「DX」という言葉を聞くようになって久しいが、その意味をご存知じゃろうか？
デジタル技術が発達している近年において、これまでになかった新たな価値を生み出すことがDXじゃ。企業もオフィスでDX化を進めていると思うのじゃが、コピー機や複合機もDX化できておるか？
この記事では、コピー機や複合機をDX化するメリットやデメリットを中心に紹介していくぞ。ぜひ、今後のDX化の参考にしてほしい。
目次
コピー機・複合機をDX化するメリット・デメリット
コピー機や複合機をDX化するメリットとデメリットを詳しく見ていく。コピー機や複合機のDX化には、大きなメリットがあるが、覚えておきたいデメリットもあるぞ。
以下の内容をしっかりと把握しておいてほしい。
メリット
コピー機や複合機をDX化するメリットは、以下の3点じゃ。
業務効率の改善
コピー機や複合機のDX化のメリットで最も知られているのは、「業務効率化」じゃろう。先にも説明したが、これまでは紙に文書を印刷してファイリング。そして保管のためにスペースを確保していたわけじゃが、DX化することでクラウド上に書類を保存することが可能になった。
よって、文書の印刷やファイリングといった作業工程が不要になったのじゃ。そして、文書をクラウドに保存することで、必要な文書を簡単に検索して探し出すことも可能だ。これまで手間取っていた書類を探すことも非常に楽になるぞ。
作業時間の短縮や人為的なミスの軽減など、生産性を向上させられるのもコピー機や複合機のDX化のメリットじゃ。
企業の業務という観点でいうと、コピー機や複合機のDX化は事業継続計画（BCP）にもつながるぞ。事業継続計画とは、災害や急なシステム障害により危機的状況に陥ったときに、被害を最小限に抑えて業務を継続するための対策のことである。
既存の古いシステムでは有事の際に復旧ができず、業務に大きな影響を与える可能性もあるじゃろう。場合により企業存続も危ぶまれることもある。
そこで、コピー機や複合機のDX化が進んでいれば、大事なデータをクラウドに保存ができて、災害やシステム障害があっても業務に大きなダメージを与えずに済むわけじゃ。
オフィス外でも文書を確認できる
コピー機や複合機で紙の文書をスキャンしてクラウド上に保存しておけば、オフィス以外にいるときも文書が確認できる。前述したように、テレワークの導入が進んでいる中では、データの閲覧も場所を問わずにしたいところじゃ。
そこで、コピー機や複合機がDX化をしていれば、テレワークや出先での文書確認も簡単にできるぞ。特にクラウドサービスは、自社でサーバーを用意する必要がなくコストの負担も少ない。
そして、常に最新の状態にバージョンアップが行われるため、自社で大掛かりなメンテナンスを行う必要もないのじゃ。そのような意味においても、コピー機や複合機のDX化は大きなメリットといえるだろう。
コスト削減につながる
ここまでの内容からわかると思うのじゃが、コピー機や複合機のDX化はコスト削減にもつながっている。紙の文書を印刷すれば、用紙代やトナー（インク）代が必要となる。また、ファイリングのためのファイル代、書庫費用、スペースコストなども発生する。
コピー機や複合機のDX化によりクラウドサービスと連携させれば、それらのコストが削減できるわけじゃ。それから、人件費の削減も可能となる。これまでであれば、書類の管理にも人員を配置しないといけないため、人件費が必要であった。
しかし、コピー機や複合機をDX化してクラウド上に保存すれば、人件費も最低限に抑えることが可能じゃ。書類を探す際もクラウド上で検索することで、何人もの人員を注ぎ込む必要がない。時間的なコストも削減できるわけじゃな。
それから、先にも言ったがクラウドサービスの利用は自社でサーバーを用意するよりもコストがかからない。IT投資のリスクも軽減できるぞ。このようにコピー機や複合機のDX化はこれまでよりも大幅にコストを削減できるのじゃ。
デメリット
ここでは、コピー機や複合機のDX化のデメリットを説明する。コピー機や複合機のDX化を進める前にしっかりと確認してほしい。
セキュリティリスク
コピー機や複合機をDX化するときは、クラウドサービスを利用するにあたってのセキュリティ対策が重要じゃ。セキュリティ対策をしっかりと行っておかないと、データの改ざんや紛失が起こることもある。
また、顧客や社員の個人情報が流出する可能性も考えられる。個人情報が流出してしまうと、企業の信頼が一瞬にして失われてしまう。そのため、重要なファイルにアクセスできる社員を限定したり、業務以外に書類を利用しないなど、データの取り扱いについて細かなルールを策定することが大事じゃ。
加えてウイルス対策のソフトやファイアウォールの導入を予算に応じて検討してほしい。クラウドサービスを利用するうえで社員にセキュリティ教育をすることも大事となる。
情報の改ざんなどに備えるために、バックアップをしっかりと残すこともポイントじゃ。バックアップをとることは、システム障害が発生した際にも有効である。バックアップの作成、さらに何かあった際のマニュアル作成をしておけば、セキュリティ対策も万全にできるはずじゃ。
＜DXに対応！＞おすすめコピー機・複合機2選
DXに対応しているコピー機や複合機から、厳選して以下の2つの機種を紹介する。
BP-40C26
[drcopy_block_4]
BP-40C26はSHARP（シャープ）製のデジタル複合機である。機器にログインするときは、それぞれのユーザーに応じたアイコンをタッチするだけの簡単な操作となっておる。また、文書のスキャンでは自動設定を利用すると、解像度や現行の天地判断、白紙判断などを自動的に設定可能じゃ。
機器はスマートフォンやタブレットと連携することもできて、スキャンした文書をモバイル端末に取り込むこともできる。さらにモバイル端末から文書の印刷も可能だ。テレワークにおいて必要な文書を簡単に取り込んで仕事をすることができるじゃろう。
なお、サーバーレスのため、どの複合機からも出力ができるぞ。親機に印刷データを送信して保管しておけば、同じネットワークに設置された子機から印刷が可能となっている。大規模なオフィスであれば複数台導入して運用すると、作業効率も向上するはずじゃ。
ちなみに、片面スキャンは1分で80枚まで可能であり、既存の文書を読み取る作業もスピーディーに行えるぞ。オプションにはなるが、無線LANでさまざまな端末を手軽に接続したり、スキャンしてテキストデータをPDFやofficeファイルで編集したりできる。
さまざまな機能を活用することで、オフィスのDX化につながっていくじゃろう。
Apeos C2360PFS-4T
[drcopy_block_5]
Apeos C2360PFS-4Tは、富士フイルム製のデジタル複合機じゃ。コピーやファックス、スキャンといった基本的な操作は、スマートフォンで事前設定が可能となっている。
事前設定をすると、複合機の前でスマートフォンをタッチすればジョブが始まるため、複合機の前で操作に迷うことも少ないじゃろう。
ワイヤレス化も可能であり、Wi-Fiなどでモバイル端末からスキャンや印刷もできる。富士フイルムが提供するクラウドサービスを契約すると、パソコンやモバイル端末からクラウドサーバーに文書が登録できる。
登録した文書は、移動先の複合機からIDとパスワードを使って出力も可能となっている。これにより、データの持ち歩きによる紛失の心配がない。また、全国各地のセブンイレブンに置かれているコピー機からの出力もできる。
既存で利用しているクラウドサービスがあれば、それらの連携を一元化してデータの横断的な検索や出力ができる。経費や会計の管理サービスも対応しており、経理清算の電子化にも対応可能じゃ。
そもそも「DX」とは？
補足としてそもそもDXとは何かを説明していくぞ。DXとは略語であり、正式名称を「デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）」というのじゃ。トランスフォーメーションには、変革や転換という意味がある。
そのため、DXとはデジタルテクノロジーを活用して、業務を効率化したり、サービスを再構築したりすることを意味するぞ。
AIやIoTなどの普及にともない、これまで人間の作業に頼っていたことをテクノロジーを活かして業務を進めることができるようになっているのじゃ。
コピー機・複合機におけるDX化とは？
DX化は、オフィス内のさまざまな場面に活用できるわけじゃが、ご説明した通りコピー機や複合機もDX化することが可能じゃ。コピー機や複合機も進んでおり、紙の文書をスキャンする技術が向上しておる。
スキャンした文書はクラウドサービスと連携して保存することも可能じゃ。これまでは、紙に文書を印刷してファイリング、さらに書棚やキャビネットなどへの保管など複数の工程やスペースコストがかかっていた。
しかし、DX化により保管までの作業効率やスペースコストの問題解決が可能になったのじゃ。
コピー機・複合機におけるDX化の必要性
果たして、コピー機や複合機のDX化は必要なのじゃろうか？ここでは、なぜDX化が必要なのかを見ていこう。
まずは働き方の変化から、コピー機や複合機のDX化が必要となってきている。働き方改革はDX化に向けた手段といっていいほどじゃ。
働き方改革は、働く人々が各自の事情に応じて、多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようになること。その中で、場所や時間に限定されないテレワークが浸透し始めているわけじゃ。
2025年の崖の克服に必要なDX
その他にも、「2025年の崖」と呼ばれる問題をご存じじゃろうか？
2025年の崖とは、多くの企業がこれまで使用してきた古いシステム、いわゆるレガシーシステムを2025年までに刷新しなければ年間最大12兆円もの損失がでると予測されていることじゃ。
2025年までに各企業の基幹システム刷新が求められており、DX化することで業務効率化や競争力の低下を避けることが必要になっておる。
それだけではなく、私たちを取り巻くデジタル環境の変化からもDX化が必要じゃ。今やスマートフォンを誰もが保有しており、SNSや動画視聴、ゲームなどの情報通信技術の利用率が高まっておる。
スマートフォンは我々の生活の一部として欠かせないものになっておる。そのような消費者の行動からも企業がDX化していくことが大事じゃ。その先駆けとして、コピー機や複合機のDX化から取り組むこともいいじゃろう。
ビジネスの急速なデジタル化によって、これまでのビジネスモデルが崩れていき、企業が生き残るには新たなビジネスモデルを構築する必要があるわけじゃ。その根本的な転換が求められるなかでコピー機や複合機のDX化は避けて通れないじゃろう。
まとめ
DXという言葉を聞くようになったが、コピー機や複合機においてもDX化の必要性が高まっておるぞ。コピー機や複合機をDX化することは、業務の効率化やコスト削減に効果的となっている。
一方で、セキュリティ対策や既存の文書の電子化が面倒な場合がある。しかし、DXに対応したコピー機や複合機も登場しておるぞ。OAランドでもDXに対応したコピー機や複合機を導入しておる。
コピー機や複合機のDX化を検討しているならば、ぜひOAランドをご利用になってはいかがじゃろうか。無料相談も実施しているので、利用してみてほしい。
