●STEP1.月間使用枚数の重要さを知りましょう。

コピー機を選ぶ基準で一番大事なことは、月間使用枚数です。
本体価格の違いには、1分間に何枚印刷できるかという性能でも左右されます。
そのため必要最低限の金額に抑えるためには、自分に適した印刷速度を持つコピー機を選ぶ事が重要です。

【月間使用枚数を知るメリット】
・実際に使用するうえでの、必要な性能（印刷スピード）が分かる。
・保守料金※1（ランニングコスト）が計算できるので、
  将来的な経費を具体的な数字として出すことができる。

この数字を出すのはすごく簡単です。
もし、コピー機を使用したとしたら、1日にどれくらい印刷しますか？ということです。
ここでいう印刷とは、「コピーを取る」・「FAXで受信する枚数」・「パソコンからプリントアウトする枚数」ということです。 それらを合計した数字に営業日数（一般的には約20日）を掛けると、数字として出ます。これが、月間使用枚数となります。

月間使用枚数 ＝ 営業日数 × 印刷枚数（コピーの印刷 + FAX受信 + プリントアウト）
上記のような計算式でお客様の月間使用枚数を知ることができます。

●STEP2.必要な機能を具体的に考えましょう。

月間印刷枚数を認識したうえで、次は機能を選びましょう。
基本はコピー機能ですが、これにオプションなどでFAX機能・プリンター機能・スキャナー機能、複合機が主流となっています。 特に中古品ではオプションが最初から搭載されている機種もあるので、必要な機能を選定しましょう。

・カラーかモノクロか？
・FAX機能は必要か？
・プリンター機能は必要か？
・スキャナー機能は必要か？
・用紙サイズは主に何種類使うか？

上記の5つの項目が主に選ぶ要素になります。
この中で、必要な項目・不必要な項目を選出していくと、自ずと必要な機能がわかります。
選ぶ時には必ず利用する人数を考慮しましょう！
1人で使用するのと、2人で使用するのでは大きく変わる場合があります！

●STEP3.相場に応じた予算を立てましょう。

STEP1.とSTEP2.が分かったら、必要な条件を満たしている機械はある程度限られてきます。 コピー機にも相場がありますので、例えば「５年落ちで１０万以下、３年落ちで１５万、現行機の中古品で２５万程度」というような見方が可能です。「大体○○万円なんだな」という相場を見たうえで、初めて予算を組みます。

間違っても予算を先に決めてから、機種を選ぶのは止めましょう。
将来的な経費が全く見えなくなり、逆に損をする可能性が非常に高いです。