受信したFAXをスマホやタブレットで確認する方法はありますか？

コピー複合機に届くFAXを外出先でも確認することができるのはご存知じゃろうか？
今回は、受信FAXをノートパソコンやスマホ・タブレットで確認できる方法をご紹介しよう。

FAXの転送方法は主に３種類

まず、コピー複合機をリース契約で導入するためには、リース審査に申し込まなくてはならない。リース審査への申し込みは、直接リース会社に申し込むのではなく、通常はOAランドのようなリースを取り扱っている販売店を経由して申し込むのが一般的じゃ。

FAXをパソコンやスマホといった端末で閲覧するには、FAXデータを転送しなければならない。転送には主に以下のような方法がある。

• １）Eメール転送機能
• ２）クラウド転送機能
• ３）LAN経由で共有する

これからそれぞれの転送方法の仕組みやメリット・デメリットを紹介していくので参考にしてみていただきたい。

Eメール転送機能

まずご紹介するのはEメールによる転送方法じゃ。

コピー複合機が受信したFAXデータを、スキャン機能を応用して画像化し、Eメールの添付データとして転送する仕組みになっておる。
この機能を使えば、FAXだけではなく、コピー複合機でスキャンした書類をパソコンやスマホに転送することも可能じゃ。画像データはPDFやJPEG、TIFFの形式から選ぶことができるぞ。

Eメール転送機能を使ううえで必要な利用条件は以下の３つの条件となる。

• コピー複合機にEメール転送機能が備わっていること
• 社内のネットワーク環境が構築されていること
• コピー機にEメール転送の設定を入れること

端末については、メール機能がついているものであればスマホ、パソコン、タブレット、どれでも利用可能じゃ。

Eメール転送機能のメリット

この方法のメリットは、ネット回線と端末さえあれば簡単に利用できるところじゃ。新しいサービスを契約したり、専用機器を揃える必要がないので、もっともお安く手軽にできる方法といえるじゃろう。
またEメール転送機能では、FAXだけでなく、コピー複合機でスキャンした書類等も外部端末に送ることができるところも便利なポイントのひとつじゃ。

Eメール転送機能のデメリット

デメリットは、受信FAXを大勢の人に転送したい場合、その人たち全員のアドレスをコピー複合機に登録しなくてはならず、人数が多い場合は手間がかかるということじゃ。
それにFAXデータは圧縮されず、フルデータで端末に送られてくるので、そのぶん端末の容量が圧迫されてしまう。毎日大量にFAXを受信するような場合には、端末の空き容量にも注意する必要があるぞ。

ここまでEメール転送のやり方やメリット・デメリット等を説明してきたが、もちろん、この機能を使用するには、コピー複合機に受信先のメールアドレスを登録するなどの事前設定が必須となっておる。
受信したFAXはEメールで転送するかわりに、印刷はしない等の設定も可能なので、上手く利用すればペーパーレス化の促進にも繋がるのでおすすめの方法の一つじゃ。

お使いのコピー複合機の機種によって操作方法が異なるので、設定方法がわからない方はメーカーやコピー複合機を導入した販売店へ問い合わせてみてほしい。

クラウド転送機能

次にご紹介する方法は、クラウドサービスを利用する方法じゃ。

クラウドサービスとは、インターネット上のサーバーにデータを保管するサービスのことじゃ。そのクラウドサーバーにアクセスすれば、保管されているデータを閲覧したり、他者と共有することが出来る。
コピー複合機とクラウドサービスを連携させれば、コピー複合機に届いたFAXのデータをクラウド上に転送し、インターネットを通じてFAXデータを確認することが可能になる。

クラウド転送機能を使ううえで必要な利用条件は以下のとおりじゃ。

• コピー複合機がインターネットに接続されていること
• 利用するクラウドサービスのアカウントを所持していること

なお、お使いのメーカーによって連携可能なクラウドサービスが異なるので、利用可否や利用条件については各自でお問い合わせいただきたい。

端末に関しては、インターネットに接続されていて、クラウドサーバーにアクセス可能な端末であればパソコン、スマホ、タブレットのいずれでも利用できるぞ。

クラウド転送機能のメリット

一番のメリットは、大人数でのデータ共有が簡単にできることじゃ。

クラウドサーバーに各自でアクセスして情報を確認するというやり方なので、コピー複合機本体に利用者のメールアドレスなどを登録する必要もない。
それにスマホやパソコンに保存した重要なFAXデータを誤って削除してしまったり、端末が故障してデータが消失してしまった場合でも、クラウドにアクセスすればまた同じデータがダウンロード出来るのじゃ。

クラウド転送機能のデメリット

どのクラウドサービスでも万全なセキュリティ対策がなされているはずだが、インターネット上にデータを保管している以上、情報漏洩のリスクはゼロではない。
またメーカーや利用するクラウドにもよるが、基本的にクラウドサービスの利用には別途料金が発生するので、金銭面での負担もデメリットのひとつと言えるじゃろう。

受信FAXを社内のパソコンに転送する

最後のご紹介する方法は、同じネットワーク内にある社内のパソコン・サーバーへ転送する方法じゃ。

同じ会社内にあるコピー複合機からパソコンやサーバーへFAXデータを転送したい場合は、LAN(ローカルエリアネットワーク)を用いてデータを共有することが可能じゃ。
LANとは、会社内など限られた範囲内に設置された端末同士をケーブルで接続することで、データのやり取りが出来るようになっているネットワーク環境のことじゃ。

LAN共有機能を使ううえで必要な利用条件は以下のとおりじゃ。

• コピー複合機と端末が同じLAN環境に接続されていること

つまり、社外に持ち出したノートパソコンや自宅のパソコンには、この方法でFAXデータを転送することはできないのでご注意いただきたい。

あくまで同じ社内にいるときだけの限定的な方法じゃが、FAX受信の都度、パソコンやサーバーに自動的にデータとして格納されるので、離席しないで見れたり複数人で確認できるので利便性は高いので覚えておいていただきたい。

詳細な設定方法はコピー複合機やパソコンによっても異なるから、わからないことは、それぞれのメーカーやコピー複合機を導入した販売店にお問合せいただきたい。

まとめ

ここまで３種類の転送方法を紹介してきたが、端末ごとにどの方法が可能であるかが一目でわかるように表にまとめてみたぞ。

なお、スマホやタブレットでクラウドを利用する際には、専用アプリのインストールが必要な場合もあるので、必要に応じて使い方をチェックしてほしい。

外出先でFAXを確認できるようになれば、業務の効率はぐっと上がるはずじゃ。
紙を出力せずにFAXをデータで閲覧・保管することによって、ペーパーレス化に繋がり、コストの削減も望めるので、ぜひチャレンジしてみていただきたい。