コピー機・複合機のオススメの選び方は？

業務用のコピー機・複合機では必ずランニングコストが発生し、継続的なコストがかかるものじゃ。それをどう安くするかは導入時に決まるので、具体的なコピー機導入の手順を伝えてゆくぞ。

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1：自分の利用状況を知る

まず、コピー機選びの基準を作るために、あなたの現状を把握することから始めよう。

二つの項目に分けて説明するぞ。

【自分の利用頻度（月間印刷枚数）を知る】

まず「自分が毎月、どれくらいの印刷をしているか？」を知ること。初めて導入する小規模のオフィスであれば、多くても月間500枚くらいじゃ。

すでにコピー機を使っているのであれば、毎月郵送される保守料金の請求書に詳細が書いてあるので、数カ月分の平均値を計算すれば、自分の月間印刷枚数が分かるぞ。

【自分の使い方を知る】

次に「コピー機でどういう使い方をしているか？」を把握しよう。

例えば、『カラー印刷をしている』、『スキャナーを使ってPDFでメールを送る』、『A3まで印刷することがある』などじゃ。

初めてコピー機を購入する場合は、「どういうことをしたい」ということを、簡単に考えておくだけでもよいぞ。

2：相場を知る

自分の現状を把握したところで、次は「最近のコピー機は何ができ、いくらのか？」ということを知っておこう。

【機種を選ぶ】

ここで一番悩みどころの機種選びじゃが、これにはコツがあるのじゃ。

今使っているコピー機の型番から調べてみると、印刷速度という項目がある。

これは一分間に何枚印刷できるというもので、A4サイズが基準となっている。この印刷速度が近いものほど、今使っているコピー機と同等性能なのじゃ。

これを基準に、今より良いものがいいか今より下位モデルでいいかを判断しよう。初めてコピー機を検討している場合は「20～30枚」の印刷速度で選ぶのがオススメじゃ。

【価格と機能を知る】

コピー機の機種にいくつか目星をつけたら、導入コストやランニングコストの料金体系、使える機能などについて調べよう。なお、コピー機業界では、ホームページに全ての料金が掲載されていないので、メールか電話による問合せが必要になる。

3：信頼できる業者を選ぶ

最後に、どこに問合せをするか？ということを考えよう。コピー機・複合機を導入するとなると、3年～7年はその業者と付き合うことになるので、「価格は安いけどアフターフォローが悪い」ということだけは避けなければいけない。

ホームページではどこもかしこも同じようなことを言っているが、特に気をつけてほしいのは、「事実はどれだけ記載されているのか」をよく見ることじゃ。

• コピー機のメンテナンスはどこがやるのか？
• アフターフォロー体制を明確に公開しているか？
• 見積書の料金内訳の詳細は出ているか？

特にリース導入になると、営業マンの口頭だけで料金内訳が不明確なまま契約してしまうケースもあり、後々のトラブルに繋がることもある。業者については、コピー機の機種以上に調べる必要があるのを忘れずにな！

最後に：業界ならではの注意点

蛇足じゃが、コピー機業界ならではの注意点で最後は締めようかのう。

【保守契約の注意点】

保守サービスの品質は、『企業努力』と『人件費の使い方』で大きな差が出るのじゃ。

これは、ランニングコストである保守料金につながることでもあるが、お客様のためと言いながら保守料金を安くしすぎると、このどちらかを削る必要が出てく
る。結果が出ている優秀な販売店なら、仕入れを下げることでパーツ代やトナー代を安くすることができるが、そうでなければ人件費を削減することもある。

そうすると、本当にお客様のためであるアフターフォローに支障が出てしまい、「修理が遅い」「サポートが無い」などの悪循環に陥ることになるのじゃ。価格が安い保守サービスほど、その品質についてよくよく聞いておくことが大事じゃぞ。

他にも顧客満足度をどこまで追求しているか「自社で責任を持って保守をしているか？」ということも気をつけた方がよいぞ。

長くなってしまったが、様々な情報に踊らされずに、自分自身で納得できる買い物をぜひ楽しんでくれ。

あ、これは宣伝じゃが『理想のコピー機と出会える診断シミュレーション』は、上記のようなことを考える前に、いくつかの質問に答えるだけでお勧めのコピー機・複合機がすぐ分かるから、やっても損ではないぞ。