コピー複合機を導入した場合、定期的な点検やメンテナンスはありますか？

コピー複合機を導入した場合、定期的な点検やメンテナンスはありますか？

コピー複合機は、気温や湿度の変化ですら故障の原因になるほど繊細な機器。
紙詰まり等の些細な不具合や印刷不良といったトラブルも後を絶たないため、コピー複合機の保守契約は定期的な点検やメンテナンスが含まれている契約形態が主流になっている。

今回は、コピー複合機の保守契約からみた定期点検・メンテナンスについて解説するぞ。

目次

1. 定期点検・メンテナンスを受けるには？
2. そもそも保守契約やメンテナンスって必要？

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定期点検・メンテナンスを受けるには？

コピー複合機の定期点検・メンテナンスを受けるためには、基本的にカウンター保守契約への加入が必須となる。

コピー複合機には、保守契約といっても数種類の契約形態が存在するが、定期点検とメンテナンスの両方をカバーしているのはカウンター保守契約のみなのじゃ。

キットトナー保守契約や年間保守契約では、メンテナンス自体は受けられるものの、定期点検はサービスに含まれていない。

保守契約についての詳細は『保守契約とは何ですか？コピー機導入時には加入しなければいけませんか？』をチェックしよう。

定期点検とメンテナンスの違い

次に、定期点検とメンテナンスの違いはなにか、目的や方法などを紹介していくぞ。

定期点検とは

定期点検とは、その名の通り、コピー複合機の状態を定期的にチェックすることを指す。
定期点検の目的は、異常の早期発見やパーツの消耗具合を把握すること。

定期点検とは、その名の通り、コピー複合機の状態を定期的にチェックすることを指す。
定期点検の目的は、異常の早期発見やパーツの消耗具合を把握すること。

コピー複合機のパーツの中には、使えば使うほど摩耗してしまい時期がきたら交換が必要になるものがある。定期点検を行うことで印刷枚数や使用頻度を確認し、パーツ交換時期の目途を立てるために必要な作業なのじゃ。

定期点検の方法

なお、定期点検には、訪問による点検のほかに、電話やインターネットを用いた遠隔での点検方法がある。

以前はメンテナンススタッフが訪問して点検を実施していたが、最近のコピー複合機にはFSS（自動検針システム）という機能が実装されており、インターネット回線を通じてトナー残量や印刷枚数、エラー状況を確認することができるようになったため現在はこの方法が主流となっている。

FSSでは、リモートで随時コピー複合機の状態をチェックできるので、トナーカートリッジ等もちょうど切れる頃に配送してもらうことも可能じゃ。

インターネットにつながっていない環境やFSS未対応の機種などは、電話での定期点検が取られることもある。この際、専門のスタッフが電話越しに指示に従いご自身で操作して印刷枚数などを確認するという方法となる。

現在は上記のように、直接訪問せずに定期点検を行う方法を採用しているメーカー・保守会社がほとんどとなっている。その最大の理由は人件費が安く済むことで、そのぶん保守料金の価格に反映されている。

なお、メーカーや機種などにより方法は異なっても、点検の項目や内容は基本的に同じじゃ。

ご希望のコピー複合機がFSSに対応しているかどうかや、保守業者がどのような点検方法を採用しているかについてはコピー複合機のモデルや保守契約により異なるので、各自で問い合わせてみて欲しい。

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メンテナンスとは

メンテナンスとは、点検で異常やパーツの消耗が見つかった際に、実際に修理したりパーツ交換をする作業のことを指す。専門的な操作が必要になるため、修理の際はメンテナンススタッフが直接訪問することになるぞ。

メンテナンスの方法

なお、メンテナンスは基本的にカウンター保守契約を締結している保守業者のサービスマンが直接現地へ訪問して修理を行う。

まずはトラブル時にはコピー複合機本体に貼ってあるシールや保守サービスの連絡先などに電話してオペレーターへ症状を伝えよう。

紙詰まりや黒い線が出たときなどの簡単なトラブルの場合は、電話口で指示を仰ぎながらお客様ご自身で作業することですぐに直る場合もあるが、エラーコードや異音などのトラブルの際は基本的にサービスマンに訪問してもらうのを待つ必要がある。

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そもそも保守契約やメンテナンスって必要？

メンテナンスとは、点検で異常やパーツの消耗が見つかった際に、実際に修理したりパーツ交換をする作業のことを指す。専門的な操作が必要になるため、修理の際はメンテナンススタッフが直接訪問することになるぞ。

さて、保守契約のお話をしてきたが「そもそも保守契約は絶対に加入しなくてはならないものなのか？」という疑問を抱いている人もいるのではないじゃろうか。

保守契約とはいわば、定期的なメンテナンス、故障時の修理が無償で受けられるサービスのことじゃ。

たとえばパソコンやスマートフォンなどは、高い金額を払って保証に加入しても修理することがないまま保証期間を終えることがあるから、いらないという人もいる。

しかしコピー複合機は気温や湿度にすらコンディションを左右されるほど繊細な機器。残念ながら導入後いちども故障や不具合が起きないということは、ほぼないといっていいじゃろう。

コピー複合機が故障して保守契約に加入していなかった場合（これをスポット保守契約という）、修理費用は全額自己負担となる。パーツ交換費用、人件費などで一度に１０万円以上かかるケースもあり、非常にリスキーじゃ。

保守契約への加入は義務付けられているわけではないが、このような理由からコピー複合機を導入する場合は保守契約にもセットで加入することを強くおすすめするぞ。

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