【決定版】失敗しないコピー機の選び方　コピー機・複合機なら「OAランド」

WEB検索すると「最大◯◯%OFF！△△円！業界最安値！」などと表記している業者がたくさん出てきて、どこの会社からどのコピー複合機を選べば良いか分からないといった悩みはないだろうか？

コピー複合機の価格はあくまで本体価格のみの話で、携帯電話と同じように本体価格とは別に「保守料金」というランニングコストがかかる。

「業務用コピー機なんて要は安くて使えればそれで良い」とお考えの方こそ注意していただきたいのは、表面上の値段や予算だけで導入してしまうと後から思いがけない出費に泣きを見ることになる。

その理由についてこれから詳しくご説明する。少々長文になってしまうが、ぜひコピー複合機購入前の参考にしていただけたら幸いじゃ。

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まず最初に知っていただきたいのは、コピー複合機を選ぶ判断基準。「その壱」では最も重要な２つの判断基準をご紹介する。

毎月の印刷枚数に合わせたコピー機を選ぼう

ご自身に最適なコピー複合機機を選ぶうえで、一番大事なことは「あなたの月間印刷枚数に合わせたコピー機を選ぶこと」である。

そもそもコピー機の価格の違いは、1分間に印刷できる速度を表した「印刷速度」で判断できる。この印刷速度が早ければ高額なコピー機で、遅ければ低価格なコピー機となっている。そのため、ご自身の月間印刷枚数にあったコピー機を選ばないとオーバースペックにも関わらず、高いリース料金を支払うことになる。

もっとも避けなければいけないことは、その高いリース料金を支払っていることにすら気付かず「これくらいが相場なんだろう」と思い込んでしまうことだ。

そうならないためにも、月間印刷枚数の求め方とその枚数に見合ったコピー機の性能の基準を身につけていただきたい。これから詳しくご説明していく。

1-1：月間印刷枚数を調べよう

月間印刷枚数とは、一ヶ月の間でコピー機から何枚の紙が印刷されたかを数値化したものだ。この枚数を把握することで選ぶべきコピー機の性能が明確に分かるので、まずはこの数字を把握することから始めよう。

月間印刷枚数は、以下の計算式で簡単に計算できる。

●月間印刷枚数の算出方法

一日の印刷量　×　毎月の営業日※1 ＝ 月間印刷枚数
※1：営業日は20日または25日計算が分かりやすい）

ここでいう印刷は、コピー・FAX・プリンターのどの機能にも関わらずコピー機から出力されたものを1枚の印刷としてカウントする。両面印刷は2枚となり、A3サイズは基本的に1枚として計算される（A3印刷を2枚と計算される場合もあり）。

もし、初めてのコピー機導入でまったく予想がつかなければ「500枚」という数字を覚えておくといい。これは業務用コピー機を導入するのに最低限想定されている月間印刷枚数で、SOHOや起業したての会社であればこの数字を上回ることはそう多くない。

逆に業務用のコピー機にするか家庭用のプリンターで代用するべきかで悩んでいたら、「月間印刷枚数が500枚であるか？」をひとつの判断基準にしていただきたい。

次に、月間印刷枚数にあったコピー機の性能の見分け方をご紹介しよう。

1-2：月間印刷枚数に適したコピー機を見分けよう

前述したとおり、コピー機は印刷速度により本体価格が変わる。そして弊社では印刷速度により推奨される月間印刷枚数を設定している。これは耐久性や利便性を含めて総合的な視点で位置づけられているので、ここを間違えなければ失敗するリスクは大きく抑えられる。

下記の表をご覧いただきたい。

印刷ボリュームとコピー機の性能早見表

月間印刷枚数	500～3000枚	3000～5000枚	5000～10000枚	10000枚～
推奨印刷速度	20～25枚	25～35枚	35～45枚	45枚～
参考商品	25枚機	31枚機	41枚機	51枚機
メーカー 希望小売価格	116万～	131万～	188万～	207万～

これは月間印刷枚数とコピー機の性能を比較した一覧表だ。

月間印刷枚数と印刷速度はおおよそこのように分類される。上記の参考商品はすべてシャープ製品だが、同じメーカーで比較しても定価ベースで100万円以上の差が生まれるほどの違いがあることから、どれほど導入コストに影響を与える数字であるかをご理解いただけるだろう。

月間印刷枚数を把握しておくと、どれくらいのコピー複合機が適しているのか分かるので、業者に言われるままオーバースペックなコピー複合機を売りつけられることを避けられる。

自社に保守体制がある業者を選ぼう

導入するコピー複合機の基準ができたら、次はどこから購入した方が良いのか？という業者選びの判断基準についてお伝えしたい。これは保守契約というシステムがあるコピー複合機業界ならではの判断基準で、非常に重要なポイントとなる。

1-3：コピー複合機の保守サービスを自社で実施している業者を選ぼう

詳しくは『【業務用コピー機】絶対に知っておくべき保守契約の注意点』でも詳しくご説明しているが、修理を自社で行うということは、会社として責任を持ってお客様に対して長く良い関係を築いていきたいという気持ちと姿勢があるということ。これはビジネスにおける信用度で考えると天と地の差になることは言うまでも無いだろう。

では実際にどうやって調べるかということだが、これはもう聞くか調べるのが一番早く正確だ。

●ホームページをよく調べる

どこの業者も保守エリアは日本全国であることが多い。それもそのはず、実施するのはメーカーや最寄りの提携業者なのだから。

●誰が保守を実施するのかを直接聞く

『自社』が含まれていればOK。『メーカー』や『提携業者』しか無いのはNGワードだ。注意しよう。

よくあるのは、「販売店はコピー複合機本体の販売のみ、保守契約はメーカーや名前も知らない業者が来る」というパターンで、実際WEBで検索して出てくるほとんどの業者はこのパターンに当てはまる。

実際、メーカーの修理が一番確実なので保守サービス面としてはちゃんと納品された後はほぼ問題無いだろう。しかし、買ってもらうときだけいい顔をする業者には気をつけよう。アフターサポートが一番重要なのはどの商売でも同じなのだから。

さて、上記「その壱」でご紹介させていただいた要素で、八割方ご自身に最適なコピー複合機とその購入先を選べるのだが、失敗しないコピー機選びには正しい知識も必要である。

「その弐」では、2つ目のポイントとして、コピー複合機にかかる料金についてお話しておきたい。

コピー複合機には「本体料金」と「保守料金」がかかる

コピー機には商品代金である「本体料金」と、保守契約にかかる「保守料金」の2種類の料金が存在することをご存知だろうか？

保守契約は主に「カウンター契約」が主流で「コピーチャージ」「パフォーマンスチャージ」などと呼ばれる場合もあるがすべて同意義となっている。詳しくは『保守契約とは何ですか？コピー機導入時には加入しなければいけませんか？』で説明しているので参考にしていただきたい。

ほとんどの場合、リース料金と保守料金は同時期に請求されるため、それらをごちゃまぜで考えてしまうケースが多いのだが、正確にはこの2種類の料金が請求されている。

特にリース料金は毎月定額費用で契約書にも明確に記されるため分かりやすいが、保守料金はコピー機の月間使用枚数により変動するため導入してから予期もしない高額な請求をされるケースもある。

コピー機は特に専門用語が多く、認識の違いや意味がわからないままだと失敗の原因となるため、詳しく説明する。

2-1：「本体料金」について

本体にかかる商品代金で、携帯電話でいうところの端末本体価格に相当する。

給紙カセットやADF、フィニッシャー、ステープルなどのオプション機器を追加した場合も、この本体料金に上乗せされるケースが多い。

ここに関連するキーワードとして、「リース」や「買取り」などが組み合わされるが、これらは支払い方法なので注意してほしい。携帯電話を例にあげると、現金一括で購入するか２年分割払いで購入するのかという違いで、あくまで本体料金を分割して支払っているだけにすぎのだ。詳細は『コピー機・複合機のリースとレンタルって何が違うの？』でご紹介しているので参考にしていただきたい。

なお、リースで導入した場合は、本体価格を5年～7年と分割し、金利など諸経費が含まれたうえで毎月固定の「リース料金」が決まる。現金で導入した場合は、業者から提示された料金を支払えばその後にかかる本体料金は発生しない。

●本体料金とは「コピー機本体だけの価格」

携帯電話の「端末本体価格」と同じように、そのモノに対する値段。

●リース・レンタル・買取は「支払い方法」

特にリースとレンタルは全く違うので要注意。

新品コピー機はリースでも現金買取りでもどちらでも可能だが、中古コピー機の場合はリースによる導入はできず、現金による買取りしかできないので注意が必要じゃ。新品か中古で悩んでいたら『中古コピー機と新品コピー機ではどちらが得ですか？』を参考にしていただきたい。

2-2：「保守料金」について

コピー機の保守契約にかかる費用で、携帯電話でいうところの通話料金や通信料金に相当するもの。月に一度「カウンター検針」が実施され、その利用枚数に基づき請求がくるのが一般的。

「カウンター料金」や「スポット料金」などと呼び名が変わるが、結局はすべてコピー機を使うことで発生する費用で、コピー機を使い続ける限り発生するランニングコストだ。前述した「リース料金」でも継続的に支払いが発生するため同じ料金と考えてしまいがちだが、まったく別物なので注意していただきたい。

なお、保守形態はコピー複合機本体のスペックに依存しており、基本的にお客様が選択することは不可能だが、中古品の場合は選択できる場合もある。詳しくは『保守契約とは何ですか？コピー機導入時には加入しなければいけませんか？』でご紹介しているので目を通しておいてほしい。

●保守料金とは「コピー機を使うためにかかる費用」

保守形態により料金形態が変わるので要確認。

●リース料金とは全く別モノ

リース料金はリース会社から、保守料金は保守業者から請求される。

保守契約の詳細は『保守サービス特集』でご紹介しているのでこちらを参考にしておこう。

この2種類の料金について違いを理解しておくと、いざ今後買い替えになった時、本体料金が高いのか保守料金が高いのか、どこにどれだけのコストがかかっているかが判断できるようになるため、後々利用頻度が増えた時でも、印刷枚数をセーブする取り組みをしたりペーパーレス化の目標設定が容易くなるだろう。

これらの料金設定をしっかりと理解したうえで、あなたの月間印刷枚数と使いたい機能にマッチしたコピー機を販売店に提案してもらおう。見積書内には料金体系を明示してもらい、トータルコストを算出してもらうことが失敗しないコピー機選びのコツじゃ。

最後に、実際に見積書をもらったあとに見るべきポイントや、最低限知っておいていただきたいコピー複合機の注意点をご紹介する。

コピー複合機の見積書で見るべきチェックポイント

見積書は業者の出し方により項目が異なるので以下の点を注意しておこう。

3-1：本体料金とリース契約期間をチェック

リース料金はコピー複合機本体の料金を年数で割ったものに、リース手数料が加えられたものが算出されている。表記は100円単位までとなるのが一般的で、初回から最後まで支払い金額が固定になる。

注意していただきたいのは、総額とその期間だ。

コピー複合機の減価償却は5年と定められており、リース期間も5年60回払いというのがコピー複合機業界では常識となっているのだが、5年にしなければいけないわけではなく、6年72回払い・7年84回払いと契約期間を伸ばすことが可能だ。

特にリース料金は契約年数が少ないほど単月の支払いは安くなる。が、総支払額はリース期間が長ければ手数料が増えるので高くなる（これは一般的なローンなどと同じ原理と考えていただければOKだ）。

ご自身が意図して5年契約以上の期間でリース契約を締結したい場合は問題ないが、知らないところで勝手にリース期間を伸ばされていないか？そして総額はいくらの支払いなのか？をよく確認しておこう。

●リース期間は「5年60回払い」が一般的

6年なら72回払い、7年なら84回払い。

悪徳業者とまではいかないが、単月の料金を安く見せたい場合は6年リース・7年リースであれば単月料金が安く見えるので、特に要望してないにも関わらずこういった出し方をしてくる業者には注意しよう。

3-2：保守料金（カウンター料金）をチェック

保守料金の詳細についてご説明しておこう。

保守サービスは複数あるが、コピー複合機利用者の90%以上はカウンター保守という契約形態となり、保守料金には大きく分けて「基本料金」と「カウンター料金」の2つの料金になることが多い。

●基本料金

携帯電話の「基本料金」と同じように、まったくコピー機を使わなくても最低限支払わなくてはいけない金額。業者により異なる。

●カウンター料金

携帯電話の「通話料」と同じように、コピー機から印刷した枚数に対して、一枚印刷毎に◯円という単価を設定し、その単価と月々の利用枚数で月々の請求額が異なる。

上記の料金設定は業者により異なるので、詳しく確認しておこう。

カウンター料金は安ければ安いにこしたことは無いが、先ほどご説明した保守会社がどこなのか？という点も十分に確認しておくことをおすすめする。

3-3：消耗品代をチェック

業者によりトナーや用紙代を無料しているケースがある。

用紙は本当に無料で提供することもあるが、稀に本体代金やカウンター料金に乗せられている可能性もあるので他社と相見積りをして確認しておこう。

そして注意していただきたいのが、トナー代無料という言葉だ。

そもそもカウンター料金にはトナー代や修理代金が含まれているので、追加でトナー代をお客様が支払うことは無い。

カウンター保守契約を締結する限り、トナーはどこの業者でも無料なので営業マンのサービストークに惑わされないようにしよう。

●用紙代無料は乗せられてないかチェック

●トナー無料は当たり前。特別ではない。

3-4：必要な機能が使えるかチェック

コピー機は基本的に大きな性能の違いはなく、主流である「カラー印刷、FAX送信、スキャナ読込、データ転送」といった4大機能や、拡大縮小機能や両面印刷などすぐに思いつくような機能は基本的に全て搭載されていると思っていただいて問題ない。

しかし、あくまでコピー機はビジネスとして使うものだ。 「使えると思っていた」で確認を疎かにしてしまい、実際に使えなかったとしたら数十万もかけて導入した意味が無くなってしまう。もちろんそういう場合のキャンセルはどこの業者でも受けることはできず、最悪リースの場合は契約期間中は解約することができない。

以下の表は、コピー機でよく使われる人気の機能を一覧にしたものだ。
コピー機によってはオプションや非対応の機能もあるため、実際にコピー機を選ぶときに取捨択一する基準としてお使いいただける。この中であなたが必要な機能があるかをチェックしよう。

・用紙サイズはB5～A3までは標準で印刷できる。
・カラーFAXができないかとよく耳にするが、カラーFAXは業務用コピー機には搭載されていない機能だ。現実的な手段としてカラースキャナをPCからメール送信するのが一般的だ。理由は『FAXはカラーで送れますか？』を参考にしていただきたい。

3-5：保守サービスの詳細をチェック

再三ご説明してきたが、保守サービスについても改めて確認しよう。

●保守サービス実施業者を確認する。

実際にどの業者が来てくれるのかを会社名やホームページなどを確認しておこう。

●保守サービスの営業時間を確認する。

保守サービスは24時間365日営業ではないので、何曜日・何時まで対応してもらえるのか、時間外はどうしたら良いのかも確認しておこう。

余談だが、カウンター保守契約自体はいつでも電話一本で解約できるが、実はカウンター保守契約の再契約はとても難しい。理由は責任の所在にあり、どんな状態か分からないコピー複合機の保守を途中から引き継ぐのは、修理を実施する企業から見ると大きなリスクがあるからだ。

一度契約してしまったら、あとから保守会社の変更はほぼできないと思っていただいた方が良いだろう。それゆえに導入する会社はよく選んだ方が良い。

OAランドでも他社で購入したコピー機を、保守契約だけお願いしたいという問い合わせをいただくが、それはできないのでご注意いただきたい。

以上、長くなってしまったが失敗しないコピー複合機の選び方についてご紹介させていただいた。最後に、今回の内容をまとめて終わりたいと思う。

●自分の月間印刷枚数を把握する。

※初めて選ぶなら500枚を基準にする。

●その印刷枚数に適したスペックを見分ける

●保守サービスは超重要。自社保守が良い。

●コピー複合機の料金システムを理解する。

●見積書は明細をしっかり確認する。

※リース料金・期間・消耗品・機能・保守

冒頭に「安くて良いもの」という理論はコピー機には当てはまらないとご説明したのは、コピー機には導入コストだけではなく、継続的なランニングコストと機能性、そして保守契約の良し悪しに大きく左右されてしまうからである。

決して目の前の安さに飛びついたり、業者の言われるがままに意思決定するのではなく、しっかりとした判断基準を持つことがコピー複合機選びで失敗しないコツじゃ。導入してから「こんなにお金がかかるなんて聞いてない！」と後悔する前に、この記事を何度でも読み返し役立てていただければ嬉しい限りじゃ。