コピー機にセキュリティをつけられますか？ / OAランド

コピー機にセキュリティをつけられますか？

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コピー機にセキュリティをつけられますか？

デジタルデータが溢れる昨今では、ユーザーによる情報の持ち出しや情報漏洩によるトラブルや事件を目にすることも多く、コピー複合機のセキュリティ面について不安を抱く方も多いじゃろう。
今回は、コピー複合機に備わっているセキュリティ機能とその働きについてをご紹介していこう。

コピー複合機には元々セキュリティ機能が備わっている
コピー複合機のセキュリティ機能

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コピー複合機には元々セキュリティ機能が備わっている

コピー複合機を利用する上で、懸念されるセキュリティリスクには、ハードディスクからの情報持ち出しや外部からの不正アクセス等がある。しかし、実は最近のコピー複合機には標準機能としてある程度のセキュリティ機能が備わっている。こちらが特別何かしなくとも、不正アクセスや情報漏洩などのリスクを防いでくれているので、セキュリティ面については取り立てて心配する必要はないと思うぞ。
次章では、コピー複合機にはどのようなセキュリティ機能があるのかを具体的にご紹介していこう。

コピー複合機のセキュリティ機能

コピー複合機には、実は様々なセキュリティ機能が実装されており、あらゆるリスクから情報を守っている。具体的にはどのような機能があり、どのような役目を果たしているのかを項目ごとに詳しく解説していくので、ぜひ読んでみてほしいのじゃ。

ハードディスクのデータの上書き削除・暗号化

実は、コピー複合機にはハードディスクが内蔵されている。一見消去されて無くなったように見えるデータも、内部には残っていたりするのじゃ。
ある程度コピー複合機に詳しい者であれば、消去したはずのデータや機密情報を復元して、持ち出すということもできてしまう。その対策として、不要になったデータには、乱数（規則のないランダムな数字の羅列）を上書きすることで、ハードディスクやメモリに残った古いデータを消去して復元できなくするという機能が備わっているのじゃ。
また、コピー複合機内に溜まっている、プリントアウトの未処理データを読解不能なように暗号化する機能が実装されている機種もある。暗号化しておくことによって、外部からのデータ解析は不可能になり、もし仮にハードディスク本体が物理的に盗まれた場合でも中身を確認することはできないので安心じゃ。

ドキュメントコントロール

機密文書のコピーや印刷時に「不正コピー防止データ」を埋め込むことができるのはご存じじゃろうか。このデータが埋め込まれた文書をコピーしようとした場合、白紙出力やコピーキャンセルとなって不正コピーを防止してくれるというわけじゃ。
社外持ち出し禁止の機密文書や個人情報に関するもの、顧客情報などは、会社のコンプライアンスにも関わってくるため、なんのセキュリティ対策もかけずにデータを取り扱うことはリスクが大きい。ドキュメントコントロールの不正コピー防止データを埋め込むなどして慎重に扱うことを推奨する。

IPフィルタリング機能

インターネットネットワークからコピー複合機への不正アクセスを防ぐ手段として、IPフィルタリング機能がある。IPフィルタリングをかけると、指定したパソコン以外からのアクセスを制限することができるぞ。この機能を使用すれば、外部からはアクセスすることが不可となり、ウィルス感染や情報の改ざん、情報漏洩のリスクをグッと抑えることができるのじゃ。

ユーザー認証機能

ユーザー認証機能とは、登録されたユーザーのみがコピー複合機を利用できるようにする機能のことじゃ。各ユーザーごとの利用状況も確認できるので管理面でも役立つうえ、何か問題が起きた際に、誰がいつどのような文書を出力して持ち出したのかという追跡ができるのじゃ。このように追跡可能であること自体、情報漏洩の抑止に繋がる側面もあるじゃろう。
また機能制限も可能なので、目的外の使用を防ぐこともできる。ユーザーのログイン方法には、ID入力によるものやICカードを用いる方法等があり、最新機種では顔認証が可能なものもあるのじゃ。ICカードの場合は追加オプションで本体機器に取り付ける形になるが、さらに詳しく知りたい方は『会員制シェアオフィス用の複合機にICカードをつけることはできますか？』の記事を参照していただきたい。

以上がコピー複合機に備わっている主なセキュリティ機能じゃ。ご紹介した中には、ICカード機能など別途オプションとして追加するものもあるが、それ以外の機能については、最新型であればデフォルトで搭載されている機種が大半といえるじゃろう。

コピー機のセキュリティ対策だけでなくオフィス全体のセキュリティ対策に何をしたらいいか悩んでいる方は『中小企業にとってコスパ最強のUTMとは？』をチェックしておこう

ただ情報漏洩などの問題は、ウイルスや不正アクセスといったサイバー攻撃だけでなく、たとえば印刷物の放置やFAXの誤送信といったユーザー側の不手際が原因で起こることもある。
セキュリティ機能が充実しているからといって安心することなく、ひとりひとりが情報を扱っているという意識を持ってコピー複合機を利用することが大切じゃ。

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コピー機をお得に買うために必ずおさえておくべき情報

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コピー機博士によくあるご質問

業務用のコピー機・複合機の相場はどれくらいですか？: コピー機リース（新品）の相場は印刷速度が25枚～30枚の標準的な複合機の場合、カラー複合機が定価で120万円から販売されていますが、オプションを付けると400万円ほどになることもあります。また、モノクロ複合機の場合は定価で70万円から販売されていますが、こちらもオプション次第では300万円ほどになる場合もあります。
中古コピー機の販売価格の相場は、OAランドでは「10万円以下」「10～20万円」「20万円～」に分かれており、ほとんどのモデルが30万円以内で購入することができます。例外として最新型やカウンター数が1万枚以下の極上品等を「30万円～」で販売しております。
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評判の良いコピー機・複合機のメーカーはどこですか？: 業務用コピー機・複合機の主要メーカーの物は、機能面だけで見れば大きな差はなく、どれを選んでも十分満足のいく機能を発揮してくれることは間違いありません。それでもあえてメーカーを選ぶなら、コスパなら「シャープ」、品質なら「富士フイルム」、総合力なら「キヤノン」、デザインなら「コニカミノルタ」、管理なら「リコー」のコピー機・複合機がおすすめです。
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保守契約とは何ですか？必ず加入しなければいけませんか？: 保守契約とは、一般的によくある製品保証のようなもので、精密機械である業務用のコピー機・複合機は故障しやすく、修理費も高額なため加入することが必須となっています。保守契約を結べば、毎月一定の保守料金で万が一の際の修理費用や部品代、消耗品が無料になるなど、お得なサービスが受けられます。
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コピー機・複合機のリースとレンタルの違いを教えてください。: コピー機・複合機のリースとはリース会社が代理でコピー機を新規購入し、それを借りて使用する中～長期契約（5年～7年）のことです。レンタルと違い、ご希望のコピー機を新品で導入することができます。一方でレンタルはレンタル会社から中古品のコピー機を借りて使用する短期契約（数日～3年程度）のことを指します。レンタルは途中解約が可能で、レンタルしたコピー機の管理はレンタル会社が負います。（ユーザーの過失でない故障時には代替機を提供）一般的には中長期的に利用するならリース、短期間で利用する場合はレンタルの方が費用面でメリットがあるといわれています。
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コピー機で印刷したら黒い線が入るのですが、どこを清掃したらいいですか？: コピー機・複合機を使っている時に黒い線が出てしまう場合、特定の操作をしたときだけ症状が出るということがよくあります。コピーや印刷をした時にどのような操作をした時に黒い線が出るのか、問題の特定をすると清掃する場所の目安になります。
大きく分けて清掃の種類は、「鏡面ガラスの清掃」「ADFミラーの清掃」「本体内部の清掃」に分けられます。
また、これらの清掃を行っても改善されない場合は「結露」による症状の可能性も考えられるので、その場合は少し時間を置いてみるのも良いでしょう。
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