既存のシステムなどを刷新して、「DX化」を進めたいと検討している中小企業も増えている。しかし、IT投資やシステムの刷新と聞いて不快感を示す中小企業も少なくない。ところが、古いシステム、つまり「レガシーシステム」を使い続けることで大きな損失が出てしまうことも予測されていることはご存じじゃろうか。
そのため、中小企業においても、できるだけ早いDX化が必要となるわけじゃ。DXといわれると何やら難しく聞こえるが、実際は大企業よりも中小企業が導入しやすい側面もある。その一例が、コピー機や複合機のDX化じゃ。
この記事では、中小企業でもできるコピー機や複合機のDX化について、具体的な事例と方法を説明していく。これからDX化を進めていきたい中小企業は、ぜひ参考にしてほしい。
目次
＜中小企業でもできる！＞コピー機・複合機のDX化とは？
中小企業では、まずコピー機や複合機から刷新することがおすすめじゃ。
おすすめの理由としては、以下の理由などが挙げられるぞ。
- 手軽に行える
- 比較的低コストで行える
- ペーパーレス化により、オフィススペースを有効活用できる
まず、最もポイントとなるのが、手間なく低コストで実施できるという点じゃ。中小企業は、DX化において人的・金銭的リソースを十分に確保できないケースも多い。そんな場合でも、コピー機や複合機のDX化は、手間やコストをかけずに行えるのじゃ。
また、ペーパーレス化により紙書類が減るため、その分オフィススペースにも余裕ができる。大企業と違い、オフィスがコンパクトという中小企業も多いじゃ労から、この点もポイントとなるじゃろう。
では、コピー機や複合機のDX化とはどのようなものなのじゃろうか。
コピー機や複合機のDX化とは、クラウドサービスと連携できる機器を導入して、スキャンデータをクラウド上で管理することじゃ。これだけでコピー機や複合機のDX化は完了する。
最近では、複合機とデータを蓄積するサーバーが一体型の機種も展開されており、複合機を設置するスペースが確保できれば、最新式のIT環境を整えることが可能じゃ。また、Google DriveやOne Driveなど既存のクラウドサービスを活用している場合は、それらと連携できる機種に取り替えると管理がしやすいじゃろう。
なかには会計ソフトや経理ソフトと連携できる機種も登場しており、経費計上をクラウドやオンライン上で完結できる場合もあるぞ。このようにコピー機や複合機のDX化といっても機種により特徴が異なるため、自社で何を目的にDX化するのか検討することが重要じゃぞ。
「最新機種だから導入してみよう」「コストがかからないからこの機種にしよう」など、安易に導入機種を選んでしまうと、自社の業務課題を解決できない可能性があるわけじゃ。
- 「テレワークが増えてきて紙の文書をどこでも閲覧できるようにしたい」
- 「すでにクラウドサービスを使っているから連携できる機種がいい」
- 「すでに紙の文書が膨大にあるので、スキャンスピードを重視したい」
- 「クラウド上での保管は魅力的だけどセキュリティも心配だから、強固なセキュリティ対策をしているサービスを使いたい」
上記のように、コピー機や複合機に何を求めるかで機種選びも変わってくるぞ。現状の課題をしっかりと振り返ってみてほしい。
次では、中小企業のDX化におすすめの機種を2つご紹介するぞ。
＜中小企業のDX化におすすめ！＞おすすめ機種2選
ここでは、中小企業のDX化におすすめのコピー機や複合機として、2機種を取り上げる。それぞれの特徴を把握して、機種選びの参考にしてほしい。
BP-40C26
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BP-40C26は、SHARP（シャープ）から展開されている複合機じゃ。複合機であるため、文書などの印刷だけではなく、コピーやファックス、スキャンなどの機能がある。紙の文書の読み取りスピードは片面ならば1分間で80枚というハイスピードとなっておる。
すでに膨大な紙の文書を保管している場合であっても、スピーディーに電子化することができるぞ。スキャンに関しては、オプションの機能があるものの自動設定も可能じゃ。
解像度や文書の天地判断、白紙飛ばしなど自動的に設定ができる。
それからGmailやGoogle Drive、Dropboxなどのサービスと接続できるため、すでにそれらのサービスを利用している場合は導入しやすいじゃろう。
複数台を設置するならば、1台を親機に見立ててそこにデータを送信することで、ほかの機種から出力することもできる。印刷待ちをする必要もないため、業務効率化に適しているぞ。
この機種はスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末と接続もできて、スキャンしたデータを出先で確認することも可能じゃ。モバイル端末から取り込んだ文書や写真を印刷できる点もメリットじゃろう。
Apeos C2360PFS-4T
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Apeos C2360PFS-4Tは、富士フイルムから提供されている複合機じゃ。
ホーム画面のカスタマイズ、定型業務のワンタッチスタートで、業務効率化に貢献できる。定型的なスキャン業務であれば、あらかじめ設定する
とワンタッチでファイルを指定箇所に指定したファイル名で保存することが可能じゃ。
また、受信したファックスを指定したフォルダに蓄積して、確認後に必要なものだけを出力するペーパーレスファックスの受信もできるぞ。受発
注業務が多い場合は重宝する機能じゃろう。
無線環境を整えることで、スマートフォンが機器の操作パネルとして使える。複合機の前に立ってパネル操作に悩むことも少なくなるはずじゃ。
モバイル端末が使える環境で運用すれば、複合機で読み取ったデータをスマートフォンで確認したり、プリント指示を出したりすることもできるぞ。
この機種もGoogle DriveやDropboxなどのクラウドサービスと連携ができて、情報を一元化することが可能じゃ。経費管理ソフトとの連携もできる
ため、経費計上もオンラインで完結できるぞ。
コピー機・複合機をDX化するメリットは？
コピー機や複合機をDX化するメリットについて、改めて見ていこう。
まずは先にも説明したのじゃが、業務の効率化につながる。中小企業の限られた人員で最高のサービスを提供するには、いかに業務効率化を図るかがポイントじゃ。
たとえば、過去の書類を探すときに紙の文書だったらどうじゃろうか。収納されているファイルを探すために、書庫やキャビン内を隈なく探すことも考えられる。うまく整理されていれば、スムーズに見つけられるじゃろうが、ときにはなかなか見つからないこともある。
そうなれば何人もの人員が書類探しを手伝うことになって、本来の業務が進まず生産性も低下してしまう。
一方で、コピー機や複合機によって紙の文書をスキャン、その後、クラウド上に保存しておけば、検索をかけるだけですぐに見つかるのじゃ。これまで場合によって数時間もかかっていた文書探しが数秒で済むわけだ。
このような作業の効率化は、限られた人材しかいない中小企業にとって重要なことではなかろうか。ほかにも働き方の多様化に対応できる点も、コピー機や複合機をDX化するメリットとなっている。
コピー機や複合機のDX化のメリットについては、『DX化をコピー・複合機で実現するメリットとデメリットとは？』で詳しく解説しているぞ。ぜひ、読んでみてほしい。
中小企業におけるコピー機・複合機のDX化事例
中小企業におけるコピー機や複合機のDX化の事例として、ひとつ紹介したい。とある中小企業は、取引先との受発注業務のほとんどを紙でファックスしていたようじゃ。
そのため、業務が集中する時間帯になると複合機には順番待ちする社員が行列になっていたとのこと。これは無駄の多い業務フローも原因だったのじゃろう。
また、取引先の多くが紙による受発注しかできなかった点も問題となっていた。WEBでの受発注に対応している取引先もあったようじゃが、すべての取引先を電子化に統一してもらうわけにもいかず、相手に応じた方法で対応していたわけじゃな。
当時の業務としても、各社員がパソコンで書類を作成して印刷、ファックス機まで行って相手先への送信、送信したら先方に電話確認など、手間がかかる方法であったようじゃ。
この工程では、紙の使用量が膨大になり紛失リスクが生じる。ファックス送信も手入力のため入力ミスも考えられるわけじゃ。ファックスを送信しても担当者が不在であれば、送信確認もできず誤送信のリスクもある。
この状況で新たな複合機を導入したのじゃ。同時にクラウドサービスも契約して、紙と電子文書の一元管理を実現させた。これにより、各社員のパソコンで受発注作業ができるようになり、作業時間の大幅な短縮をすることができたとのこと。
また、この会社はこれまでメーカーが異なる複合機を複数台導入しており、DX化が完全にできない状況であった。そこでメーカーを統一することで、すべての複合機でペーパーレスによるファックス機能を運用することができている。
最近ではDXを推進する際に国や自治体が補助金を出すケースもある。この企業もIT導入補助金を活用してコピー機や複合機のDX化を進めた。これからDX化を進めるのであれば、補助金関係も確認しておくといいじゃろう。
DXについて
中小企業における、コピー機や複合機のDX化について色々見てきたわけじゃが、最後にそもそもDXとは何かという基本をまとめさせていただくぞ。
DXについて簡単に説明する。DXとは「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」のことじゃ。
デジタル技術を活用して企業がビジネスモデルを変革させることを意味する。デジタル技術は日々進化しており、そのなかでも企業が勝ち残っていけるように競争力を用いる意味合いもあるぞ。
具体的にはAIやIoTといった先端技術を存分に活用して、新たな付加価値を生み出せるように変革することと覚えておくといいじゃろう。
すでに日本では、インターネット上で銀行口座を開設して取引ができたり、映画やスポーツ観戦のチケットをオンラインで注文できたりする。これもDXの一例じゃ。我々の生活はスピーディーにDX化されているということになる。
中小企業こそDX化を推進すべき？
中小企業の中には、DXの推進に消極的な見方もあるじゃろう。しかし、中小企業だからこそ、DX化に取り組むほうがいいと考えられている。
理由としては、DX化による業務効率化が挙げられる。業務効率化が実現すれば、生産性の向上も期待できて売上や利益の向上につながるじゃろう。これは大企業においても同じであるが、中小企業の場合は特に人手不足が深刻化している。
また、人材コストを十分に割けない中小企業も多い。そのため、DX化によって業務効率化を図れば、限られた人員でも最大限のサービスを提供できるようになるじゃろう。
この業務効率化は、DX化によりこれまで業務を属人化していたものを体系的にまとめることができるようになる。結果として属人化を防ぐことにつながり、業務が効率的に行えるようになるわけじゃ。
それから、DX化によりAIやIoTを使ったシステムを活用することで、蓄積したデータからトラブルの予測を立てることが可能じゃ。それに応じて人員配置を行うなど、中小企業にとっては限られた人材を効果的に充当できる。
中小企業は長年にわたり同じシステムを使い続けている可能性が高い。レガシーシステムは維持費用も高くなりがちで、企業経営を圧迫しかねない。そこで新たなデジタル技術を導入することで、コスト削減にも効果が期待できる。
削減できたコストは人材育成など、ほかの事業展開に活用すれば企業としての価値も高まるじゃろう。
そして昨今、働き方改革を政府が推進しており、テレワークを中心として働き方の多様化も認められている。新型コロナウイルス感染症への対策からも、テレワークを導入する企業は増えている。
オフィスのDX化を進めることで、テレワークに対応することも可能であり、社員の多様な働き方にも適応することが可能じゃ。中小企業だからこそDX化を進めることが大切というのがわかってきたじゃろう。
まとめ
中小企業においてもDX化が求められており、その対応に頭を悩ませている企業も多いじゃろう。
何からDX化すればいいのか悩んでいたり、DXと聞いて多額の費用がかかると感じていたりする中小企業も少なくない。
まずはスモールスタートとして、コピー機や複合機のDX化がおすすめじゃ。コピー機や複合機をDX化することで業務効率化につながるなど、多くのメリットが生じるぞ。
OAランドではDXに対応しているコピー機や複合機の取り扱いをしている。これからオフィスのDX化を考えているならば、ぜひ相談してみてほしい。
