ここ数年で一気に普及したシェアオフィスは、働き方改革（テレワーク）や、コロナウイルスの影響によるリモートワークによって、利用率がますます高まっているのじゃ。
呼び名こそ違うが、レンタルオフィス・コワーキングスペース・サテライトオフィス・フレキシブルオフィスなども同様に新規オープンが絶えない状況じゃ。
今回は、そんな需要の高まるシェアオフィスにおいて、重要な設備のひとつとなる「コピー複合機」の選び方を運営側の目線からお伝えするので参考にしていただければ幸いじゃ。
目次
シェアオフィスに適したコピー複合機の選び方３つのポイント
A3対応の業務用複合機であれば、必要最低限の機能として「カラーコピー・ＦＡＸ・ネットワークプリント・スキャナ・両面印刷機能」が標準搭載されているため、通常利用の範囲内であればどれを選んでもあまり大きな差はない。
しかし、シェアオフィスではさまざまな業種の利用が考えられるため、コピー複合機を導入する際は、以下の３つのポイントに注目して選ぶのが重要じゃ。
- スペック（印刷スピードと耐久性）
- アフターサービス体制
- シェアオフィス運用に必要な機能・オプション
一つずつ詳しくご説明していこう。
適正な印刷スピードや耐久性の基準を把握しよう
まずコピー複合機の本体価格に大きく影響する印刷スピードについてじゃが、適正な印刷スピードや耐久性のコピー複合機を選ぶ基準は、実際の利用環境によって大きく左右される。そのため、まずは利用環境の把握が重要になるのじゃ。
基本的には「利用人数×１人あたりの想定枚数×稼働日」が毎月の印刷枚数となるから、可能であれば、市場調査の上、おおよその利用枚数を把握しておくとよい。
実際のところの落としどころはで、2,000～3,000枚/月ほどの印刷量までは快適に使える「毎分26枚/A4」ほどの印刷スピードを基準に選んでおけば必要要件は満たすケースがほとんどじゃ。
利用者が安定して快適に利用できる環境を整えておくことは重要だが、必要以上のハイスペックモデルを選んでしまっても無駄に高い買い物となってしまうこともあるので注意しよう。
アフターサービス体制を確認しよう
万が一のトラブル発生時に、迅速に対応してくれるかも重要なポイントじゃ。
業務用Ａ３複合機の場合は、アフターのメンテナンス契約として「カウンター保守契約」が一般的。まずはこの保守契約がついているのか、プランを確認しよう。
実際の対応については、メーカーでの対応や、メーカー認定を受けている販売店エンジニアでの対応・委託している保守業者での対応など様々だが、重要なのは「だれが対応するか」ではなく「どこまで・どのくらいの時間で対応してくれるか」じゃ。
カウンター保守契約についての概要や仕組み・含まれるもの、即日対応できるのか、実際どのくらいの顧客をアフターサービスしているのかなど、具体的に聞いてみるとよい。
このあたりを濁すことなく明確に提示している会社ならば、アフター面にも重きを置いて総合的な目線から複合機を選定してくれるので安心できるじゃろう。
シェアオフィス運営に必要な機能・オプションを確認しよう
３つめの確認すべきポイントとして、シェアオフィスの運用に必要な機能というものがあるので、これらが備わっているかを確認しよう。
必要な機能その１：対応OSの確認
業務用複合機はメーカーや機種を問わず、ほぼすべてのモデルがWindowsOSを標準対応としており、MacOSはオプションという考え方じゃ。
シェアオフィス利用者の中には、MacbookなどのMacOSを利用する者も多いため、MacOSのパソコンに対応できる複合機を選ぶとよい。
WindowsOS・MacOSのパソコンどちらにも対応しているかという点を注意しよう。
必要な機能その２：USB・クラウド連携機能
シェアオフィスでは、コピー・プリンターが使われる以外にも、スキャナの利用がある。
スキャナを利用する場合、通常はパソコンのセットアップが必要だが、USBメモリを直接コピー複合機に差すことでデータを保存できるのじゃ。このUSBメモリの機能は、標準装備されているものとオプションになっているものがあるので、必ずついているかを確認しよう。
また、利用者が使っているクラウドサービスへ直接データを保存することもできる。対応しているクラウドサービスの種類はメーカー・機種により異なるのでこの部分も確認しておこう。
必要な機能その３：コピー複合機の課金制度
シェアオフィスではコピー複合機の印刷自体に利用制限をかけ、課金することで使えるようにするスタンスが基本的な運用方法になる。
その課金制度を実現するためにコピー複合機にオプションを取り付けるのじゃが、これは主に二通りの方法がある。シェアオフィスの運用方針にも関わる部分なので必ず目を通しておいていただきたい。
コインベンダー
まず一つ目は、コインベンダーというオプション装置を取り付ける方法じゃ。
コンビニのように直接コピー機に現金を投入することで印刷ができるようになる装置のことを「コインベンダー」といい、ほとんどのコピー複合機にオプションで搭載できる。
このオプションが適しているのは、運営スタッフが常駐している場合で、ドロップイン（一時利用）のユーザーが気軽に利用できるような環境を構築する場合におすすめじゃ。
コインベンダーオプションについては『ドロップイン型のシェアオフィスに設置する複合機にコインベンダーがおすすめなのはなぜですか？』で詳しくご説明しているので参考にしていただきたい。
ICカード
続いて二つ目は、ICカード連携用のオプションを取り付ける方法じゃ。
専用のICカードを発行し、そのカードをかざすことでコピー複合機が使えるようになるものじゃ。
このオプションが適しているのは、運営スタッフが常駐していないシェアオフィスで、月額会員制の仕組みを採用している場合じゃ。
ICカード連携機能を使えば、誰が何枚印刷したかのデータ集計が簡単にできるので、毎月の請求額に複合機の利用料を合算して請求ができるので、スマートな運用が可能じゃ。
ICカードオプションについては『会員制シェアオフィス用の複合機にICカードをつけることはできますか？』で詳しくご説明しているので参考にしていただきたい。
以上、この二つの方法がシェアオフィスに欠かせない課金制度を構築するためのオプションじゃ。運営方針にあったものを選ぼう。
シェアオフィスに最適な複合機３選
富士フイルム／FUJIFILM【Apeos C2570PFS】
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このモデルの最大の魅力は、なんといっても高品質と安定したアフターサポート面！
安定した性能と高品質から、運営側・利用者側が満足できるモデルなのじゃ。
Windows・MacOSどちらにも対応しており、クライアントを持つ方でも安心してプリントできる高画質を搭載しているぞ。
機械の耐久性にも優れていて、安心して利用できるモデルといえるじゃろう。このシリーズは、印刷速度が毎分25枚～毎分70枚まで幅広いラインナップがあるから、毎月のご利用枚数に応じて最適なスペックでのご案内が可能じゃぞ。
ICカード連携など、将来的な拡張性も持たせるのであれば、こちらのApeosシリーズをおすすめする。
富士フイルム／FUJIFILM【ApeosPort C2360PFS】
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10人未満の小規模シェアオフィスであれば、この格安モデルがおすすめ。
印刷速度が毎分23枚で、毎月2,000枚未満までの利用に最適なスペックじゃ。格安モデルながら、Windows・MacOSどちらにも対応していて、標準で無線機能も搭載しているぞ。富士フイルムならではの高性能といえる。将来的に利用枚数が増加傾向となった場合は、増設を考えるという手段であれば、このApeosPortシリーズがおすすめじゃぞ。
シャープ／SHARP【MX-2661】
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必要最低限の機能があればよい、とにかく導入コストをおさえたいなら、こちらのモデルがおすすめじゃ。
デザイン業やクライアントを持つ利用者が求める画質には満たないが、一般的なモノクロ文書であれば問題なく利用できるぞ。わかりやすいメニュー画面とシンプルな操作性で、老若男女が直感的に操作ができる点も魅力じゃ。
シェアオフィスに最適な複合機の選び方まとめ
以下の３つのポイントをおさえて複合機を選ぶことで、運営側とシェアオフィス利用者のどちらも満足できる複合機が導入できるじゃろう。
- スペック（印刷スピードと耐久性）
- アフターサービス体制
- シェアオフィス運用に必要な機能・オプション
ＯＡランドには多数のシェアオフィスへの導入実績があるから、選び方のほか、具体的な運用方法や便利機能を紹介することも可能じゃ。これからシェアオフィスへの複合機導入をご検討されている方は、ぜひ『無料相談窓口』から相談いただければ幸いじゃ。
