ふ～む。そうじゃのう・・・。よく使われる方法としては、紙媒体のものを電子化する「ペーパーレス化」という方法があるのう。
大きな事例じゃが、会社全体でペーパーレス化に取り組んで、年間4億円の削減に成功した企業もあるからくらいじゃ。
最近はECOの観点で環境にも優しいし、積極的にペーパーレス化に取り組んでいる企業増えているのう。
具体的には、例えばスキャナーなどを使ってPDF化してしまい、パソコンやクラウドに保存しておく方法が一番多いかのう。
更にスキャン時に、文書にOCR（文字認識）を掛けて、後で検索出来るような形で保存することも、オプションで出来るのう。
データにした後に、取り出して確認が必要な時でも、この機能があればすぐに検索が出来るわけじゃ。
OCRとはより具体的に、光学式文字読取装置のことを言うのう。
一見わかりづらいが、紙文書を取り込む時に、画像として取り込むのではなく、
前もって記憶されたパターンの中から、1つずつ文字を特定して、文字データを入力してくれる装置の総称のことじゃ。
更に言葉を変えるとのう・・・
紙文書をワードなどのデータに取り込みたいとき、一旦このOCRを掛けた文章をスキャンデータとして取り込む。
その後、殆どの文字がデータ化された状態でコピー＆ペーストするような使い方が出来るということなんじゃ。
PC内のデータからPDFを作成することが殆どかと思うが、OCR機能をオプションとして取り付ければ、紙文書からデータが作成できるというわけなんじゃ。
但し、各メーカーによって、OCRの方式は大きく異なっておる。
ソフトウェアでの対応、複合機本体にOCRキットを取り付けるものなどその種類は多彩にあるのう。
そして複合機メーカーではないソフトウェア会社から、独自に開発されたOCRソフトを導入しているお客様もいらっしゃるのう。
複合機の機能として導入している場合は、あまり気にする必要はないが、
OCRソフトの導入を検討しているのであれば、PCのスペックが大きくパフォーマンスに影響をしてくるわい。
PCのスペック、ソフトが対応しているか否かも含めて、事前に確認しておくと良いぞ。
また、ソフトウェアの種類によっては、メーカーから無料のソフトウェアサンプルを手に入れられるので、事前にどのような挙動をして、処理にどれだけ時間がかかるのかが判別出来るんじゃ。
OAランドのアドバイザーに無料サンプルがあれば欲しい旨を伝えてほしいのう。
最後に、紙で慣れてる企業が、急にペーパーレス化すると、労力が逆にかかることもあるのでな、そういったアドバイスや運用について無料相談窓口で相談するとよいかのう。
担当のアドバイザーが、スマートな運用方法を提案すると思うぞい。
