デジタルデータが溢れる昨今では、ユーザーによる情報の持ち出しや情報漏洩によるトラブルや事件を目にすることも多く、コピー複合機のセキュリティ面について不安を抱く方も多いじゃろう。
今回は、コピー複合機に備わっているセキュリティ機能とその働きについてをご紹介していこう。
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コピー複合機には元々セキュリティ機能が備わっている
コピー複合機を利用する上で、懸念されるセキュリティリスクには、ハードディスクからの情報持ち出しや外部からの不正アクセス等がある。しかし、実は最近のコピー複合機には標準機能としてある程度のセキュリティ機能が備わっている。こちらが特別何かしなくとも、不正アクセスや情報漏洩などのリスクを防いでくれているので、セキュリティ面については取り立てて心配する必要はないと思うぞ。
次章では、コピー複合機にはどのようなセキュリティ機能があるのかを具体的にご紹介していこう。
コピー複合機のセキュリティ機能
コピー複合機には、実は様々なセキュリティ機能が実装されており、あらゆるリスクから情報を守っている。具体的にはどのような機能があり、どのような役目を果たしているのかを項目ごとに詳しく解説していくので、ぜひ読んでみてほしいのじゃ。
ハードディスクのデータの上書き削除・暗号化
実は、コピー複合機にはハードディスクが内蔵されている。一見消去されて無くなったように見えるデータも、内部には残っていたりするのじゃ。
ある程度コピー複合機に詳しい者であれば、消去したはずのデータや機密情報を復元して、持ち出すということもできてしまう。その対策として、不要になったデータには、乱数（規則のないランダムな数字の羅列）を上書きすることで、ハードディスクやメモリに残った古いデータを消去して復元できなくするという機能が備わっているのじゃ。
また、コピー複合機内に溜まっている、プリントアウトの未処理データを読解不能なように暗号化する機能が実装されている機種もある。暗号化しておくことによって、外部からのデータ解析は不可能になり、もし仮にハードディスク本体が物理的に盗まれた場合でも中身を確認することはできないので安心じゃ。
ドキュメントコントロール
機密文書のコピーや印刷時に「不正コピー防止データ」を埋め込むことができるのはご存じじゃろうか。このデータが埋め込まれた文書をコピーしようとした場合、白紙出力やコピーキャンセルとなって不正コピーを防止してくれるというわけじゃ。
社外持ち出し禁止の機密文書や個人情報に関するもの、顧客情報などは、会社のコンプライアンスにも関わってくるため、なんのセキュリティ対策もかけずにデータを取り扱うことはリスクが大きい。ドキュメントコントロールの不正コピー防止データを埋め込むなどして慎重に扱うことを推奨する。
IPフィルタリング機能
インターネットネットワークからコピー複合機への不正アクセスを防ぐ手段として、IPフィルタリング機能がある。IPフィルタリングをかけると、指定したパソコン以外からのアクセスを制限することができるぞ。この機能を使用すれば、外部からはアクセスすることが不可となり、ウィルス感染や情報の改ざん、情報漏洩のリスクをグッと抑えることができるのじゃ。
ユーザー認証機能
ユーザー認証機能とは、登録されたユーザーのみがコピー複合機を利用できるようにする機能のことじゃ。各ユーザーごとの利用状況も確認できるので管理面でも役立つうえ、何か問題が起きた際に、誰がいつどのような文書を出力して持ち出したのかという追跡ができるのじゃ。このように追跡可能であること自体、情報漏洩の抑止に繋がる側面もあるじゃろう。
また機能制限も可能なので、目的外の使用を防ぐこともできる。ユーザーのログイン方法には、ID入力によるものやICカードを用いる方法等があり、最新機種では顔認証が可能なものもあるのじゃ。ICカードの場合は追加オプションで本体機器に取り付ける形になるが、さらに詳しく知りたい方は『会員制シェアオフィス用の複合機にICカードをつけることはできますか？』の記事を参照していただきたい。
以上がコピー複合機に備わっている主なセキュリティ機能じゃ。ご紹介した中には、ICカード機能など別途オプションとして追加するものもあるが、それ以外の機能については、最新型であればデフォルトで搭載されている機種が大半といえるじゃろう。
コピー機のセキュリティ対策だけでなくオフィス全体のセキュリティ対策に何をしたらいいか悩んでいる方は『中小企業にとってコスパ最強のUTMとは？』をチェックしておこう
ただ情報漏洩などの問題は、ウイルスや不正アクセスといったサイバー攻撃だけでなく、たとえば印刷物の放置やFAXの誤送信といったユーザー側の不手際が原因で起こることもある。
セキュリティ機能が充実しているからといって安心することなく、ひとりひとりが情報を扱っているという意識を持ってコピー複合機を利用することが大切じゃ。
