PTAでもコピー複合機のリース契約は可能？手続きや注意点は？

PTAでもコピー複合機のリース契約は可能？手続きや注意点は？

今回は業種を絞ったピンポイントクエスチョンのコーナーじゃ。

意外なほど多いPTA関係者からの問合せの中でも、もっとも多いのがリース契約について。今回は法人ではなく「PTA団体としてリース契約を行う場合」について詳しくご説明する。

PTA団体でコピー機をリース契約する際に知っておくべき全てを網羅したので少し長くなるが、実際のお問い合わせにお答えするようなよくあるご質問形式でご紹介していくので、必要なところだけチェックいただければ幸いじゃ。

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目次

1. PTAでもコピー機のリース契約は可能なの？
2. PTAで契約する際のリース契約の流れは？
3. PTAでリース契約する際の手続きに必要な書類や準備するものは？
4. そもそもPTAがコピー機をリースするのはどうなの？
5. オマケ：PTAでコピー機を導入する最良の3ステップ
6. STEP.1）PTAにおけるコピー機の必要性を確認
7. STEP.2）PTAでコピー機を導入する方法の整理
8. STEP.3）PTAで導入するべきコピー機の性能と料金の把握

PTA専用のコピー機を格安で導入する方法

PTAでもコピー機のリース契約は可能なの？

基本的にPTA団体でも、コピー複合機のリース契約が可能じゃ。審査も通常の企業と同じようにリース会社内で行われ、その結果に基づいて可否の審査結果が出る。

よく勘違いされている方も多いが、有志による団体だからリースができないということは無い。

申し込むリース会社により異なるが、一般企業と同じように代表者（PTA会長や団体の長）が保証人となる場合や、PTA団体名義で申し込むだけで保証人も不要という場合がある。

このあたりは、実際にコピー複合機の販売店が取引しているリース会社により異なるので、見積依頼時に聞いてみよう。

またリースに限らず、コピー機には避けて通れない「保守契約」についても同様で、PTA団体でも問題なく加入できるので、ご安心いただきたい。

さて、次は具体的な手続きについて、ご紹介していこう。

PTAで契約する際のリース契約の流れは？

PTAにてリースする場合も通常の手続きと基本的な流れは同じじゃ。

• １）コピー機の見積もりを取得する。
• ２）その価格帯でリースが通るかを確認するために与信申込み」をする。
• ３）即日～1営業日ほどで与信の結果が出るので審査に通れば本申込み。
• ４）本申込みと並行して納品日を調整して納品。

大まかに流れを説明すると上記のような段取りで進む。

なお、与信は契約ではなく「この条件でリースができるか？」というのをリース会社に確認する方法で、広く一般的に使われている方法じゃ。

リースが通らなかった場合（否決された場合）

もし、与信が否決されリース審査に通らなかった場合、条件を変えて再度与信を行うか、諦めて現金でコピー機を導入するかになる。

しかし一度与信を否決されると、条件を変えてもほぼ通らないため、実質選べるのは現金買取のみとなる。

リースが組めるのは新品だけなので、もし現金買取で高額すぎる場合は、一括で出費が少ない中古品を視野に入れて再度検討すると良いぞ。

次に、PTAでリース契約の審査をする手続きについて詳しくご説明する。

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PTAでリース契約する際の手続きに必要な書類や準備するものは？

基本的にリース会社により異なるが、「単位PTA名義で契約・会長が連帯保証人」とした場合は、以下のものが必要になる。

• 連帯保証人の個人情報
• 連帯保証人の印鑑

なお、OAランドでは「単位PTA名義で契約・保証人無し」でリース契約できるので、書類などは必要ないのでご安心いただきたい。

与信と本審査では同じ情報を再度申し込み用紙に記入するが、これは保証人直筆となるのでご注意いただきたい。

基本的にリース与信・審査は販売店にコピー複合機の見積りを依頼した時に伝えよう。そうすることで今後の手続きや事前準備が必要な書類なども教えてくれる。

最後に、PTAとしてコピー機をリース契約すること自体について言及しておこう。

PTA専用のコピー機を格安で導入する方法

そもそもPTAがコピー機をリースするのはどうなの？

PTA関係者でコピー機などの備品調達を担当した方は、一度はこの疑問を頭に浮かべると思う。

考え方は学校との関係やPTA団体によるため、一概になんとも言えないがワシの基準からすると「PTAでコピー機リースはメリットが大きい」と思うぞ。

支払いが明確化されるのと、唯一のデメリットである長期契約のリスクも学校単位で見ればあまり問題視されないだろう。解約できない反面、同じコピー機を使い続けることで使い慣れてくるだろう。

一つだけ懸念するとすれば、保証人がPTA会長になる点だ。個人に背負わせてしまうため嫌がる人も多いだろう。そこさえクリアできればむしろ積極的にリースで導入を考えても良いだろう。

再三になるが、OAランドであれば保証人不要でリース申込みが可能なので、その点はうまくご活用いただければ幸いじゃ。

オマケ：PTAでコピー機を導入する最良の3ステップ

ここから先は余談じゃが、PTAでコピー機を導入する場合、どんな基準で考えるべきなのか一つの指標を順を追ってご説明しておこう。

リースうんぬんではなく、コピー機やリースといった業務的・会社的なモノに対して、PTAとしてどう考えていけば良いのかというものなので参考にしていただければ幸いじゃ。

STEP.1）PTAにおけるコピー機の必要性を確認

まず、そもそもコピー機が必要なのかについて検討しよう。すでに必要だと結論づけている方はここはスキップして次へ進もう。

PTAにはコピー機が不要なケース

PTAでわざわざコピー機を導入する必要が無いのは以下のケースに当てはまる場合じゃろう。

• 学校のコピー機を共有可能な場合
• 利用頻度が月に一度、500枚以下の場合
• コンビニなどで済ませられる場合
• そもそもコピー機を設置するスペースがない場合

これら一つでも該当したら、家庭用のインクジェットプリンターなどを視野に入れても良いと思うぞ。

PTAでもコピー機が必要なケース

逆に必要なケースはその逆。

• 学校のコピー機が使えない・使うことに抵抗がある
• 500枚以上のまとまった印刷が2～3ヶ月に一度は起きる
• コンビニなどでは済ませられない

これらのようなケースに思い当たる節があれば、次は導入について考えてみよう。

STEP.2）PTAでコピー機を導入する方法の整理

一般的に、コピー機を導入するには３つの方法がある。

• リース
• レンタル
• 購入

リースとレンタルは厳密に違うものなので詳しくは『コピー機・複合機のリースとレンタルって何が違うの？』でご説明している。

それぞれ一長一短があるが、考えるべきことは「リースにこだわる必要があるのか？」ということじゃ。

これは企業も同じだが、PTAでのリース利用時におけるメリットは「月々の支払い料金が固定である」「初期費用がかからない」という２点が大きいと思うが、逆にデメリットは「長期契約のリスク（5年～7年）」「途中解約できない」「リース満了後は再契約の手続きが必要」といった点じゃ。

詳しくは『リースのメリット・デメリット』でご紹介しているのでもっと知りたい方はこちらを参考にしていただきたい。

特にPTAの場合、予算に対して費用が変わらないのは管理しやすく便利に見えるが、リース満了時期の忘れたころに再契約の手間があるため、会計担当者などが変わってしまった場合の、契約見直しや機種変更時の使い方の違いなどで悩まされるといった声は少なくない。

レンタルの場合は、レンタル料金が短期料金に設定されていることがほとんどなので、長期的な目線でみるとまず高くなるため基本的にはオススメしない。

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購入の場合は、導入時にまとまった現金が必要になるが、中古品であればその金額も10～30万円ほどと比較的導入しやすい。

中古品でも性能面ではそこまで大差なく使える上に、所有権もPTAのものになるため譲渡したり廃棄・売却も自由にできるため契約上のデメリットはまったく無い。

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このように、リース以外にもコピー機を導入する選択肢はあるので、もしリースだけでお悩みであれば一度他の導入方法に目を向けても良いだろう。

そして最後に、実際の導入について動き出そう。

STEP.3）PTAで導入するべきコピー機の性能と料金の把握

ここからは業者へ実際に見積もりを依頼しながら決めよう。

必要な機能の確認

PTAでは以下のような機能を求めるケースが多いため、これらを参考にどんな機能があったら良いかを整理しよう。

• B4サイズの印刷
• はがき、封筒などの印刷
• ADF（自動原稿送り装置）
• 両面印刷
• ソート機能
• フィニッシャー及びステープル（ホチキス）機能

他にも「モノクロで良い」というご要望も多くあるが、実は今はカラーもモノクロもコピー機本体の価格には影響せず、逆にカラーのほうが安く買える。あまりそのあたりはこだわらなくても良いだろう。

保守の確認

そして業務用コピー機においてもっとも重要な、アフターフォローも要チェックしておこう。

確認するべきは、『【業務用コピー機】絶対に知っておくべき保守契約の注意点』を参考に以下の4項目が聞ければベストだ。

• 誰（どの企業）が出張修理にくるのか？
• 出張修理する拠点はどこにあるのか？
• メーカーの認定店なのか？
• 故障してから来るのか、故障を未然にふせぐのか？

必ずいくつかの販売店に必ず見積もり（相見積）をとり、価格だけでなく保守契約についても細かく確認しよう。

導入する業者を決めよう

ここまできたら、あとは選ぶだけなので「5年間の総コスト試算」「保守サービスの対応」「会社の規模感」これらを加味したうえで導入する企業を決めると良いだろう。

以上、余談の方が長くなってしまったが、PTA団体でコピー機をリース契約する際に知っておくべき全てなので、何度でも読み直して正しい知識を得た上でコピー機導入に踏み切っていただければ幸いじゃ。

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