近年、企業のオフィス内においてDX化への取り組みが必要となってきておる。
いわゆる、レガシーシステムという古くから使われているシステムは、今後のビジネスにうまく対応できないとされており、「2025年の崖」問題として多くの企業にDX化が迫られているのじゃ。
また、新型コロナウイルス感染症や働き方改革への対応から、テレワークを導入する企業も増えており、これもDX化が必要とされる要因のひとつとなっておる。
このように、さまざまな要因からDX化が叫ばれておるが、実際にどのように着手しているじゃろうか。オフィスのDX化においては、コピー機や複合機の活用も有効じゃ。コピー機や複合機を活用して文書をスキャン、電子化することもDX化のひとつである。
そこでDX化に向けた取り組みとして、コピー機や複合機の導入を検討している企業もあるじゃろう。この記事では、オフィスのDX化に役立つおすすめの機種を紹介していく。
今後のDX化の取り組みのひとつとして、ぜひ、参考にして欲しい。
＜おすすめ＞DXを推進できるコピー機・複合機4選
DXを推進できるコピー機や複合機として4機種を紹介するぞ。それぞれの特徴を紹介するので、今後のDX化に以下の機種の導入を参考にしてみてほしい。
BP-40C26
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BP-40C26はSHARP（シャープ）がリリースしている複合機じゃ。スキャン機能やスマートフォンなどのモバイル端末との連携などDX化できる機能が備わっている。スキャン機能では、自動設定により文書の解像度や原稿の天地判断、白紙飛ばしなどが自動的に行われる。
手動による設定をすることがないため、業務効率化につながるじゃろう。ただし、自動設定の一部の機能はオプションの拡張キットが必要な場合があるため、注意が必要じゃ。
それから、スマートフォンやタブレットと連携すると、モバイル端末から各種設定ができる。スキャンした文書をモバイル端末で取り込んだり、印刷指示を出したりできるぞ。
NFCにかざす、またはQRコードの読み取りで、モバイル端末と簡単に連携できる点も魅力じゃ。ほかにも、GmailやGoogle Drive、OneDrive、Dropboxなど、既存のクラウドサービスとの連携ができる。
すでにそれらのサービスを活用しているならば、機種の導入もスムーズじゃろう。また、複数台を導入すると、どれかを親機に見立ててサーバーのように活用することもできる。作業ができる機器からプリントするなど、印刷待ちをしなくても良くなるぞ。
名刺スキャンやOCRなどさまざまなオプションが用意されているため、自社の方針に応じて付け加えることができる。
Apeos C2360PFS-4T
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Apeos C2360PFS-4Tは、富士フイルムがリリースしている複合機じゃ。スキャン機能に優れており、紙文書だけではなくUSBメモリー内の書類を直接読み取ることができるぞ。
もちろん、USBメモリー内の文書を直接プリントアウトすることも可能じゃ。スキャンしたデータは、PCに保存したりメール送信したりできる。URL送信もできるため、さまざまな方法でデータを取得できるぞ。
また、スマートフォンとの連携も可能であり、スマートフォンにて事前設定をしたうえで、プリントアウトやスキャンが可能じゃ。そのため、機器の前にきて操作をしたり、画面操作に戸惑ったりすることもないじゃろう。
設定をしておけば、機器にスマートフォンをかざすだけで機器の作動が開始するぞ。スキャンしたデータをスマートフォンで確認することもできて、テレワークなどにも対応可能だ。
クラウドサービスは独自のものとの連携、もしくはGoogle Drive、OneDriveなどの既存のサービスとも連携できる。会計ソフトとも連携できるため、経費計上もスムーズに行えるじゃろう。
セキュリティ対策にも注力できており、オンラインやクラウドを活用する際も安心できる機種じゃ。
imageRUNNER ADVANCE DX
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imageRUNNER ADVANCE DXは、Canon（キヤノン）からリリースされている複合機じゃ。クラウドサービスとの連携により便利な印刷やスキャンを実現している。ほかの機器と同様でGoogle DriveやDropboxなどのサービスとの連携が可能じゃ。
無償で利用できる独自のシステム「uniFLOW Online」を使うと、各種クラウドサービスと連携が可能になる。オプションサービスと組み合わせると、複合機で受信したファックスを各種クラウドサービスに転送することができるぞ。
集計レポートを参考にすれば、機器の利用状況を確認できて無駄を排除した使い方も可能じゃ。複数台を導入すればジョブ中以外の機器でプリントできるなど、業務効率化も期待できるじゃろう。
スマートフォンやタブレットとも連携が可能であり、モバイル端末からの印刷も可能じゃぞ。交通系ICカードを機器のリーダーにかざすと、交通機関の利用履歴を読み取ることができて、交通費の申請業務の簡素化につながる。
クラウドストレージ、ビデオ会議システムなどCanonが提供する各種サービスを併用することで、オフィスのDX化やテレワークが加速するじゃろう。
imagio MP C2802
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imagio MP C2802は、RICOH（リコー）からリリースされている複合機じゃ。ネットワークプリンター、ネットワークスキャナ、インターネットFAX、USBプリントなどオフィスのDX化に必要な機能が備わっている。
スキャナ機能に関しては、PCへの保存や複数のPCネットワークへの送信、USBメモリーやSDカードなどへ保存することが可能じゃ。
スキャンは簡単にPDF化する設定や長期間保存用、サイズを統一した読み取りなど好みに応じてモードを選べる。ファイル分割やデジタル署名といった設定もできるため、用途別に使い分けるのもいいじゃろう。
なお、機器はホーム画面のアイコンをタッチするだけでスムーズなジョブ選択が可能じゃ。よく使う機能であればホーム画面に追加しておくことで、設定の手間がなくなり業務効率化につながるぞ。
省エネや環境性能に重点をおいている機器であるため、中長期的な視点で使用してもいいじゃろう。
コピー機・複合機の選び方ポイント
これからコピー機や複合機を選ぶときは、DXを推進する機能を搭載していることは前提となる。そのほかで重視するポイントを以下で紹介する。
月間印刷枚数を確認する
コピー機や複合機はリース契約することが多く、月間枚数に応じて利用料金が決まることがある。そのため、これからコピー機や複合機の導入を検討しているならば、月間の印刷枚数の確認が必要じゃ。
コピー機や複合機は1分間に印刷できる速度で価格を判断することができる。基本的に印刷する速度が速ければ高額な機種となり、印刷速度が遅ければ安価な機種となる。
大量に印刷するにも関わらず印刷速度が遅い機種を選べば、業務が非効率となるじゃろう。逆に印刷枚数が少ない場合に高額な印刷機を選べば、出費が多くなるわけじゃ。
気をつけたいのは高額なリース料を支払っていても、相場がそれくらいと判断してしまうことじゃ。それを避けるために、月々の印刷枚数に応じた機種を選ぶことが大事になる。
月間の印刷枚数とおすすめの印刷速度は以下を参考にしてほしい。
| 月間印刷枚数 | 500～3000枚 | 3000～5000枚 | 5000～10000枚 | 10000枚～ |
|---|---|---|---|---|
| 印刷速度（1分あたり） | 20～25枚 | 25～35枚 | 35～45枚 | 45枚～ |
以上を参考にコピー機や複合機を選んでほしいが、仮に初めての機器の導入であれば月間500枚を基準にしてみるといいじゃろう。月間の印刷枚数が500枚未満であれば、家庭用のプリンターであっても十分と考えられるぞ。
使用目的を明確にする
コピー機や複合機を選ぶときは、使用用途を明確にすることも大事じゃ。特に複合機であれば、プリント以外にもファックス送信やスキャナ、データ転送などさまざまな機能が搭載されている。
たとえば、モノクロ印刷しかしないにも関わらずいくつもの機能を搭載する機種を導入すると、費用が割高になる。一方で複合機ならいろんなことができるだろうと考えて導入した機器に、欲しかった機能がない場合も考えられる。
よって、資料印刷、文書印刷、写真印刷などどのような機能が必要なのか、機器を導入する前にしっかりと検討することが大事なのじゃ。
サイズを確認する
オフィスで使用する文書のサイズはA4サイズが多いと思うが、場合によってA3サイズを多用することもあるじゃろう。そのような用紙サイズに対応できるコピー機や複合機を選ぶこともポイントになるぞ。
紙文書による請求書を取引先に大量に送付するのであれば、封筒や葉書の印刷に対応できる機種も検討すべきじゃな。これも機器を導入してから使用する用紙サイズに対応できないとなってしまうことがないようにしよう。
企業・オフィスでDX化を推進するメリット
はじめに、企業やオフィスでDX化を推進するメリットを3つご紹介する。これから取り上げるメリットをしっかりと理解してDX化に取り組んで欲しい。
業務効率の改善
DX化に取り組むと業務効率の改善が図れるぞ。コピー機や複合機の活用でいうならば、紙の文書をスキャンして保存することでペーパーレス化ができる。ペーパーレス化が実現できると、これまで紙文書をファイリングして書庫などに保管していた手間やスペースコストの削減が可能じゃ。
書類を探す場合も紙文書ならば、ファイリングされたなかから探す必要があった。しかし、電子化できればクラウド上などに保存できるため、検索するとすぐに探し出すことができるぞ。
特にクラウドサービスと連携してデータ保存すれば、インターネット環境下でどこからでもアクセスが可能じゃ。出先で資料が必要となってもすぐに確認できるぞ。スマートフォンなどのモバイル端末と連携できるコピー機や複合機であれば、業務効率化も急速に進むじゃろう。
また、オフィスのDX化が進めば、市場の変化や消費者の行動の変化に柔軟に対応できるようになる。多くの消費者はスマートフォンなどの最先端のデジタル機器を使う世の中になっており、企業としてもデジタル技術を導入した対応が迫られているのじゃ。
ビジネスモデルそのものを変革させることもDX化と考えておこう。
コスト削減
オフィスのDX化をすることで、これまでよりもコストを削減することが可能じゃ。先の例を引き続き取り上げると、コピー機や複合機によって紙文書を電子化しただけでもさまざまなコストが削減できる。
用紙代、インク代はもとより、ファイル代、書棚代、そしてスペースコストなど多くのコスト削減につながる。また、紙文書を探す際に、時間や人員をかけたことはないじゃろうか。
そこにも人件費や時間的なコストがかかっているわけじゃ。オフィスのDX化が進めば、そのようなコストの削減にもつながる。
また、いわゆるレガシーシステムといって古くから使われているシステムは、維持にも費用がかかる。さらに時代に応じたビジネスに対応できなくなるため、多くの損害を出しかねない。
これが2025年の崖といわれる課題じゃ。それを解消するにはオフィスのDX化を進めてコスト削減や業務効率化を進めることが大事になる。削減できたコストは人材教育などに充てるなど有効に使うことができるぞ。
テレワークが導入しやすくなる
オフィスのDX化が進むとテレワークの導入がしやすくなる。何度も触れておるが、紙文書の電子化、さらにクラウドサービスを使ったデータ保存をすると、書類の閲覧が簡単になるわけじゃ。
コピー機や複合機の活用に加えて、コラボレーションツール、プロジェクト管理ツール、経理や会計システムなども導入や連携を行うと、DX化が進む。そのようなオンラインやクラウドサービスを導入していくことで、テレワークも導入しやすくなるわけじゃな。
新型コロナウイルス感染対策、働き方改革の推進を進めるならば、オフィスのDX化は不可欠といえるじゃろう。
まとめ
オフィスのDX化を進めるにあたり、コピー機や複合機の入れ替えや新規導入は有効じゃ。コピー機や複合機の導入によりDX化を進めると、業務効率化やコスト削減などのメリットがある。
しかし、機器を導入する際は事前に月間印刷枚数の確認や使用目的の明確化、サイズの確認が必要じゃ。本記事ではおすすめのコピー機や複合機を紹介したので、ぜひ参考にしてほしい。
また、OAランドではDX化に適するコピー機や複合機を取り扱っている。気になることがあれば気軽に相談してほしい。
