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この質問に関するカテゴリ:コピー機のイロハ

コピー機・複合機のオススメの選び方は?

業務用のコピー機・複合機では必ずランニングコストが発生し、継続的なコストがかかるものじゃ。それをどう安くするかは導入時に決まるので、具体的なコピー機導入の手順を伝えてゆくぞ。

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1:自分の利用状況を知る

まず、コピー機選びの基準を作るために、あなたの現状を把握することから始めよう。

二つの項目に分けて説明するぞ。

【自分の利用頻度(月間印刷枚数)を知る】

まず「自分が毎月、どれくらいの印刷をしているか?」を知ること。初めて導入する小規模のオフィスであれば、多くても月間500枚くらいじゃ。

すでにコピー機を使っているのであれば、毎月郵送される保守料金の請求書に詳細が書いてあるので、数カ月分の平均値を計算すれば、自分の月間印刷枚数が分かるぞ。

月間500枚以下のオフィスにおすすめのコピー機・複合機一覧
初めての方におすすめの業務用コピー機・複合機をまとめました。詳しくはこちら。

【自分の使い方を知る】

次に「コピー機でどういう使い方をしているか?」を把握しよう。

例えば、『カラー印刷をしている』、『スキャナーを使ってPDFでメールを送る』、『A3まで印刷することがある』などじゃ。

初めてコピー機を購入する場合は、「どういうことをしたい」ということを、簡単に考えておくだけでもよいぞ。

2:相場を知る

自分の現状を把握したところで、次は「最近のコピー機は何ができ、いくらのか?」ということを知っておこう。

【機種を選ぶ】

ここで一番悩みどころの機種選びじゃが、これにはコツがあるのじゃ。

今使っているコピー機の型番から調べてみると、印刷速度という項目がある。

これは一分間に何枚印刷できるというもので、A4サイズが基準となっている。この印刷速度が近いものほど、今使っているコピー機と同等性能なのじゃ。

これを基準に、今より良いものがいいか今より下位モデルでいいかを判断しよう。初めてコピー機を検討している場合は「20~30枚」の印刷速度で選ぶのがオススメじゃ。

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どれを選んだらいいか分からなくなっても大丈夫。迷ってしまったらこの中から選んでください。

【価格と機能を知る】

コピー機の機種にいくつか目星をつけたら、導入コストやランニングコストの料金体系、使える機能などについて調べよう。なお、コピー機業界では、ホームページに全ての料金が掲載されていないので、メールか電話による問合せが必要になる。

3:信頼できる業者を選ぶ

最後に、どこに問合せをするか?ということを考えよう。コピー機・複合機を導入するとなると、3年~7年はその業者と付き合うことになるので、「価格は安いけどアフターフォローが悪い」ということだけは避けなければいけない。

ホームページではどこもかしこも同じようなことを言っているが、特に気をつけてほしいのは、「事実はどれだけ記載されているのか」をよく見ることじゃ。

  • コピー機のメンテナンスはどこがやるのか?
  • アフターフォロー体制を明確に公開しているか?
  • 見積書の料金内訳の詳細は出ているか?

特にリース導入になると、営業マンの口頭だけで料金内訳が不明確なまま契約してしまうケースもあり、後々のトラブルに繋がることもある。業者については、コピー機の機種以上に調べる必要があるのを忘れずにな!

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自社保守体制を持つことで販売から保守メンテナンスまで一気通貫でサポートいたします。

最後に:業界ならではの注意点

蛇足じゃが、コピー機業界ならではの注意点で最後は締めようかのう。

【保守契約の注意点】

保守サービスの品質は、『企業努力』と『人件費の使い方』で大きな差が出るのじゃ。

これは、ランニングコストである保守料金につながることでもあるが、お客様のためと言いながら保守料金を安くしすぎると、このどちらかを削る必要が出てく
る。結果が出ている優秀な販売店なら、仕入れを下げることでパーツ代やトナー代を安くすることができるが、そうでなければ人件費を削減することもある。

そうすると、本当にお客様のためであるアフターフォローに支障が出てしまい、「修理が遅い」「サポートが無い」などの悪循環に陥ることになるのじゃ。価格が安い保守サービスほど、その品質についてよくよく聞いておくことが大事じゃぞ。

他にも顧客満足度をどこまで追求しているか「自社で責任を持って保守をしているか?」ということも気をつけた方がよいぞ。

長くなってしまったが、様々な情報に踊らされずに、自分自身で納得できる買い物をぜひ楽しんでくれ。

あ、これは宣伝じゃが『理想のコピー機と出会える診断シミュレーション』は、上記のようなことを考える前に、いくつかの質問に答えるだけでお勧めのコピー機・複合機がすぐ分かるから、やっても損ではないぞ。

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