PTAは学校のコピー機を使ってもいいの？トナー代や紙代は税金ではないの？

PTAでコピー複合機をご利用中の方は「学校にあるコピー機や印刷機を使わせてもらってる」という方も少なくない。

今回は、PTAあるあるネタの一つ、「学校のコピー機をPTAが使っても良いのか？」という点にフォーカスを当ててご紹介する。

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PTAとしてコピー機を使う３つの方法

PTAとしてコピー機を使うとしては、そもそも３つの方法がある。

１）学校のコピー機をPTAが使わせてもらう方法
２）コンビニなどで都度利用する方法
３）PTA専用のコピー機を設置する方法

この１に対しては明確にルールは存在せず学校側の判断に委ねられており、２や３については、PTAの予算を使ってコピーを利用する方法になる。

それぞれ詳しくご説明していこう。

PTA専用のコピー機を格安で導入する方法

学校のコピー機をPTAが使わせてもらう方法

そもそも、学校に設置してある備品などはすべて公費（税金）で賄われており、コピー機や印刷機、及びそれらを利用する際の印刷代金や用紙代金なども公費から支払われている。そのため、任意団体のPTAという立場で学校のコピー機を使うということは、本来の使い方としては少しズレいることは間違いない。

特にコピー機にはカウンター料金という一枚◯円という保守料金が設定されているため、使えば使うほどお金がかかる。もちろん印刷用紙といった消耗品にもお金もかかる。

この料金がかかることに対し「公費なのに私たちが使っちゃっていいの？」という疑問は経験者であれば一度は思ったことがあるだろう。

しかし、実情は用紙含めてコピー機をPTAと学校側で共有していたり、または全く使ってはいけない、といった具合に校長含め各学校側の考え方によって左右されていることが多い。

そこでおすすめの管理方法は、「利用した分はPTA会費から支払う」というルールを設定すること。これなら角が立つこともなく、明瞭性があり誰でも納得できる方法じゃぞ。

使った枚数は確認できる

コピー機には印刷枚数を数えるカウンターが内蔵されており、現在何枚印刷しているのかを見ることができる。イメージとしては、車の走行距離が表示されているメーターのようなものが簡単な画面操作や本体のカバーを開けるといつでも確認できる。

このカウンターを利用時に都度、記録を残しておくことで誰が何枚印刷したかが把握可能になる。

しかし実際問題、いざ使う時にいちいち確認したり、急ぎの時にこれらを徹底するにはマンパワーに依存しすぎているため、うっかり忘れ等も考慮するとキチンと管理するには心許ないともいえるだろう。

コンビニなどで都度利用する方法

PTAとしてコピー機を利用する際、もっとも分かりやすい方法が、コンビニなどで設置されているコピー機を利用すること。100%使った分をPTAが実費負担するので管理しやすい。

普通のコピーだけでなく最近は写真プリントなどもできるため、利用シーンに応じて使い分けられる強みがある反面、料金面ではかなり割高になる。

また、ADFと呼ばれる自動原稿送り装置がついていないため、コピーをする時はいちいち蓋を開けて一枚ずつ刷らなければならず、コピーする原稿によっては時間がかかり面倒な場合もある。

コピーの都度、現地まで移動したり、部数が多い場合は長時間コンビニで作業をしなければいけないという点もマイナスポイントだ。

PTA専用のコピー機を設置する方法

教室の一部を開放してもらっているなど、設置する場所さえあればPTAとしてコピー機を導入する方法もオススメ。

一般企業と同じように、現金購入やリース契約をすることもできる。

リースについて詳細は『PTAでもコピー複合機のリース契約は可能？手続きや注意点は？』で詳しく説明しているぞ。

初期導入時にはまとまった費用が必要になる点はマイナスポイントだが、中古であれば10万円そこそこで購入できるものもあるため、将来的な利便性などを考慮するとそこまで大きな問題でもないだろう。

また、カウンター料金が毎月かかるが、一枚単価で比較するとコンビニよりもかなり安く済ませられる上に、いちいち移動しなくて良いのもメリットだ。

最近はカラー複合機が主流になっており、コピーだけでなくパソコンと繋げればプリントやスキャンといった機能も使えるようになるので利便性は高い。

学校のコピー機を使うことに抵抗を感じたら

もし、学校のコピー機を使うことに疑問を感じたら、上記でご説明したようにコンビニへ走る方法が一番てっとり早いが、根本的に見直すのであれば購入・リースという方法も検討してはいかがだろうか？