近年、都心を中心にシェアオフィスが急増している。コロナ禍や働き方改革によってオフィスへの価値観や働き方への意識が大きく変わろうとしている今、シェアオフィスへの需要はさらに拡大していくことが予想されるじゃろう。
シェアオフィスに適したコピー複合機の選び方については『シェアオフィスに導入するコピー複合機はどのように選べば良いですか？』でお話しているが、今回は会員制シェアオフィスに適したICカードオプションを搭載した「ICカード式複合機」について詳しくご説明しよう。
「ICカード式複合機」とは？
「ICカード式複合機」とは、簡単にいうと利用時にICカードによる認証が必要な複合機のことで、ICカードにあらかじめ情報を登録している者しか複合機を使うことができないというシステムをオプションを搭載した複合機じゃ。
利用履歴がICカードに記録されるから、誰がなにをどれだけ印刷したか一目瞭然となるため、利用者がある程度固定化されるような会員制のシェアオフィスでICカード式複合機を導入されているケースが多い。
ICカード認証システムは、複合機のオプション機能のひとつで、新品のコピー複合機であれば機種を問わず取付けができる。ディスプレイの横に設置するだけの簡単に取り付けることができ、かなりコンパクトで場所をとらない。
導入後は専用のICカードを利用者に発行するだけですぐ使えるようになる。
利用者側は、付与されたICカードをかざすだけでコピーやプリントができるようになる。いちいち料金を支払う手間も省けるから、非常に使いやすいシステムといえるじゃろう。
会員制シェアオフィスにこそオススメしたいICカード式複合機
前章ではICカード式複合機の特徴をまとめたが、次はICカード式複合機がどのような環境に適しているか、またメリットだけではなくデメリットまで包み隠さず解説していくぞ。
ICカード式複合機のメリットは、なんといっても集金面での管理がラクなことじゃ。会員制のシェアオフィスであれば、利用者の会員情報とICカードを紐づけしておくことで、誰がどれだけ利用したかがわかるから、会員料金に利用分を上乗せしてまとめて請求することができる。
またコインベンダー式とは違って、釣銭などの管理が不要という点も、運営側の手間を減らせるメリットの一つじゃ。
デメリットとしては、新規の会員が増える都度、ICカードに登録設定を行わなければならない。単純に100人会員がいれば、100枚分の情報を登録しなければいけないことになる。それに退会や登録情報を変更する際にも再度設定作業が必要なので、運営側からするとこの会員設定に手間がかかる。
ドロップイン制のシェアオフィスに最適なコインベンダーオプションについては『ドロップイン型のシェアオフィスに設置する複合機にコインベンダーがおすすめなのはなぜですか？』を参考にしていただければ幸いじゃ。
シェアオフィスとICカード式複合機の運用ポイントまとめ
最後に、重要なポイントをまとめよう。
- 複合機を利用時にICカードによる認証が必要
- 利用状況がICカードに記録されることから金銭面の管理がラクで、会員制のシェアオフィスと相性◎
- ただし新規登録、登録情報の変更にはやや手間がかかる
この３つのポイントを踏まえて、シェアオフィスに導入すべきかを検討してみてほしい。
まだコピー複合機の種類が決まっていない人は『シェアオフィスに導入するコピー複合機はどのように選べば良いですか？』を参考にしよう。
ＯＡランドには多数のシェアオフィスへの導入実績があり、選び方のほか、具体的な運用方法や便利機能もご紹介できるのでぜひ『無料相談窓口』からご相談いただければ幸いじゃ。
