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【決定版】失敗しないコピー機の選び方

失敗しないために3つのポイントをおさえよう

あなたは何を基準にしてコピー機を選んでいるだろうか?もし「価格」や「品質」と答えてしまったら要注意じゃ。いわゆる「安くて良いもの」は、コピー機においては全く通用しないということを断言しておこう。その理由は後ほどご説明するとして、今回は「失敗しないコピー機の選び方」の重要な3つのポイントをご紹介する。すべて業者にお任せで入れていたり、すでに他社から見積りを取っているとしたら、きっとこの記事が役に立つだろう。契約書にサインする前に、本当に自分に最適なコピー機なのか、しっかりとチェックしてほしい。

毎月の印刷枚数に合わせたコピー機を選ぼう

コピー機を選ぶうえで一番大事なことは「あなたの月間印刷枚数に合わせたコピー機を選ぶこと」である。

そもそもコピー機の価格の違いは、1分間に印刷できる速度を表した「印刷速度」で判断できる。この印刷速度が早ければ高額なコピー機で、遅ければ低価格なコピー機となっている。そのため、ご自身の月間印刷枚数にあったコピー機を選ばないとオーバースペックにも関わらず、高いリース料金を支払うことになる。

もっとも避けなければいけないことは、その高いリース料金を支払っていることにすら気付かず「これくらいが相場なんだろう」と思い込んでしまうことだ。

そうならないためにも、月間印刷枚数の求め方とその枚数に見合ったコピー機の性能の基準を身につけていただきたい。これから詳しくご説明していく。

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月間印刷枚数を調べよう

月間印刷枚数とは、一ヶ月の間でコピー機から何枚の紙が印刷されたかを数値化したものだ。この枚数を把握することで選ぶべきコピー機の性能が明確に分かるので、まずはこの数字を把握することから始めよう。

月間印刷枚数は、以下の計算式で簡単に計算できる。

月間印刷枚数の算出方法
一日の印刷量 × 毎月の営業日※1 = 月間印刷枚数
※1:営業日は20日または25日計算が分かりやすい)

ここでいう印刷は、コピー・FAX・プリンターのどの機能にも関わらずコピー機から出力されたものを1枚の印刷としてカウントする。両面は2枚だ。

もし、初めてのコピー機導入でまったく予想がつかなければ「500枚」という数字を覚えておくといい。これは業務用コピー機を導入するのに最低限想定されている月間印刷枚数で、SOHOや起業したての会社であればこの数字を上回ることはそう多くない。逆に業務用のコピー機にするか家庭用のプリンターで代用するべきかで悩んでいたら、「月間印刷枚数が500枚であるか」をひとつの判断基準にしていただきたい。

次に、月間印刷枚数にあったコピー機の性能の見分け方をご紹介しよう。

最適なコピー機を見分けよう

前述したとおり、コピー機は印刷速度により本体価格が変わる。そして弊社では印刷速度により推奨される月間印刷枚数を設定している。これは耐久性や利便性を含めて総合的な視点で位置づけられているので、ここを間違えなければ失敗するリスクは大きく抑えられる。
下記の表をご覧いただきたい。

印刷ボリュームとコピー機の性能早見表
月間印刷枚数500枚以下500~3000枚3000~5000枚5000~10000枚10000枚~
推奨印刷速度15~20枚20~25枚25~35枚35~45枚45枚~
参考商品
18枚機

25枚機

31枚機

41枚機

51枚機
メーカー
希望小売価格
76万円~116万~131万~188万~207万~

これは月間印刷枚数とコピー機の性能を比較した一覧表だ。月間印刷枚数と印刷速度はおおよそこのように分類される。上記の参考商品はすべてシャープ製品だが、同じメーカーで比較しても定価ベースで100万円以上の差が生まれるほどの違いがあることから、どれほど導入コストに影響を与える数字であるかをご理解いただけるだろう。

月間印刷枚数とコピー機の印刷速度を上記の表で照らし合わせることで、あなたに最適なコピー機の性能がすぐに見つけられる。

続いて、2つ目のポイントをご説明しよう。

必要な機能が使えるか確認しよう

コピー機は基本的に大きな性能の違いはなく、主流である「カラー印刷、FAX送信、スキャナ読込、データ転送」といった4大機能や、拡大縮小機能や両面印刷などすぐに思いつくような機能は基本的に全て搭載されていると思っていただいて問題ない。

しかし、あくまでコピー機はビジネスとして使うものだ。 「使えると思っていた」で確認を疎かにしてしまい、実際に使えなかったとしたら数十万もかけて導入した意味が無くなってしまう。もちろんそういう場合のキャンセルはどこの業者でも受けることはできず、最悪リースの場合は契約期間中は解約することができない。

そうした失敗をしないためにも、しっかりと導入前に必要な機能が使えるか明確にしよう。

よく使う機能を覚えておこう

コピー機でよく使われる人気の機能を一覧表にしたのでご覧いただきたい。
コピー機によってはオプションや非対応の機能もあるため、実際にコピー機を選ぶときに取捨択一する基準としてお使いいただける。この中であなたが必要な機能があるかをチェックしよう。

コピー機人気機能一覧
機能FAX送受信カラースキャナ
読取り
無線LANMac対応
自動原稿送り装置
(ADF)
コインベンダー大型カラー
ディスプレイ
フィニッシャー
印刷・
仕上がり
カラー印刷両面印刷見てからコピーポスター印刷
ステープル自動ソート中とじ印刷パンチホール
(穴あけ)
セキュリティICカード認証自動データ消去暗号化通信制限コード埋込み
通信モバイル連携インターネットFAXFAX転送クラウド連携
印刷サイズA1以上A3ノビ、A2A3~B5封筒・はがき

・用紙サイズはB5~A3までは標準で印刷できる。
・カラーFAXができないかとよく耳にするが、カラーFAXは業務用コピー機には搭載されていない機能だ。現実的な手段としてカラースキャナをPCからメール送信するのが一般的だ。理由は『FAXはカラーで送れますか?』を参考にしていただきたい。

ここまできたら、あなたに最適なコピー機は片手で数えられるくらいまで絞れるはずだ。
あとはこの希望を販売店に伝え、いくつかのコピー機を提案してもらおう。良い販売店であれば、機能を応用した想像もしてなかった提案をされることもあるので、そこで導入する販売店の良し悪しを判断するのもアリじゃ。

ここで大切なのは「できるかどうかをあやふやにしない」ことだ。しっかりとご自身で必要な機能を把握したうえで導入してほしい。

これで8割方、正しいコピー機を選べるのだが、失敗しないコピー機を選びには正しい知識も必要である。3つ目のポイントとして、コピー機にかかる料金についてお話しておきたい。

コピー機の料金体系を知っておこう

コピー機には本体の価格である「本体価格」と保守契約にかかる「保守料金」の2種類の料金が存在することをご存知だろうか?

保守契約は主に「カウンター契約」が主流で「コピーチャージ」「パフォーマンスチャージ」などと呼ばれる場合もあるがすべて同意義となっている。詳しくは『保守契約とは何ですか?コピー機導入時には加入しなければいけませんか?』で説明しているので参考にしていただきたい。

ほとんどの場合、リース料金と保守料金は同時期に請求されるため、それらをごちゃまぜで考えてしまうケースが多いのだが、正確にはこの2種類の料金が請求されている。特にリース料金は毎月定額費用で契約書にも明確に記されるため分かりやすいが、保守料金はコピー機の月間使用枚数により変動するため導入してから予期もしない高額な請求をされるケースもある。

コピー機は特に専門用語が多く、認識の違いや意味がわからないままだと失敗の原因となるため、詳しく説明する。

1つ目の料金「本体料金」について

コピー機の本体にかかる料金で、車でいうところの車両本体価格に相当する。つまり、コピー機を買うために必要な料金だ。給紙カセットやADF、フィニッシャー、ステープルなどのオプション機器を追加した場合も、この本体料金に上乗せされるケースが多い。

ここに関連するキーワードとして、「リース」や「買取り」などが組み合わされるが、これらは支払い方法なので注意してほしい。車を例にあげると、現金一括で購入するか頭金を入れてローンで購入するのかという違いで、あくまで本体料金を分割して支払っているだけにすぎのだ。

リースで導入した場合は、本体価格を5年~7年と分割し、金利など諸経費が含まれたうえで毎月固定の「リース料金」が決まる。現金で導入した場合は、業者から提示された料金を支払えばその後にかかる本体料金は発生しない。

新品コピー機はリースでも現金買取りでもどちらでも可能だが、中古コピー機の場合はリースによる導入はできず、現金による買取りしかできないので注意が必要じゃ。新品か中古で悩んでいたら『中古コピー機と新品コピー機ではどちらが得ですか?』を参考にしていただきたい。

2つ目の料金「保守料金」について

これはコピー機の保守契約にかかる費用で、保守契約の種類により「カウンター料金」や「スポット料金」などと呼び名が変わるが、結局はすべてコピー機を使うことで発生する費用である。車でいうところのガソリン代やメンテナンス費用に相当し、コピー機を使い続ける限り発生するランニングコストだ。

前述した「リース料金」でも継続的に支払いが発生するため同じ保守料金と考えてしまいがちだが、まったく別物なので注意していただきたい。

保守契約の詳細は『保守サービス特集』でご紹介しているのでこちらを参考にしておこう。

ご理解いただけただろうか?

この2種類の料金について違いを理解しておくと、本体料金が高いのか保守料金が高いのか、どこにどれだけのコストがかかっているかが判断できるようになるため、後々利用頻度が増えた時でも、印刷枚数をセーブする取り組みをしたりペーパーレス化の目標設定が容易くなるだろう。

これらの料金設定をしっかりと理解したうえで、あなたの月間印刷枚数と使いたい機能にマッチしたコピー機を販売店に提案してもらおう。その際、必ずこの料金体系を明示してもらい、コピー機を利用するうえでかかるトータルコストを算出してもらおう。

まとめ
・自分の月間印刷枚数を把握し、適した印刷速度のコピー機を選ぶ。
・使いたい機能を明確にし、販売店から提案をもらう。
・料金体系を明示してもらいトータルコストを把握する。

コピー機を導入する時に先に予算ありきで入ってしまうと、最終的なトータルコストが見えなくなってしまったり、使えないコピー機を選んでしまったり、販売店都合で売りたい機種をオススメされてしまったりと結果的にあなたが損をしてしまう。冒頭に「安くて良いもの」という理論はコピー機には当てはまらないとご説明したのは、コピー機には導入コストだけではなく、継続的なランニングコストと機能性、そして保守契約の良し悪しに大きく左右されてしまうからである。

決して目の前の安さに飛びついたり、業者の言われるがままに意思決定するのではなく、しっかりとした判断基準をもつことで失敗しないコピー機導入ができる。導入してから「こんなにお金がかかるなんて聞いてない!」と後悔する前に、この記事を何度でも読み返し、理解したうえで失敗しないコピー機選びをしていただけたら幸いじゃ。

コピー機探しに困ったらこちらにご相談ください。

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