- 会員制シェアオフィス用の複合機にICカードをつけることはできますか?
近年、都心を中心にシェアオフィスが急増している。コロナ禍や働き方改革によってオフィスへの価値観や働き方への意識が大きく変わろうとしている今、シェアオフィスへの需要はさらに拡大していくことが予想されるじゃろう。
シェアオフィスに適したコピー複合機の選び方については『シェアオフィスに導入するコピー複合機はどのように選べば良いですか?』でお話しているが、今回は会員制シェアオフィスに適したICカードオプションを搭載した「ICカード式複合機」について詳しくご説明しよう。
「ICカード式複合機」とは?
「ICカード式複合機」とは、簡単にいうと利用時にICカードによる認証が必要な複合機のことで、ICカードにあらかじめ情報を登録している者しか複合機を使うことができないというシステムをオプションを搭載した複合機じゃ。
利用履歴がICカードに記録されるから、誰がなにをどれだけ印刷したか一目瞭然となるため、利用者がある程度固定化されるような会員制のシェアオフィスでICカード式複合機を導入されているケースが多い。
ICカード認証システムは、複合機のオプション機能のひとつで、新品のコピー複合機であれば機種を問わず取付けができる。ディスプレイの横に設置するだけの簡単に取り付けることができ、かなりコンパクトで場所をとらない。
導入後は専用のICカードを利用者に発行するだけですぐ使えるようになる。
利用者側は、付与されたICカードをかざすだけでコピーやプリントができるようになる。いちいち料金を支払う手間も省けるから、非常に使いやすいシステムといえるじゃろう。
会員制シェアオフィスにこそオススメしたいICカード式複合機
前章ではICカード式複合機の特徴をまとめたが、次はICカード式複合機がどのような環境に適しているか、またメリットだけではなくデメリットまで包み隠さず解説していくぞ。
ICカード式複合機のメリットは、なんといっても集金面での管理がラクなことじゃ。会員制のシェアオフィスであれば、利用者の会員情報とICカードを紐づけしておくことで、誰がどれだけ利用したかがわかるから、会員料金に利用分を上乗せしてまとめて請求することができる。
またコインベンダー式とは違って、釣銭などの管理が不要という点も、運営側の手間を減らせるメリットの一つじゃ。
デメリットとしては、新規の会員が増える都度、ICカードに登録設定を行わなければならない。単純に100人会員がいれば、100枚分の情報を登録しなければいけないことになる。それに退会や登録情報を変更する際にも再度設定作業が必要なので、運営側からするとこの会員設定に手間がかかる。
ドロップイン制のシェアオフィスに最適なコインベンダーオプションについては『ドロップイン型のシェアオフィスに設置する複合機にコインベンダーがおすすめなのはなぜですか?』を参考にしていただければ幸いじゃ。
シェアオフィスとICカード式複合機の運用ポイントまとめ
最後に、重要なポイントをまとめよう。
- 複合機を利用時にICカードによる認証が必要
- 利用状況がICカードに記録されることから金銭面の管理がラクで、会員制のシェアオフィスと相性◎
- ただし新規登録、登録情報の変更にはやや手間がかかる
この3つのポイントを踏まえて、シェアオフィスに導入すべきかを検討してみてほしい。
まだコピー複合機の種類が決まっていない人は『シェアオフィスに導入するコピー複合機はどのように選べば良いですか?』を参考にしよう。
OAランドには多数のシェアオフィスへの導入実績があり、選び方のほか、具体的な運用方法や便利機能もご紹介できるのでぜひ『無料相談窓口』からご相談いただければ幸いじゃ。
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関連するよくあるご質問
コピー機をお得に買うために必ずおさえておくべき情報
コピー機博士によくあるご質問
- 業務用のコピー機・複合機の相場はどれくらいですか?
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コピー機リース(新品)の相場は印刷速度が25枚~30枚の標準的な複合機の場合、カラー複合機が定価で120万円から販売されていますが、オプションを付けると400万円ほどになることもあります。また、モノクロ複合機の場合は定価で70万円から販売されていますが、こちらもオプション次第では300万円ほどになる場合もあります。
中古コピー機の販売価格の相場は、OAランドでは「10万円以下」「10~20万円」「20万円~」に分かれており、ほとんどのモデルが30万円以内で購入することができます。例外として最新型やカウンター数が1万枚以下の極上品等を「30万円~」で販売しております。
詳しくはこちらをご確認ください。 - 評判の良いコピー機・複合機のメーカーはどこですか?
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業務用コピー機・複合機の主要メーカーの物は、機能面だけで見れば大きな差はなく、どれを選んでも十分満足のいく機能を発揮してくれることは間違いありません。それでもあえてメーカーを選ぶなら、コスパなら「シャープ」、品質なら「富士フイルム」、総合力なら「キヤノン」、デザインなら「コニカミノルタ」、管理なら「リコー」のコピー機・複合機がおすすめです。
詳しくはこちらをご確認ください。 - 保守契約とは何ですか?必ず加入しなければいけませんか?
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保守契約とは、一般的によくある製品保証のようなもので、精密機械である業務用のコピー機・複合機は故障しやすく、修理費も高額なため加入することが必須となっています。保守契約を結べば、毎月一定の保守料金で万が一の際の修理費用や部品代、消耗品が無料になるなど、お得なサービスが受けられます。
詳しくはこちらをご確認ください。 - コピー機・複合機のリースとレンタルの違いを教えてください。
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コピー機・複合機のリースとはリース会社が代理でコピー機を新規購入し、それを借りて使用する中~長期契約(5年~7年)のことです。レンタルと違い、ご希望のコピー機を新品で導入することができます。一方でレンタルはレンタル会社から中古品のコピー機を借りて使用する短期契約(数日~3年程度)のことを指します。レンタルは途中解約が可能で、レンタルしたコピー機の管理はレンタル会社が負います。(ユーザーの過失でない故障時には代替機を提供)一般的には中長期的に利用するならリース、短期間で利用する場合はレンタルの方が費用面でメリットがあるといわれています。
詳しくはこちらをご確認ください。 - コピー機で印刷したら黒い線が入るのですが、どこを清掃したらいいですか?
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コピー機・複合機を使っている時に黒い線が出てしまう場合、特定の操作をしたときだけ症状が出るということがよくあります。コピーや印刷をした時にどのような操作をした時に黒い線が出るのか、問題の特定をすると清掃する場所の目安になります。
大きく分けて清掃の種類は、「鏡面ガラスの清掃」「ADFミラーの清掃」「本体内部の清掃」に分けられます。
また、これらの清掃を行っても改善されない場合は「結露」による症状の可能性も考えられるので、その場合は少し時間を置いてみるのも良いでしょう。
詳しくはこちらをご確認ください。