コピー機・複合機のスポット保守契約とは何ですか？

スポット保守契約とは、業務用コピー機を不具合が起きた都度、有償で修理する『保守契約』のひとつのことじゃ。中古コピー機でしか適用されないため、一般的にはあまり耳にしない形態なので、よく分からないという人も多い。

しかし、スポット契約とは表現されているが、実際は業者との保守契約を結ぶことなく、故障したら修理を依頼するものじゃ。いわゆる、普通の修理と変わらないことが前提となっているんじゃ。

今回は、スポット保守契約の仕組みや具体的な支払い例を交えてどういう仕組みになっているのかを詳しくご説明しよう。

そもそもの保守契約については『保守契約とは何ですか？コピー機導入時には加入しなければいけませんか？』を確認してみよう。

スポット保守契約でも導入できる中古コピー機・中古複合機

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そもそも保守契約とは？

スポット契約を説明する前に、そもそも保守契約が何であるかをみていこう。保守契約とは、コピー機の定期的なメンテナンスや急なトラブル時に修理をしてくれるサービスじゃ。

一般的に、コピー機の導入と同時に業者と契約を交わすことになる。特にオフィスに設置するコピー機の修理頻度は多く、保守契約に加入していないと高額な修理費用が実費になる可能性があるのじゃ。

スポット保守契約の概要

スポット保守契約の大きな特徴は、継続的に支払う費用は消耗品の実費だけで、他の保守契約のような継続的な費用がかからないことじゃ。

下記の表に情報をまとめたので参考にしてほしい。

【スポット保守契約の特徴】

• トナーなどの消耗品はすべて実費負担。
• コピー機故障時は修理業者に自分で修理依頼を出す。
• 修理費用は作業代・パーツ代すべて実費負担でその場支払い。
• 契約などが存在しないため自由に使える。

【備考・諸注意】

• 主に中古品のみ適用されるが対象は少ない。
• 修理費用や消耗品代はメーカー、機種により大きく変わる。
• 修理費用は修理後でないと分からないことが多い。

このように、全て実費となるため無駄な支払いは必要ないため、一見すると安上がりに見えるが実はそうでもない。修理時の費用感が見えず、思わぬ出費が発生する場合もある。

場合によっては中古コピー機を買い替えた方が安いほどの費用がかかる場合もあるため、長い間使うというよりも「とりあえず壊れるまで使えればOK」といった時に導入しやすい保守契約形態となっている。

スポット保守料金のメリット・デメリット

一長一短が極端なスポット保守契約だが、実際にどれくらいの費用がかかるのか例を出そう。

●印刷に黒い筋が出てしまって重要な部分が見えない。
⇒修理を頼んだら、感光体ドラムに異常があるため交換とのこと。合わせて予備トナーも4本購入した。

実費による修理をした場合

• 出張費：18,000円/一回
• 作業費：6,000円/30分
• ドラム代：50,000円/本
• トナー代：15,000円/本　×　4本
• 合計：134,000円

メーカーや機種により異なるが、これくらいの費用がかかることもある。

特にトナー代は意外と高く、さらにカラーコピー機だと4本のトナーが入っているのて、ランニングコストは通常のカウンター料金よりも倍以上高くなることもある。十分に注意してほしい。

スポット保守契約で損をしないためには

こうやって見るとデメリットが目立つが、「毎月かかる固定の費用が無い」というメリットはそれらのデメリットを一掃するほどの効果が出るケースもある。

最後に、どういう時にこのスポット保守契約を選択すればいいのかをご紹介しよう。

【こんな時はスポット保守契約を選ぼう】

• 短期間しか使わず、中古コピー機を導入する場合
• 故障の都度、買い換える場合
• 極端に利用頻度が少なく、中古コピー機を導入する場合
• 中古コピー機で、カウンター保守対応エリア外だった場合

基本的に加入できるのは中古コピー機だけじゃ。

中古コピー機を購入する場合は、基本的に保守契約への加入を推奨しているが、例外として、短期間しか使わない場合や極端に利用頻度が少ない（月に一度も使わないこともある）場合は、固定費用がかからないスポット保守契約の方が低コストで収まる場合がある。

【短期間の場合】

例えば数ヶ月程度しか利用しない場合、その間にコピー機に致命的なエラーが起きることは確率的に少ない。（ただし絶対ではないのでご理解いただきたい）この場合、修理を一度も呼ぶことなく使い終わることもあるので、スポット保守契約でも十分といえる。若干、賭けに近い要素ではあるが。

【費用頻度が少ない場合】

コピー機はある程度定期的に動かさないと画質が劣化したり、部品がうまく動かなくなってしまうことがあるが、それでも毎月固定の費用を支払い続けるよりも、一度か二度程度のスポット修理の方が安上がりになることがある。

【保守対応エリア外だった場合】

これは販売店にもよるが、カウンター保守契約が適用できない場合はスポット保守契約を勧められることがある。この場合は販売店経由では修理サービスを受けることができないケースがほとんどなので、メーカーに直接依頼したり、近隣で修理できる業者を自分で探す必要がある。スポット保守契約しか選択肢がない状況なので、面倒な場合は違うコピー機で検討した方が無難ともいえる。

このように、一部の使い方によってはスポット保守契約のメリットが活かせるので、ぜひ使い方なども含めて『無料相談窓口』で相談してみてほしいのじゃ。

スポット保守以外の契約は？

スポット保守以外にも、以下の3つの保守契約の形態があるぞ。それぞれをご説明していくのじゃ。

カウンター保守契約

カウンター保守契約とは、数あるコピー機の保守契約でもっとも一般的な契約になる。
リース料の他に、毎月の印刷枚数に応じて使用料金がかかる仕組みじゃ。その代わり、カウンター保守契約に加入していると修理費用やトナー代が無料になるぞ。

契約期間や使用料に関してはさまざまなプランがあるため、しっかりと確認してみるのじゃ。
カウンター保守契約の注意点は、解約はできるが再契約は基本的にできない。解約はしっかりと検討しておく必要があるぞ。
カウンター料金に関しては最初の契約をすると、途中でプラン変更ができないことも注意しておこう。印刷枚数が少ない場合、逆に大量の印刷をしてしまった場合は思わぬ費用がかかる可能性があるので、理解しておきたい。

カウンター保守契約については、以下の記事も読んでおこう。
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キットトナー保守契約

キットトナー保守契約とは、専用のトナーを使っている期間のみ修理費が無料になる契約じゃ。機種にもよるが、1本あたり3～7万円のトナー代金となり、その費用に修理費が含まれている。

契約期間は5年間、もしくはトナー残量がなくなるまでじゃ。トナーを消耗してから新たに購入しないと自動的に解約扱いになるため、契約更新手続きなどの手間が不要である。

注意点としては、キットトナー契約ができるのは基本的にモノクロ機種に限られている。また、トナー1本あたりの価格も高額であり、1枚当たりの印刷単価も割高じゃ。

この契約形態は、どちらかというと個人事業主やSOHO、小規模事業者など印刷枚数が比較的少ない事業者向けに設定されているぞ。

キットトナー契約については、以下の記事も読んでおこう。
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年間保守契約

年間保守契約とは、メーカーと直接契約を結ぶことになる。トナーは実費負担となり、基本的に修理費が無料になる契約じゃ。製品の購入時には保守契約が1年間無償でつくのも特徴となる。

契約は最大5年間の自動更新も可能であり、支払いは契約更新時のみ発生する。契約更新の申請をしないと解約扱いとなるから注意が必要じゃ。
解約後の修理費は有償となり、特に純正品以外のトナーを使用していると修理サポートの対象外となることがあるぞ。

また、メーカーとの保守契約を結ぶため、どこで機種を購入してもアフターサービスに変わりがない。

年間保守契約については、以下の記事も読んでおこう。
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スポット保守契約にも対応中！

コピー機の保守契約には、さまざまな契約形態がある。OAランドでは、スポット契約でも導入できる中古コピー機や複合機をご用意しているのじゃ。ぜひ、気軽に相談してほしい。