- 膨大な紙の量をスマートにする方法はありませんか?
- ふ~む。そうじゃのう・・・。よく使われる方法としては、紙媒体のものを電子化する「ペーパーレス化」という方法があるのう。
大きな事例じゃが、会社全体でペーパーレス化に取り組んで、年間4億円の削減に成功した企業もあるからくらいじゃ。
最近はECOの観点で環境にも優しいし、積極的にペーパーレス化に取り組んでいる企業増えているのう。
具体的には、例えばスキャナーなどを使ってPDF化してしまい、パソコンやクラウドに保存しておく方法が一番多いかのう。
更にスキャン時に、文書にOCR(文字認識)を掛けて、後で検索出来るような形で保存することも、オプションで出来るのう。
データにした後に、取り出して確認が必要な時でも、この機能があればすぐに検索が出来るわけじゃ。
OCRとはより具体的に、光学式文字読取装置のことを言うのう。
一見わかりづらいが、紙文書を取り込む時に、画像として取り込むのではなく、
前もって記憶されたパターンの中から、1つずつ文字を特定して、文字データを入力してくれる装置の総称のことじゃ。
更に言葉を変えるとのう・・・
紙文書をワードなどのデータに取り込みたいとき、一旦このOCRを掛けた文章をスキャンデータとして取り込む、
その後、殆どの文字がデータ化された状態でコピー&ペーストするような使い方が出来るということなんじゃ。
PC内のデータからPDFを作成することが殆どかと思うが、OCR機能をオプションとして取り付ければ、
紙文書からデータが作成できるというわけなんじゃ。
但し、各メーカーによって、OCRの方式は大きく異なっておる。
ソフトウェアでの対応、複合機本体にOCRキットを取り付けるものなどその種類は多彩にあるのう。
そして複合機メーカーではないソフトウェア会社から、独自に開発されたOCRソフトを導入しているお客様もいらっしゃるのう。
複合機の機能として導入している場合は、あまり気にする必要はないが、
OCRソフトの導入を検討しているのであれば、PCのスペックが大きくパフォーマンスに影響をしてくるわい。
PCのスペック、ソフトが対応しているか否かも含めて、事前に確認しておくと良いぞ。
また、ソフトウェアの種類によっては、メーカーから無料のソフトウェアサンプルを手に入れられるので、
事前にどのような挙動をして、処理にどれだけ時間がかかるのかが判別出来るんじゃ。
OAランドのアドバイザーに無料サンプルがあれば欲しい旨を伝えてほしいのう。
最後に、紙で慣れてる企業が、急にペーパーレス化すると、労力が逆にかかることもあるのでな、
そういったアドバイスや運用について無料相談窓口で相談するとよいかのう。
担当のアドバイザーが、スマートな運用方法を提案すると思うぞい。 5万社が利用した"安さ"がウリの業務用コピー機・複合機の導入相談はこちら 使い勝手が良くコストのかからない、貴社の要望に最適な一台をご提案いたします。
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コピー機をお得に買うために必ずおさえておくべき情報
コピー機博士によくあるご質問
- 業務用のコピー機・複合機の相場はどれくらいですか?
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コピー機リース(新品)の相場は印刷速度が25枚~30枚の標準的な複合機の場合、カラー複合機が定価で120万円から販売されていますが、オプションを付けると400万円ほどになることもあります。また、モノクロ複合機の場合は定価で70万円から販売されていますが、こちらもオプション次第では300万円ほどになる場合もあります。
中古コピー機の販売価格の相場は、OAランドでは「10万円以下」「10~20万円」「20万円~」に分かれており、ほとんどのモデルが30万円以内で購入することができます。例外として最新型やカウンター数が1万枚以下の極上品等を「30万円~」で販売しております。
詳しくはこちらをご確認ください。 - 評判の良いコピー機・複合機のメーカーはどこですか?
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業務用コピー機・複合機の主要メーカーの物は、機能面だけで見れば大きな差はなく、どれを選んでも十分満足のいく機能を発揮してくれることは間違いありません。それでもあえてメーカーを選ぶなら、コスパなら「シャープ」、品質なら「富士フイルム」、総合力なら「キヤノン」、デザインなら「コニカミノルタ」、管理なら「リコー」のコピー機・複合機がおすすめです。
詳しくはこちらをご確認ください。 - 保守契約とは何ですか?必ず加入しなければいけませんか?
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保守契約とは、一般的によくある製品保証のようなもので、精密機械である業務用のコピー機・複合機は故障しやすく、修理費も高額なため加入することが必須となっています。保守契約を結べば、毎月一定の保守料金で万が一の際の修理費用や部品代、消耗品が無料になるなど、お得なサービスが受けられます。
詳しくはこちらをご確認ください。 - コピー機・複合機のリースとレンタルの違いを教えてください。
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コピー機・複合機のリースとはリース会社が代理でコピー機を新規購入し、それを借りて使用する中~長期契約(5年~7年)のことです。レンタルと違い、ご希望のコピー機を新品で導入することができます。一方でレンタルはレンタル会社から中古品のコピー機を借りて使用する短期契約(数日~3年程度)のことを指します。レンタルは途中解約が可能で、レンタルしたコピー機の管理はレンタル会社が負います。(ユーザーの過失でない故障時には代替機を提供)一般的には中長期的に利用するならリース、短期間で利用する場合はレンタルの方が費用面でメリットがあるといわれています。
詳しくはこちらをご確認ください。 - コピー機で印刷したら黒い線が入るのですが、どこを清掃したらいいですか?
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コピー機・複合機を使っている時に黒い線が出てしまう場合、特定の操作をしたときだけ症状が出るということがよくあります。コピーや印刷をした時にどのような操作をした時に黒い線が出るのか、問題の特定をすると清掃する場所の目安になります。
大きく分けて清掃の種類は、「鏡面ガラスの清掃」「ADFミラーの清掃」「本体内部の清掃」に分けられます。
また、これらの清掃を行っても改善されない場合は「結露」による症状の可能性も考えられるので、その場合は少し時間を置いてみるのも良いでしょう。
詳しくはこちらをご確認ください。