PTAで使うコピー機のオススメはどんなものですか？

通常、コピー機を導入する場合は、月間印刷枚数を基準に本体のスペックを決め、使い方に応じてオプションを追加していき、最後に導入する販売店を決めるといった流れで決めていく。

PTAの場合は広報誌などの冊子作る場合もあるため、オプションのホチキス留め機能などが必要になることもあり、高額になりがちじゃ。

そこで今回は、そんな時にどのコピー機を選んだ方が良いのか、選び方をご紹介するのでPTA団体の方にはぜひ参考にしていただきたい。

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PTA専用のコピー機を格安で導入する方法

PTAに適したコピー機のスペック

まず、PTAに適したコピー機のスペックからご説明しよう。

一般的なコピー機の選び方については『失敗しないコピー機の選び方』でご紹介しているので、ここでは割愛させていただく。

スペックで重要なのは「印刷速度」

まずコピー機のスペックでもっとも重視しなければいけないのは1分でA4用紙がどれくらいのスピードでコピーできるかという「印刷速度」と呼ばれる性能じゃ。

印刷速度は、年間平均で一ヶ月あたりどれくらいの印刷枚数があるのかを示す「月間印刷枚数」を基準にして考えよう。

印刷速度と月間印刷枚数の目安

コピー機の性能 （印刷速度）	15枚～	20枚～	30枚～	40枚～	50枚～
推奨月間印刷枚数	500枚未満	～2,000枚	～3,000枚	～4,000枚	～5,000枚

コピー機の本体価格は、この印刷速度に比例して高くなるため、ここを間違えてしまうと無駄に高い買い物をしてしまうことになるので注意しよう。

なお、PTAで使う場合、上記表の20～30枚機がもっとも導入実績の多いスペックだが、単位PTAにより活動内容や加入人数、また印刷部数も異なるので、年間行事と印刷物を照らし合わせて過去の実績などから調べてみよう。

印刷機を使うケースも加味しておくと尚良し

現実的には、ほとんどの学校にはコピー機とは別に「印刷機」と呼ばれる印刷専門の機械も併設されているため、あまりにも大量に印刷する場合は、この印刷機を使ったほうがコストが安い場合がある。

印刷機は、一枚ペラのプリントを大量印刷するのに特化しており、コピー機はカラー印刷や冊子形式といった複雑な印刷に向いている。

時と場合により使い分けることを加味して月間印刷枚数を計算しておくと、より良いだろう。

印刷機とコピー機の比較については『学校にある印刷機とコピー複合機の違いが分からない。どっちを使えばいいの？』を参考にしてみよう。

PTAに必要なコピー機の機能とその名称

必要な印刷速度の目安が分かったら、次に機能面を見てみよう。

PTAの場合は特に以下のようなご要望が多く、そのほとんどが標準装備になっているが、ホチキス留めのみオプションとなるので注意が必要だ。

• 両面印刷（標準）
• ADF(自動原稿送り装置（標準）
• ソート機能（標準）
• ホチキス留め（オプション）

両面印刷

文字通り、用紙の両面に印刷する機能で、コピーする時に両面印刷の指定をすることでできる機能。

ほとんどのコピー複合機に標準で装備されており、ワンタッチで両面印刷することができる。

ADF(自動原稿送り装置

コピーをするときに蓋を開けずにコピーが取れ、何枚もまとめて一度にコピーすることができる機能。

コンビニのコピー機には搭載されていないが、業務用コピー機にはほとんど標準装備として販売されており中古でも数多く出回っている。

ソート機能

配布しやすいように部数単位で自動的にソート（整列）した状態でコピーする機能。

こちらも標準装備で、印刷時に部数毎に自動ソートされるが、他にも操作で回転ソートやシフト（スタック）ソートなどを指定することも可能。

ホチキス留め（ステープル機能）

フィニッシャーと呼ばれるオプションが無いと使えない機能。

ホチキスの他、パンチで穴を開けるオプションもある。新品でパーツが販売されていれば、後付けすることができるが、生産終了した古いモデルでは取り付けられないことがあるので中古品を検討する場合は注意が必要。

PTAでコピー機を購入する時の注意点

PTAでコピー機の購入時にあたり、どういった点に注意するべきかを列記しておこう。

アフターフォロー

PTAで購入するにあたり、コピー機本体の性能やオプション機能面は、どのメーカーでも大差ないため問題ないだろう。

もっとも注意すべきは、アフターフォロー。

特に業務用コピー機は故障頻度が高く、紙詰まりや湿気などでもエラーが頻繁に起きるので、最寄りのサービスマンがすぐに駆けつけられることが大前提だ。

どの業者も「全国対応・すぐに駆けつけます」といった謳い文句を並べているが、実情は代理店に任せているだけの業者もいる。誰が責任を持って対応してくれるのかをしっかり確認しておこう。

失敗しない保守契約については『【業務用コピー機】絶対に知っておくべき保守契約の注意点』でも詳しく書いているので参考にしていただきたい。

契約情報の管理

リース契約の場合、5～7年の契約が基本となる。

リース満了前になると契約見直しが迫られるが、その時には当時の契約者はいないかもしれないので、契約情報についてはコピー機の近くに置いておくなど、分かりやすくしておくようにしよう。

実際、お問い合わせいただく方の大半は「前任者がどう契約したか分からくて困ってる」とご相談いただいており、口を揃えて「前の契約がわからなくて…」と言うほどなので注意しておこう。

使い勝手

最近のコピー機は液晶も大きくなり直感的に操作できる設計になっているため、初めての方でも直感的に操作できるが、機械全般が苦手という方も少なくないだろう。

数年先まで使うものなので、初めてコピー機に触るという人でも使えるようにマニュアルを整備しておく必要がある。

OAランドのように「PTA向けの使い方マニュアル」といったかゆいところに手が届くサービスをしている業者もいるので、そういったサービスがあるのか購入前に聞いてみよう。

PTAにおすすめのコピー機の購入方法

最後に、PTAでコピー機を導入する際の購入方法についてご説明する。

そもそも業務用コピー機は、現金買取のほかリースやレンタルといった導入方法が存在する。

リースやレンタルは一般企業では当たり前だが、実はPTAでも導入できる。

PTAリースについて詳しくは『PTAでもコピー複合機のリース契約は可能？手続きや注意点は？』も読んでおこう。

リースやレンタルの場合は、月額◯◯円といった本体料金＋保守料金（カウンター保守）が一般的で、現金購入の場合は、本体代金◯◯円＋保守料金となる。

コピー機にはカウンター保守契約と呼ばれる駆けつけメンテナンスを行うサービスがあり、PTAの場合は加入したほうがよい。詳しくは『コピー機・複合機のカウンター保守契約とは何ですか？』を読んで調べておこう。

PTA向けの無料レンタルサービスを活用しよう

現在、OAランドではPTA団体であれば誰でも申込みができる0円レンタルコピー機を実施している。PTAであれば、本体料金が無料になるサービスなので、どれが良いか悩んでいる方は一度検討してみるといいだろう。