点を持ったままリース満了まで使う必要はなくなる。ぜひ一度、あなたの経費を見直す意味でも一度計算してみてほしい。