保守契約とは何ですか？コピー機導入時には加入しなければいけませんか？

保守契約とは、一般的によくある保証のようなもので、業務用のコピー機・複合機では加入することが必須となっている。今回はその理由だけでなく、複雑なコピー機の保守契約の仕組みについて正しい知識をつけてもらうために、詳しくご説明しよう。

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記事を読む時間が無い方には動画でも説明しているので、こちらをご参照いただければ幸いじゃ。

なぜ保守契約が必要なのか？

保守契約とは、コピー機の定期的なメンテナンスやトラブル時の修理をしてくれるサービスのことじゃ。一般的にはコピー機購入時に同時に保守契約に加入し、契約書を取り交わして契約スタートとなる。保守契約に加入さえしていれば、基本的に修理に関わる費用が無料になり、定期的なメンテナンスや迅速な修理対応を依頼できるようになる。

コピー機には家電製品などのように保証という制度が無く、新品でも購入当初は無保証なので、この保守契約に加入しない場合は、故障した際の修理費用などを実費で支払う必要がある。

しかし、コピー機の修理は頻度が多く、修理費用が非常に高額になるケースもあり、とても実費で支払い続けるにはコスト面の負担が大きすぎる。また、修理だけを都度請け負ってくれる業者も非常に少ないため、すぐ使いたい時に壊れてしまった時のリスクが高いのじゃ。

具体的な例を見てみよう。

【保守契約に加入しないでコピー機を修理した場合】

コピー機の修理にはとてもお金がかかり、パーツ代や人件費をまともに請求された場合、一回の修理に10万円以上の費用がかかる時もある。

シャープコピー機の修理費用の一例を見てみよう。

●印刷に黒い筋が出てしまって重要な部分が見えない。
⇒修理を頼んだら、感光体ドラムに異常があるため交換とのこと。合わせて予備トナーも4本購入した。

▼実費による修理をした場合

• 出張費：18,000円/一回
• 作業費：6,000円/30分
• ドラム代：50,000円/本
• トナー代：15,000円/本　×　4本
• 合計：178,000円

これが保守契約に加入していない場合の、一回あたりの修理費用だ。とても一度の修理でかかる費用とは思えない、高額な修理費用ということが伝わるじゃろうか？

【保守契約に加入してコピー機を修理した場合】

一方で、保守契約を締結している場合における、コピー機の修理費用をみてみるぞぃ。

▼保守契約に加入して修理をした場合（カウンター保守契約の場合）

• 出張費：0円　※保守料金に含む
• 作業費：0円　※保守料金に含む
• ドラム代：0円　※保守料金に含む
• トナー代：0円　※保守料金に含む
• 合計：0円

保守契約を結んでいる場合は「出張費」「作業費」は無料となるのじゃ。

さらに保守契約の種類にもよるが、上記例のもっともポピュラーなカウンター保守契約の場合、「ドラム代」も無料、予備であっても「トナー代」も無料となる。

保守契約を結んでいれば、上の例のような故障でも修理だけで10万円以上の高額な出費を大幅に抑えたり、実質ゼロ円にしたりすることが可能なのじゃ。

【コピー機は必ず壊れる】

コピー機を使った人は経験があると思うが、コピー機はとてもデリケートな精密機械で、環境の良し悪しで差はあれど、湿気や急激な気温の変化により紙が詰まってしまったり、定期的なメンテナンスをしないと印刷に黒い筋や点が出てしまったり、必ず何かしらの不具合や故障などのトラブルが起きる。

トラブルを改善するには、相応の専門知識や技術が必要になるし時間も手間もお金もかかる。簡単な紙詰まり程度ならご自身で解決できるかもしれないが、エラーコードが出てしまった場合などは修理業者を呼ぶしか無いのじゃが、コピー機は本体価格は100万円を超え、そのパーツ一つひとつがばかにならない価格設定になっている。

そこで、保守契約という修理サービスを結ぶことで、コスト面の負担を減らし修理自体も円滑に進められるようにしているのじゃ。

たまに「わたしはコピー機が壊れたことがない」という声を聞くことがあるが、それはコピー機を使っている企業の1%にも満たない、とてもラッキーな方だ。

不測な事態の出費を極力無くすためにも、ぜひ保守契約の必要性について理解しておいて欲しい。

保守契約のメリット・デメリット

さて、ここまでの説明で、コピー機・複合機は壊れやすいもので、なおかつ修理費用は非常に高額であるということは分かっていただけたじゃろう。

保守契約を結ばずにコピー機・複合機が故障すると、修理代やサービススタッフの出張費用で10万円以上がかかってしまうのは説明した通りじゃ。しかし、物事にはメリットとデメリットが必ず存在する。どういったケースでコピー機の保守契約が必要になり、メリットが生まれるのかをご説明していこう。

保守契約のメリット

コピー機・複合機は、定期的なメンテナンスが必要な機器じゃ。保守契約の内容にもよるが、定期的に部品交換をしたり、定期点検を受けたりすることができるので、コピー機・複合機の使用頻度が高い事業所ほど、結んでおいて損はないじゃろう。

故障はしなくてもトナーなど消耗品も一般的なインクなどと比較すると高額じゃ。実際、コピー機・複合機は外側以外はほとんど交換部品といってもいいくらいじゃが、保守契約によってはトナー代も無料となることもある。予備トナーを持つだけでも高額な費用が必要じゃが、トナーが無料であれば、気軽に注文できるので、在庫コストの低減にも大きく貢献するじゃろう。

また、保守契約に入っていない場合、定期メンテナンス自体も費用がかかるため、サービススタッフを呼ぶのが億劫になってしまうじゃろう。しかし、定期点検は人間の健康診断のようなものじゃ。たとえば、ガンの早期発見で生存率が上がる人間のように、コピー機・複合機も定期的に点検を行っていれば悪い部品や故障箇所も早期発見できる。反対に、点検を怠って故障の発見が遅れると、より大きな故障につながり、高額な修理費用を負担しなければならない羽目になってしまうのじゃ。使用頻度が多い事業所にとっては、定期メンテナンスを受けることができるだけでも、保守契約に入るメリットは大きいと考えられる。

保守契約のデメリット

多々のメリットがあるコピー機の保守契約じゃが、利用形態によってはデメリットになることもある。まず、使用頻度が少ない場合は、メンテナンス自体がそれほど必要ない。つまり、故障する確率が少ないため、かえって割高になってしまうのじゃ。

ただし、使用頻度が少ない場合でも、環境によっては故障することもあり得る。その時は、修理業者を探して手配し、修理が完了するまでの長い期間、コピー機・複合機は一切使用できないので、実費の修理金額がかかる「スポット保守契約」は結んでおいた方が安心できるじゃろう。

次に、保守契約の仕組みについてご紹介しよう。よく耳にするカウンター保守契約は、保守契約のパターンの一つにすぎない。具体的にお話しよう。

保守契約4つの種類

まずは、具体的に保守契約の種類についてお話していこう。コピー機には主に4つの保守契約がある。

この4つの保守契約は任意で選ぶことはできず、購入するコピー機によって変わる。

【コピー機の印刷速度やシリーズにより加入できる保守契約が決まる】

コピー機を選ぶ基準の一つに、月間印刷枚数というものがある。

下の表をご覧いただこう。

印刷ボリュームとコピー機の性能早見表

月間印刷枚数	500枚以下	500～3000枚	3000～5000枚	5000～10000枚	10000枚～
推奨印刷速度	15～20枚	20～25枚	25～35枚	35～45枚	45枚～
参考商品	18枚機	25枚機	31枚機	41枚機	51枚機
加入できる保守契約	キットトナー or 年間保守契約	カウンター保守契約 （中古品のみ：スポット保守契約も選択可能） （キヤノンの一部製品のみ：年間保守契約）

コピー機は、印刷速度に合わせて保守契約の内容や料金が異なる。

よく使う人ほど、故障の頻度も上がりトナーなどの消耗も多くなるため、カウンター保守契約＆印刷速度が速いコピー機が適しており、使わない人ほど、使わない時はなるべく費用のかからないようなキットトナー保守契約＆印刷速度が遅いコピー機が適している。

その基準となる月間印刷枚数は「500枚」と覚えておくと良い。

コピー機の選び方については『【決定版】失敗しないコピー機の選び方』で詳しくご説明しているので参考にしていただきたい。

保守契約の注意点

最後に、保守契約の注意点をご紹介しよう。

【保守契約の解約はいつでもできる】

OAランドの場合、保守契約は基本的にいつでも任意のタイミングで解約をすることができる。しかし、これは販売店により異なるため、保守契約書を取り交わした際によく確認することが大切じゃ。

【保守契約には通常、用紙は含まれない】

よく「用紙○○枚無料」といったサービスがあるが、あれは販売店独自のサービスで実施しているもので本来の保守契約には無いサービスじゃ。ついついお得に見えるかもしれないが、本来無料ではないので誰かがその費用を負担しているのじゃ。カウンター料金やリース料金の内訳が不透明な場合は、よく確認した方がよいぞ。

【保守契約への加入は「中古品は任意、新品リースは必須」】

保守契約は新品リースで購入した場合、加入が必須のサービスじゃ。しかしOAランドでは、中古品に限っては任意となっている。もちろん加入を推奨はしているが、最も大切なのはお客様にとって理想のコピー機を導入してもらうことなので、利用期間が短かったり、使い捨て感覚の場合は、無理に加入してもらう必要はないので安心してほしい。

【正規認定業者による保守契約か】

コピー機・複合機は、保守契約と製造番号が結び付けられており、メーカーとの直接契約以外にも、メーカー公認の業者も存在しておる。認定には、メーカーによる厳しい試験をクリアしたサービススタッフが在籍し、メーカーが指定する保守体制を保持しているなど、いくつかの条件を満たす必要があるのじゃ。

コピー機・複合機のより品質の高い保守契約を維持するためには、サービススタッフの経験・知識・技術といった人に関わる要素とメンテナンスサービスを実現する企業の本質的なアフターサービスの体制化が必要となる。安心してコピー機・複合機を利用し続けていくには、正規認定業者と保守契約を結ぶことがなにより安心といえる。

もちろん、OAランドは主要メーカーの修理資格を持っているサービススタッフが在籍しておる正規認定業者じゃ。OAランドで保守契約を結べば、日本全国で高品質の保守サービスを受けることができるぞぃ。

保守契約のまとめ

保守契約とは、文字通り「品質を保ち、コピー機を守る」サービスで、コピー機を使い続けるためには必要なサービスなのじゃ。円滑に業務を進めるためにコピー機を導入したのに、必要な時に使えなくては全く意味が無い。できるだけ長く安心して利用できるように保守契約が存在するので、ぜひ仕組みを理解しうまく活用してほしい。

コピー機・複合機を探していて分からないことがあったら必ず『無料相談窓口』で疑問を無くしておくようにして欲しいのじゃ。

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