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コピー複合機の再リースとは?料金やメリット・デメリットは?

世の中では、オフィスで使う業務用コピー複合機の実に9割は、リースで導入されている。そんなリースの期間は、5年~7年で契約されているのが一般的だ。

今回は、その5年~7年のリース期間が終わった(リース満了)時にどういう選択肢・手順があるのかを解説しよう。

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リース契約の満了はいつなのか?

リース満了のタイミングを知るには二通りの方法がある。

毎月届くリースの支払い履歴と、リース満了間近に届く案内だ。

リース契約後は途中解約もできないため普段は気にする必要も無いが、毎月届く支払い履歴で確認することができる。しかし、現実的にはリース満了前に案内で気がつくことがほとんどだ。

満了通知は、事務所で利用しているコピー複合機のリースが満了間近(3ヶ月~6ヶ月前)になると、リース会社から再リースの案内が届く。その案内がきたら、残り数ヶ月で今まで利用していたリースが満了になる合図。

リース満了の案内は基本的にリース会社から書面で届くケースが多いが、たまに最初にリース契約を取り交わした販売店やよその販売店からも連絡が来ることもある。それはお客様のデータをしっかりと管理し、「そろそろリースが切れる頃だから新しいコピー複合機を案内しよう」という、いわば営業の電話だ。
(もし知らない会社から営業された場合は、たまたま別のタイミングで営業をかけられた際に知られてしまったか、いずれにせよ情報漏えいした可能性がある。)

リース満了後には、基本的に「再リース」か「返却」という二つの手段しか選択肢は無い。

満了後は再リースか返却の二択

リース満了後には『借りていたコピー複合機を返却して新しいのを買う』か『もう一度借りる(再リース)』という二択になる。

例外的に『買取る』という方法もあるが、リース会社がNGを出していることもあり、一般的ではないためここでは割愛させていただく。

では、どちらの方があなたにとって有益なのか、メリットデメリットを含めて解説していこう。

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コピー複合機の再リースとは?

再リースという言葉がここでよく出てくるが、そもそも再リースとはなんなのかをご説明しよう。

再リースとは「リース契約終了後に同じコピー機で再度リース契約を結ぶこと」を指し、料金が今までのリース代金と比べて1/10程度と超低価格で再度リースが組めるというものだ。

契約者による機器代分に相当する支払いの責任は終わり、言わばリース会社としては”元が取れた”状態。そのため格安で使い続けることもでき、かつ解約の縛りもない簡単に言うと特別延長期間というかたちになるのが再リースだ。

再リースのメリット

コピー複合機の再リースを選択するうえで最もメリットがあるのは以下の点だろう。

  • 費用が安い。
  • 手間がかからない。
  • いつでも入替えられる。
  • 何度も再リースができる。

費用面は前述の通り超低価格で、月額費用の1割程度×一年分を先払いすることで一年間はそのままコピー複合機を利用し続けることができる。

それに伴い、コピー複合機を入れ替える手間(業者選定からPC設定、搬入搬出など)も無くなり、文字通りそのままの環境で使い続けられることが最大のメリットだ。

また再リース期間中は、言わば一年間の延長契約だが、支払い義務は終わっているのでいつでも別の機種に買い換えることができる。
(ただし、先払いした一年分の再リース料金は返還されない)

なお、再リースは一年単位の契約だが回数に制限はなく、部品がなくなるまではあなたの意志で好きなだけ再リースをし続けることができる。

再リースのデメリット

逆にコピー複合機を再リースした場合、以下のようなデメリットもある。

  • コピー複合機は新しくならない。
  • 保守料金・保守会社はそのままになる。
  • 部品取り寄せになり修理に時間がかかったりする。
  • 部品供給がなくなると保守はできなくなる。

これは当然といえば当然だが、5~7年前にリース契約したコピー複合機をそのまま再リースで利用することになるため、コピー複合機は新しくならない。当然、経年劣化による不具合(紙詰まりの頻度や印刷品質の劣化)は起きてくるので、そこは仕方が無いものだと割り切ろう。

また、保守料金とリース料はまったく別の話であるため、一枚印刷していくら、というカウンター料金は再リース中でもコピー複合機を使用し続けていく限り発生する。カウンター単価も、同じコピー複合機を使う限りは変わらないので、数年前のカウンター料金で契約することになる。

カウンター料金について詳しくは『コピー機・複合機のカウンター保守契約とは何ですか?』で解説しているのでチェックしておこう。

最後のデメリットというか、仕方がないところだが、部品供給がなくなる恐れは十分にある。

通常、業務用コピー複合機の部品供給は「新品発売終了後約7年」と言われており、終了間近になると今度は保守会社から部品供給終了のお知らせが届く。

こうなった場合、期日を過ぎるとパーツが手に入らなくなるため、修理自体が終了となり実質再リース中でも新しいコピー複合機を購入せざるをえない。ここまでくれば逆にコピー複合機を寿命まで使い切った、物持ちの良いとてもエコな方であると自負しても良いと思う。

再リースの注意点

ほとんどのリース会社では、連絡がない場合は「自動的に再リース」という処理となるので注意しておこう。

また、前述した通りカウンター料金とは別の話なので、保守料金は安くならないという点にも注意しておこう。

返却してコピー複合機を買い換える

再リースとは違う、もう一つの選択肢「買い換える」という方法についてご説明しよう。

買い換えると書いてはいるが、実際はリースでも現金買取でもどちらでも良い。要は、今のコピー複合機を返却し、新しいコピー複合機を導入するという選択肢だ。

買取とリースの違いは『コピー機・複合機を購入(買取り)するのとリースするのではどちらが得ですか?』を参考にしよう。

この場合のメリット・デメリットについてもご紹介していこう。

買い替えのメリット

コピー複合機を新しく買い換えるにあたり、メリットと挙げられるのは以下の2点に尽きるだろう。

  • 最新型のコピー複合機が手に入る。
  • カウンター料金が安くなる、かもしれない。

新品の最新機種をリースした場合だが、最新の機能を搭載したコピー複合機が手に入るのは大きなメリットだ。

今の時代、5年も経つとリニューアルやマイナーチェンジが続き、まず間違いなく性能面は向上している。特に最近ではコピー性能単体だけではなく、パソコンとの連携やクラウドシステムとの連携、外出先からFAXを確認できたりUSBが使えたりと10年前では考えられない機能が詰め込まれている。

今の環境で普通に使っていたことも、新しいコピー複合機にするだけで使いやすさは大きく改善される例はコピー複合機以外でもたくさんある。また、画質や立ち上がりのスピードや大画面といった性能面から、省エネ性能や省スペース性など、ちょっとした点も改良されているのもポイントだ。

そして再リースの1/10という超低価格をもモノともしないカウンター料金の低価格化がメリットとして挙げられる。これは販売店やその時時の条件にも大きく左右されるため絶対ではないが、ほとんどの場合でカウンター料金は下がるだろう。

なぜなら機器代の相場もさることながら、カウンター料金の相場も下がっているからだ。

5~7年前とは相場が変わっており、再リースでは交渉できないカウンター料金もコピー複合機の買い替えのタイミングならいくらでも交渉はできる。下げられるだけ下げてもらおう。

コピー機のリース料金やカウンター料金の相場については『業務用のコピー機・複合機の相場はどれくらいですか?』を参考にしよう。

ちなみに、月々のカウンター料金と再リース費用、そして買い替えた時のカウンター料金と再リース費用はどちらが得になるかは簡単にシミュレートできる。要は今かかってる費用-業者からの見積を計算するだけだ。

買い替えのデメリット

逆にデメリットとしては以下の点がある。

  • 買い替えた方が支払い金額が高くなる場合がほとんど。
  • コピー複合機を入替えたことによるパソコン設定などの手間。
  • (メーカーが変わった場合)保守する業者や販売店が変わる。

まず料金についてだが、要は印刷費用と本体代金、どちらが高いのか?ということだ。

前述で書いたカウンター料金が安くなったとしても、実際再リース料が天秤にかけられるほど効果がでるのは「月に2,000枚以上印刷していること」が条件になるケースがほとんどだ。

そのため、事業拡大していれば採算は見込めるが、現状維持や縮小傾向の場合は買い替えは控えた方がよい、という結論にもなる。

リース料金とカウンター料金の計算方法の詳細は『複合機の高額なリース料金とカウンター料金を安くする手順』で説明しているのであとで参考にしてもらいたい。

また、コピー複合機本体が変わると、接続しているパソコンなどの機器類の設定はすべてやり直しになる。これは導入後に業者が設定してくれるケースが多いが、最初は戸惑うだろう。

保守業者や販売店が変わることは、デメリットと感じないむしろメリットと考える人も多い。

これは今まで付き合ってきた業者の対応が悪かったら、コピー複合機本体を変えてしまえば今後付き合う理由もなくなるから、ということだ。

買い替えの注意点

買い替えの場合は、再リースと違いリース会社に物件返却の届け出を行ったうえで、また新たに自分でコピー複合機の販売点を調べることになる。

今までの販売店が良ければそのまま新しい機種の見積をもらうのも良し、これを機に心機一転新しい業者と付き合うのも良し、あなたの自由だ。

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再リースと買い替え、どっちがお得?

それでは終わりに「結局のところ再リースと買い替えはどちらが得なのか?」を3つの基準をお伝えして締めくくろう。

性能的なメリットはどれほどあるか?

まず、買い替えた場合は確実に性能が上がる。これは間違いない。

問題は、あなたの利用状況を踏まえ、「必要な機能があるか?」もしくは「業務効率が良くなるか?」ということをしっかり考えよう。

意外と「あれば便利」は今後「無いと不便」に変わることもあるので、オフィスを進化させるには良いきっかけになると思う。

販売店、保守業者の評価はどうか?

次に、現在の保守業者や販売店自体の評価だ。

これは新しい業者の評価は契約時にはイマイチ判断できないが、既存の業者に満足しているかを判断にしたら良い。

単純な話、今までの業者と付き合い続けて自分にメリットがあるかを考えるのが良いだろう。

トータルコストはどれくらい変わるか?

最後に最も重要なコストの話だ。

まず再三ご説明してきたが、再リースの場合はリース料金つまり、本体代金は超低価格になる反面、カウンター料金は据え置きそのままになる。

大体5年再リースすることを考えると、
「再リース5年分(今の月額リース料×6回分)+カウンター料金60回分」で再リースの総コストが算出できる。

その金額と比較するのが、買い替えで5年使った時の費用、
「新リース料金5年分+新しいカウンター料金60回分」を比較しよう。

ほとんどの場合再リースの方が安くなるので、上記2点の基準と比較したうえで、その価値に見合うかどうかで判断しよう。

リースのメリット・デメリットのおさらい

再リースではなく、リース自体についてのメリット・デメリットもこの機会にご説明しよう。


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