複合機から情報漏えいすることはありますか？ / OAランド

複合機から情報漏えいすることはありますか？

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複合機から情報漏えいすることはありますか？

日頃、オフィスでごく普通に使用しているコピー複合機にも、実は情報漏洩のリスクが潜んでいる。今回は紙の置き忘れ等による物理的な情報漏洩と、コピー複合機内部に不正アクセスされるというようなサイバー攻撃による情報漏洩、２つのケースを例に挙げ、それぞれに適した対策方法をお伝えしていこう。

紙による情報漏洩と対策方法
インターネット回線による情報漏洩と対策方法

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紙による情報漏洩と対策方法

一番ありがちなのは、やはり紙による物理的な情報漏洩じゃ。
コピー複合機で印刷した書面をうっかり置き忘れて、そのまま誰かに持ち去られたり、内容を覗き見されて情報漏洩に繋がるケースは多い。
また機密情報の記載されたファイルデータをこっそり印刷して持ち帰られたり、機密情報が記載された書面をコピーで複製されてしまったという被害事例もあるぞ。
情報の流出元が書面の場合、誰に持ち去られたのかを追跡することが難しく、犯人も分からずじまいということもあるのじゃ。
ただ、このような紙の書面による情報漏洩にも以下のような対策方法はがある。

ユーザー認証機能を利用する
不正コピーガードをつける
社内でルールを設ける

ユーザー認証機能を利用する

ユーザー認証機能とは、コピー複合機をあらかじめ登録されたユーザーのみが使用できるようにする機能のことじゃ。ユーザーごとに利用範囲を設定することが可能で、たとえばAさんはモノクロコピーのみ利用可能、BさんはFAXの利用不可というような管理ができる。

また誰がどのくらいコピー複合機を使用しているのかという情報も把握できるため、管理面でも役に立つじゃろう。この機能があれば、誰がいつどのデータを出力したのかという利用状況の記録が残るため、もし印刷物を持ち去られたとしても犯人を特定しやすく、抑止力にもなると考えられる。

ユーザーのログイン方法には、主に操作パネルにIDとパスワードを入力するやり方や、ICカードをタッチするやり方がある。ICカードの方が手軽だが、こちらの方法を利用するには、追加オプションでICカードリーダーを取り付ける必要があるのじゃ。

不正コピーガードをつける

不正コピーガードとは、簡単にいえば、印刷物の複製を防止する機能じゃ。機密情報や重要な文書を出力する際に、この機能を設定しておくと、不正コピーガードモジュールとよばれる地紋が埋め込まれた状態で印刷される。不正コピーガードモジュールが入った書類をコピーで複製しようとすると、グレー地に塗りつぶされた用紙が出力されるのじゃ。
機種によっては、不正コピーを検知するとブザー音鳴り、ログが残るというものもある。

社内でルールを設ける

とてもアナログな方法だが、コピー複合機を利用する上でのルールを決め、セキュリティ対策意識を高めることも大切なことだと思うぞ。
印刷物の置き忘れや放置、FAXの送信ミスなどの人為的なミスは誰にでも起きうるし、ちょっとしたミスが大きな事件へと発展してしまうこともあるのじゃ。
印刷書類を処分する際には必ずシュレッダーを使う、FAXを送信する際には送り先の番号が間違っていないかを２回確認するなどのルールを作り、情報漏洩の対策を徹底するようにしよう。

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インターネット回線による情報漏洩と対策方法

コピー複合機には、外部からの不正アクセスによる情報漏洩のリスクもある。現在では、ほとんどの方がコピー複合機をネット回線に接続して使用していると思うが、その回線から第三者に不正アクセスされ、情報を覗き見されたり盗まれてしまうことがあるのじゃ。またウィルス感染なども懸念される。
不正アクセスなどサイバー攻撃による被害を防ぐために、以下の対策方法をご紹介しよう。

IPフィルタリング機能をつかう
ファイアーウォールを設定する
データを乱数書き込みで完全削除する
データを暗号化して保存する

IPフィルタリング機能をつかう

コピー複合機を、どんなパソコンからもアクセスできるような状態にしておくのは危険じゃ。IPフィルタリング機能を使えば、決められたパソコン（IP）以外はアクセスできないように制限することができる。

社内のパソコンだけがコピー複合機にアクセスできるようにしておけば、情報漏洩のリスクは大きく減少するはずじゃ。ちなみに電話回線からの不正アクセスを心配される方もおられるだろうが、比較的新しいモデルのコピー複合機であれば、基本的に電話回線からネットワークへの侵入は不可能なように設計されているので、取り立てて心配する必要はないじゃろう。

ファイアーウォールを設定する

ファイアーウォールとは、不正アクセスをブロックしてくれるセキュリティソフトウェアのことじゃ。コピー複合機にファイアーウォールを設定しておけば、危険性のある外部のIPからのアクセスや攻撃を弾いてくれるぞ。
設定方法は機種によって異なるので、詳細はお使いのメーカーに問い合わせてみるのじゃ。

データを暗号化して保存する

コピー複合機には、機密情報やアドレス帳など重要な情報を暗号化する機能があるのはご存じじゃろうか。情報を暗号化しておけば、万が一不正アクセスがあったとしても、第三者は解読することができない。さらにいえば、もしもハードディスク本体が物理的に盗んだとしても、情報の中身を知ることはできないというわけじゃ。

データを乱数書き込みで完全削除する

コピー複合機にはハードディスクが内蔵されている。操作パネル上で消去して表面的には削除されたようにみえるデータも、実は内部のハードディスクに残っていることがあるのじゃ。内部に蓄積したデータをそのまま放置していると、情報を復元され、抜き取られてしまう危険性がある。

コピー複合機の内部に残っているデータを完全に削除するには、乱数(規則性のないランダムな数字の羅列)書き込みが有効とされている。あえて意味のない乱数を何度か上書き保存することで、ハードディスクに残っている古いデータを完全に削除するというわけじゃ。コピー複合機の機種によっては、上書きの回数も設定できる。

情報漏えいで被害が急増しているネットワーク経由による被害を予防するなら『ネットワークを鉄壁に守るUTM』のような機器の導入も検討しておこう。

紙やインターネットによる情報漏洩のパターンとその対策をまとめてみたが、いかがだったじゃろうか。これらの機能を実装するには、機種によってオプションでの追加が必要な場合もあるので、詳細はお使いのメーカーもしくはOAランドの『無料相談窓口』に問い合わせていただきたいのじゃ。

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コピー機をお得に買うために必ずおさえておくべき情報

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コピー機博士によくあるご質問

業務用のコピー機・複合機の相場はどれくらいですか？: コピー機リース（新品）の相場は印刷速度が25枚～30枚の標準的な複合機の場合、カラー複合機が定価で120万円から販売されていますが、オプションを付けると400万円ほどになることもあります。また、モノクロ複合機の場合は定価で70万円から販売されていますが、こちらもオプション次第では300万円ほどになる場合もあります。
中古コピー機の販売価格の相場は、OAランドでは「10万円以下」「10～20万円」「20万円～」に分かれており、ほとんどのモデルが30万円以内で購入することができます。例外として最新型やカウンター数が1万枚以下の極上品等を「30万円～」で販売しております。
詳しくはこちらをご確認ください。
評判の良いコピー機・複合機のメーカーはどこですか？: 業務用コピー機・複合機の主要メーカーの物は、機能面だけで見れば大きな差はなく、どれを選んでも十分満足のいく機能を発揮してくれることは間違いありません。それでもあえてメーカーを選ぶなら、コスパなら「シャープ」、品質なら「富士フイルム」、総合力なら「キヤノン」、デザインなら「コニカミノルタ」、管理なら「リコー」のコピー機・複合機がおすすめです。
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保守契約とは何ですか？必ず加入しなければいけませんか？: 保守契約とは、一般的によくある製品保証のようなもので、精密機械である業務用のコピー機・複合機は故障しやすく、修理費も高額なため加入することが必須となっています。保守契約を結べば、毎月一定の保守料金で万が一の際の修理費用や部品代、消耗品が無料になるなど、お得なサービスが受けられます。
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コピー機・複合機のリースとレンタルの違いを教えてください。: コピー機・複合機のリースとはリース会社が代理でコピー機を新規購入し、それを借りて使用する中～長期契約（5年～7年）のことです。レンタルと違い、ご希望のコピー機を新品で導入することができます。一方でレンタルはレンタル会社から中古品のコピー機を借りて使用する短期契約（数日～3年程度）のことを指します。レンタルは途中解約が可能で、レンタルしたコピー機の管理はレンタル会社が負います。（ユーザーの過失でない故障時には代替機を提供）一般的には中長期的に利用するならリース、短期間で利用する場合はレンタルの方が費用面でメリットがあるといわれています。
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コピー機で印刷したら黒い線が入るのですが、どこを清掃したらいいですか？: コピー機・複合機を使っている時に黒い線が出てしまう場合、特定の操作をしたときだけ症状が出るということがよくあります。コピーや印刷をした時にどのような操作をした時に黒い線が出るのか、問題の特定をすると清掃する場所の目安になります。
大きく分けて清掃の種類は、「鏡面ガラスの清掃」「ADFミラーの清掃」「本体内部の清掃」に分けられます。
また、これらの清掃を行っても改善されない場合は「結露」による症状の可能性も考えられるので、その場合は少し時間を置いてみるのも良いでしょう。
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